Executive Assistant (m/w/d) - 992026080LB

operational services GmbH & Co. KG; Frankfurt; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Mobiles Arbeiten deutschlandweit

Gehaltspaket mit Erfolgsbeteiligung

37 Stunden/Woche

Weiterbildungen und Zertifizierungen

Job summary

OS (operational services) sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) am Standort Frankfurt, um die Geschäftsführung umfassend zu unterstützen und den Informationsfluss sicherzustellen.

Sie koordinieren Termine, organisieren Delegationen und bereiten Meetings sowie Präsentationen professionell vor – auch bei größeren Veranstaltungen. Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und vertreten den Bürobereich nach außen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung.
• Regelmäßige Präsenz am Bürostandort erforderlich.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld, mind. 2 Jahre in ähnlichen Aufgaben.
• Gute Beherrschung der M365-Palette (PowerPoint, Word, Excel) sowie MS Teams und SharePoint.
• Sicheres, strukturiertes Arbeiten in einem digitalen Umfeld; professionelles Auftreten auf Managementebene.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Durchführung interner und externer Kommunikationsmaßnahmen sicherstellen.
• Sicherung der Besetzung des Geschäftsführungsbüros.
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Unterstützung der Unternehmensleitung bei der Entwicklung und Umsetzung der Strategie.
• Vorbereitung, Terminkoordination, Organisation und Vor-Ort-Betreuung von Meetings und Workshops.
• Inhaltliche Erstellung von professionellen Präsentationen für das Management.
• Protokollführung und Nachbereitung von Management Meetings.
• Allgemeine Unterstützungstätigkeiten im Geschäftsführungsbereich.

Skills

Microsoft 365

PowerPoint

Word

Excel

MS Teams

SharePoint

Education

Business Administration degree

Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung

Job description

Executive Assistant (m/w/d)

Kennziffer: 992026080LB

Standort: Frakfurt am Main

operational services (OS) ist einer der führenden ICT Service Provider im deutschen Markt und gilt als Backbone der Digitalisierung für Branchen wie Public, Automotive, Logistic, Finance und Healthcare. Als agile Einheit der Telekom Gruppe beschleunigt OS die digitale Transformation kritischer Infrastrukturen nachhaltig. Mit über 1.000 hochqualifizierten Mitarbeitenden entwickelt und betreibt OS modernste Informationssysteme, managt Private & Public Cloud-Plattformen und sichert den langfristigen 24/7-Systemsupport sowie die Verfügbarkeit kritischer Betriebsprozesse.

DER JOB

• Durchführung sowie Sicherstellung interner und externer Kommunikationsmaßnahme
• Sicherstellung der Besetzung des Geschäftsführungsbüros
• Planung und Buchung sowie Abrechnung von Dienstreisen
• Administrative sowie inhaltliche Unterstützung der Unternehmensleitung in der Entwicklung und Umsetzung der Strategie der OS sowie Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb des OS-Top Managements
• Vorbereitung, Terminkoordination, Organisation und Vor-Ort-Betreuung von internen und externen Meetings und Workshops, auch von mehrtätigen (Groß-)Veranstaltungen
• Inhaltliche Erstellung von professionellen Präsentationen zu den unterschiedlichsten Inhalten Management-Ebene
• Vorbereitung, Protokollführungen sowie Nachbereitung von verschiedenen Management Meetings
• Allgemeine Unterstützungstätigkeiten für den Geschäftsführungsbereich

YOU

• Erfolgreich abgeschlossenes Business Administation (Hochschul-)Studium, alternativ vergleichbarer Studienabschluss oder erfolgreich abgeschlossene kfm. Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung und adäquater Berufserfahrung
• Bereitschaft zu regelmäßiger und überwiegender Präsenz am Bürostandort
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld, davon mindestens zwei Jahre in vergleichbaren Aufgabenstellungen
• Sehr gute Kenntnisse und versierter Umgang mit der M365 Produktpalette (insbesondere PowerPoint, Word, Excel etc.) sowie MS Teams und SharePoint
• Sicheres, strukturiertes und selbstorganisiertes Arbeiten in einem vollständig digitalen Arbeitsumfeld
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten auf Managementebene (sowohl intern als auch bei Partnern und Kunden)
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie hohe Kooperations- und Konfliktfähigkeit
• Verhandlungssichere Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

UNSERE BENEFITS

• Deutschlandweites mobiles Arbeiten
• Attraktives Gehaltspaket mit Erfolgsbeteiligung
• 37 Stunden/Woche mit Arbeitszeitkonten
• Arbeitgeberfinanzierte Weiterbildungen und Zertifizierungen

Ein weiteres Plus sind außerdem unser Fahrradleasing, 30 Tage Urlaub, subventioniertes Deutschlandticket, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Gruppenunfallversicherung für Arbeit und Freizeit sowie Mitarbeiterkonditionen für viele Produkte des Konzerns Deutsche Telekom.