Executive Assistant (m/ d/ w)

Dasauge; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket

JobRad

Wellhub-Mitgliedschaft

Zusammenfassung

KEMMLER KEMMLER sucht eine engagierte Executive Assistant, die unseren Gründer und Managing Partner im operativen Tagesgeschäft proaktiv unterstützt. Du koordinierst Kalender, Termine und Prioritäten, behältst den Überblick im dynamischen Umfeld.

Zu deinen Aufgaben gehören Reiseorganisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Recruiting-Unterstützung, Organisation von Events sowie Pflege administrativer Daten. Du arbeitest diskret, zuverlässig und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder vergleichbare Rolle.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturiertes Arbeiten.
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Unterstützung unseres Gründers & Geschäftsführers sowie unseres Managing Partners im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination von Kalendern, Terminen und Prioritäten sowie Tagesgeschäft.
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen sowie Reisekostenabrechnungen.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Erstellung von Unterlagen sowie Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern; Informationsfluss sicherstellen.
• Unterstützung bei Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie Pflege relevanter administrativer Daten.
• Organisation von Konferenz-, Netzwerk- und Speaker-Terminen; Recherche und administrative Sonderprojekte.
• Unterstützung im Recruiting, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Terminen.
• Planung interner Events, Teamformate und Culture-Initiativen; Mitgestaltung einer inspirierenden Arbeitsumgebung.
• Organisation besonderer Anlässe wie Geburtstage, Jubiläen oder Farewells.
• Freude daran, Führungskräften den Rücken freizuhalten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zeitmanagement

Diskretion

Kommunikation Deutsch

Kommunikation Englisch

Jobbeschreibung

• Proaktive Unterstützung unseres Gründers & Geschäftsführers sowie unseres Managing Partners im operativen Tagesgeschäft


• Eigenverantwortliche Koordination komplexer Kalender, Termine und Prioritäten sowie vorausschauende Steuerung des Tagesgeschäfts


• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen sowie Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen


• Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Erstellung von Unterlagen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und To-dos


• Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Themen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses mit internen und externen Ansprechpartner:innen


• Unterstützung bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie Pflege relevanter administrativer Daten, Dokumente und Ablagestrukturen


• Organisation von Konferenz-, Netzwerk- und Speaker-Terminen sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Sonderprojekten


• Unterstützung im Recruiting, beispielsweise durch die Koordination von Bewerbungsgesprächen und Terminen


• Planung und Organisation interner Events, Teamformate und Culture-Initiativen sowie Mitgestaltung einer inspirierenden Arbeitsumgebung


• Organisation besonderer Anlässe wie Geburtstage, Jubiläen oder Farewells


• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager:in, Operations Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle


• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise


• Sicheres Gespür für Prioritäten, exzellentes Zeitmanagement und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten


• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen


• Schnelle Auffassungsgabe, hohe Flexibilität sowie eine pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise


• Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich


• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Tools; neue Systeme und Prozesse erschließt du dir schnell


• Freude daran, im Hintergrund den Überblick zu behalten, Dinge zuverlässig voranzutreiben und Führungskräften den Rücken freizuhalten

WAS WIR BIETEN.

Wir sind stets auf der Suche nach innovativen, progressiven und kreativen Köpfen, die unser Team bereichern. KEMMLER KEMMLER vereint vielfältige Talente, die interdisziplinär denken und gemeinsam außergewöhnliche, unkonventionelle Ergebnisse schaffen. Dich erwartet ein modernes Arbeitsumfeld: Unser Office ist als inspirierender Campus gestaltet und bietet Raum für Austausch, Kreativität und Zusammenarbeit.

• Zusätzlich unterstützen wir deine Mobilität mit dem Deutschlandticket oder Jobrad


• und bieten eine vergünstigte Wellhub Mitgliedschaft.