Executive Assistant (m/w/d)

Pro Me; Berlin; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Direkte Zusammenarbeit mit den Gründem

Flache Hierarchien

Moderne Hardware

Betriebliche Altersvorsorge

Jobrad / Betriebsfahrrad

Urban Sports

Fahrtkosten/Internetzuschuss

Remote möglich (Ausland unter HR-Guidl

Zusammenfassung

Pro Me in Berlin sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie arbeiten eng mit der GF zusammen, übernehmen Office-Management, Organisation und Finance-Support, unterstützen Termine, Protokolle und die Koordination externer Partner.

Sie sind mindestens 4 Tage pro Woche im Büro, pflegen Unterlagen und Verträge, kommunizieren professionell auf Deutsch und behalten Fristen im Blick. Wir bieten flache Hierarchien, moderne Ausstattung und Perspektiven zur persönlichen Entwicklung.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz der Geschäftsführung, Office Management, Buchhaltung, Operations).
• Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – professionelles Schreiben von E-Mails, Briefen und Dokumenten.
• Sehr hohe Zuverlässigkeit – Versprechen halten und Fristen einhalten.
• Proaktive Herangehensweise und eigenständiges Vorantreiben von Aufgaben.
• Strukturierte Arbeitsweise, klare Ablagen und saubere Prozesse.
• Bereitschaft mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu arbeiten.
• Hohe digitale Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Tools.
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten: klare Kommunikation, respektvoller Umgang, auch in Stresssituationen.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und enge Zusammenarbeit im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow-Ups).
• Finance & Backoffice: Unterstützung bei Rechnungsstellung, Buchhaltung, Prüfung von Eingangsrechnungen, Vorbereitung von Finanz-Meetings.
• Orga, Office & Administration: Büroorganisation, Dokumentenmanagement, Versand- und Aktenablage.
• Kommunikation & Schriftverkehr: Professioneller Schriftverkehr auf Deutsch, E-Mail-Vorbereitung und -Beantwortung, Fristen setzen und verfolgen.
• Tools, Struktur & Prozesse: Einarbeitung in neue Tools, Strukturpflege in Drive, awork, Lexoffice; Vorschläge für pragmatische Lösungen.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Deutsch (Muttersprache)

Zuverlässigkeit

Proaktives Arbeiten

Struktur und Ordnung

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Tools

Google Workspace

Slack

awork

Lexoffice

1Password

Commitly

Jobbeschreibung

Dein Job bei uns

Deine Rolle

Du bist die Person, wegen der im Kopf der Geschäftsführung nicht mehr die Frage aufploppt:

„Was ist eigentlich mit …?“

Wenn du eine Aufgabe übernimmst,

erledigst du sie zuverlässig, gewissenhaft und ordentlich ,

denkst eigenständig einen Schritt weiter ,

und bleibst dran, bis das Thema wirklich abgeschlossen ist.

Du arbeitest sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine Mischung aus Assistenz der GF · Office Management · Orga & Admin · Finance-Support .

Deine Aufgaben

1. Unterstützung der Geschäftsführung
   • Enge Zusammenarbeit mit GF im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow-Ups).
   • Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle & To-Dos mitloggen.
   • Offene Themen nachhalten – bei Team, Dienstleistern, Kund:innen oder externen Partnern
2. Finance & Backoffice
   • Unterstützung bei Rechnungsstellung & Buchhaltung (Lexoffice, Qonto, Abstimmung mit Steuerbüro).
   • Eingehende Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.
   • Pflege von Übersichten, einfachen Reports & KPIs (z. B. offene Rechnungen, Liquidität, wiederkehrende Kosten).
   • Vorbereitung von Finance-Meetings (Unterlagen ziehen, Listen aktualisieren, To-Dos nachhalten).
3. Orga, Office & Administration
   • Du bist mind. 4 Tage pro Woche im Office in Berlin und sorgst dafür, dass alles rund läuft.
   • Organisation von Unterlagen, Verträgen, Papierpost & Dokumenten – physisch und digital.
   • Office Management: Bestellung von Material, Koordination von Dienstleistern, Überblick über Abos & Tools.
   • Posteingang & -ausgang verantworten und strukturiert ablegen.
   • Unterstützung bei Reiseplanung (Züge, Hotels, Mietwagen, Tickets, Abrechnungen).
4. Kommunikation & Schriftverkehr
   • Du führst professionellen Schriftverkehr auf perfektem Deutsch – mit Behörden, Dienstleistern, Vermieter:innen, Banken, Kund:innen und Partner:innen.
   • Du filterst eingehende E-Mails, priorisierst und bereitest Antworten für die Geschäftsführung vor bzw. beantwortest sie selbstständig.
   • Du behältst Deadlines, Rückfragen und offene Punkte im Blick und erinnerst die richtigen Leute zur richtigen Zeit.
5. Tools, Struktur & Prozesse
   • Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt sie effizient (u. a. Google Workspace, Slack, awork, Lexoffice, 1Password, Commitly ).
   • Du hilfst mit, Strukturen in Drive, awork und anderen Systemen sauber zu halten (Ordner, Namenslogik, Ablage).
   • Du erkennst Chaos früh und schlägst einfache, pragmatische Lösungen vor.

Wir wollen dich kennenlernen, wenn …

Was du mitbringen solltest

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung, Operations oder Chief of Staff.
• Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – inkl. sicherem, professionellem Schreiben von E-Mails, Briefen & Dokumenten.
• Sehr hohe Zuverlässigkeit : Wenn du sagst, du kümmerst dich, dann ist das Thema durch.
• Du schiebst Dinge nicht vor dir her, sondern bringst sie proaktiv ins Ziel .
• Starke Struktur & Organisation – du magst Listen, klare Ablagen & saubere Prozesse.
• Lust, mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu sein und nicht nur remote zu arbeiten.
• Hohe digitale Affinität: Du kannst mit komplexeren Programmen umgehen und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.
• Du kannst gut mit Menschen: klare Kommunikation, ehrliches Feedback, respektvoller Umgang – auch wenn es stressig wird.

Was wir anbieten

Was wir dir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern – kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Einblick in Strategie & Unternehmensaufbau.
• Ein kreatives, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, starken Team statt anonymer Konzernstruktur.
• Flache Hierarchien & offene Feedbackkultur – Kritik an die GF ist ausdrücklich erwünscht, solange sie konstruktiv ist.
• Moderne Hardware & Arbeitsumgebung: aktuelle MacBook Airs, höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, sehr schnelles Internet und ein komplett digitalisierter Stack (u. a. awork, Slack, Lexoffice, 1Password, Google Workspace).
• Benefits wie z. B.
• betriebliche Altersvorsorge & Nettolohn-Optimierungen,
• Jobrad / Betriebsfahrrad,
• Urban Sports / Sport-Angebote & Zuschüsse,
• Fahrtkosten- & Internetzuschuss bei entsprechender Nutzung.
• Möglichkeit, zeitweise remote aus dem Ausland zu arbeiten (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben & unserer HR-Guidelines).
• Ein Unternehmen im Wachstum , in dem du Strukturen mit aufbauen kannst – statt „Das haben wir schon immer so gemacht“.

Wenn du deinen Job gut machst, gibt es echtes Potenzial, dich weiterzuentwickeln – z. B. in Richtung Head of Operations/Finance, Founders Associate oder Chief of