Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit oder Vollzeit (m/w/d)

Strehlow Media GmbH; Kiel; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage zum Start

Geburtstag halber Tag frei

25 € Edenred-Guthaben monatlich

Weiterbildungsbudget 1000€ pro Jahr

MacBook & iPhone

Corporate Benefits & Benefits-me

mind. zwei Teamevents/Jahr

Eigenverantwortung & Gestaltungsfreira

Slack-Kommunikation statt E-Mail-Kett

Job summary

Strehlow Media in Kiel sucht eine zentrale Verwaltungs- und Finanzschnittstelle, die Buchhaltung, Office Management und Prozessoptimierung zusammenhält.

Sie arbeiten eigenständig mit DATEV, organisieren Belege, Verträge und Ablagen und gestalten Prozesse digitaler und effizienter. Freude an Automatisierung, eigenverantwortliches Handeln und Teamarbeit werden erwartet.

Es gibt 30 Urlaubstage zum Start, ein Weiterbildungsbudget, modernes Equipment und regelmäßige Teamevents.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Praktische DATEV-Erfahrung
• Sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• Aufgaben selbst erkennen und zu Ende bringen

Responsibilities

• Buchhaltung & Finance: vorbereitende Buchhaltung, Schnittstelle zum Steuerberater
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen
• Buchhaltung für Steuerberater vorbereiten
• Office Management: allgemeine Büroorganisation
• Kommunikation mit externen Dienstleistern und Behörden
• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren
• Versicherungen und administrative Themen begleiten
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten
• Interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren
• Prozesse automatisieren & AI: Tools einsetzen
• Interne Prozesse hinterfragen und verbessern

Skills

Kaufmännische Ausbildung

DATEV-Erfahrung

Digitale Tools

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

Make

Zapier

n8n

Job description

Du liebst Ordnung, denkst mit und fragst dich bei wiederkehrenden Aufgaben eher „Wie kann ich das automatisieren?“ als „Wann mache ich das nächsten Monat wieder?“ Dann könnte das ziemlich gut passen.

Wir sind Strehlow Media, eine Performance-Marketing-Agentur aus Kiel. Unser Team besteht überwiegend aus Spezialisten für Paid Social, Performance Marketing, Creative, Tracking und weitere digitale Disziplinen.

Was uns jetzt fehlt, ist die Person, die alles drumherum zusammenhält.

Wir suchen deshalb jemanden, der unsere kaufmännischen und organisatorischen Themen eigenständig übernimmt: von DATEV und vorbereitender Buchhaltung (ca. 100 Belege im Monat) über Office Management und administrative Aufgaben bis hin zur Verbesserung und Automatisierung der eigenen internen Prozesse in der Buchhaltung und Organisation.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Unternehmen im Hintergrund genauso gut funktioniert wie unsere Arbeit für unsere Kunden.

Aufgaben

Buchhaltung & Finance
Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater.
Dazu gehören unter anderem:

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online

• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren, nicht schreiben.

• Debitoren- und Kreditorenthemen

• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

Office Management
Du bist gleichzeitig der organisatorische Mittelpunkt unseres Kieler Büros.
Zum Beispiel:

• allgemeine Büroorganisation

• Kommunikation mit externen Dienstleistern und Behörden

• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren

• Versicherungen und administrative Themen begleiten

• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten

• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren

• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

Prozesse, Automatisierung & AI
Gemeinsam wollen wir unsere internen Prozesse immer weiter automatisieren und vereinfachen. Das können einfache Vorlagen sein, bessere Prozesse oder Automatisierungen mit Tools, AI und Schnittstellen.
Zum Beispiel:

• keine Angst vor neuen Tools haben

• sehr digital arbeiten

• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen

• Prozesse hinterfragen

• wiederkehrende Arbeit erkennen und automatisieren

Qualifikation

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen.

Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung

• praktische DATEV-Erfahrung

• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools

• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise

• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

• pragmatische, schnelle Arbeitsweise

• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Erfahrung mit Make, Zapier, n8n, ChatGPT oder anderen Automatisierungstools ist ein Plus, aber kein Muss.

Viel wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich darin einzuarbeiten und deine eigenen Prozesse immer weiter zu verbessern.

Benefits

30 Urlaubstage zum Start – anschließend jedes Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag bis maximal 34 Tage

An deinem Geburtstag einen halben Tag extra frei

25 € Edenred-Guthaben jeden Monat steuerfrei

Mindestens 1.000 € Weiterbildungsbudget pro Jahr, vertraglich zugesichert

Moderne Apple-Ausstattung mit MacBook, iPhone und allem, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst

Corporate Benefits & Benefits-me mit zahlreichen Mitarbeiterrabatten

Mindestens zwei Teamevents pro Jahr sowie gemeinsame Workations

Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Prozesse und deinen Arbeitsbereich selbst zu gestalten

Kurze Kommunikationswege über Slack statt unnötiger E-Mail-Ketten und Konzernbürokratie

Ein Umfeld, in dem Weiterbildung, neue Technologien, AI und das Ausprobieren neuer Lösungen ausdrücklich erwünscht sind

Ein kleines Team mit direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe