Founder’s Associate (m/w/d) – AI Automation & Business Operations

Hyting GmbH; Germany (OH); On-site; USD 47,956 - 73,075; Full time

Benefits offered by this job

Direkter Draht zur Geschäftsführung

Gestaltungsfreiheit beim KI-Thema

Entwicklungsperspektive

Internationale Projekte & Reisen

Moderne Tools: M365, Zoho, KI-Stack

Job summary

Hyting GmbH in Rüsselsheim am Main sucht eine vielseitige Organisations- und Backoffice-P Führungskraft, die Prozesse automatisiert und KI-Tools einsetzt. Du baust Templates, Checklisten und eine zentrale Informationsquelle auf.

Du koordinierst Termine, organisierst Reisen, betreust Investorenkontakte und übernimmst Zuarbeiten für Berichte. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und internationalen Partnern, hybrid vor Ort.

Qualifications

• Sehr gute Organisationsfähigkeit und Getting-things-done-Mentalität.
• Technikaffinität und schnelle Auffassungsgabe.
• Sicheres, freundliches Auftreten in Deutsch und Englisch.
• Diskretion und Sorgfalt - Arbeit nah am Management und mit vertraulichen Informationen.
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium – die Richtung ist zweitrangig, der Antrieb zählt.

Responsibilities

• Aufbau und Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI-Tools (z. B. Copilot, Claude, ChatGPT, Zoho-Automationen).
• Entwicklung von KI-Agenten und Workflows, die wiederkehrende Admin-Aufgaben übernehmen – von Reporting bis Belegverarbeitung.
• Identifizieren von Automatisierungspotenzial im gesamten Unternehmen – du denkst voraus, statt nur abzuarbeiten.
• Aufbau skalierbarer Standards: Templates, Checklisten, „one source of truth“ – damit Wachstum nicht im Chaos endet.
• Eigenständige Terminabstimmung mit Kunden und Partnern, inkl. Vorbereitung und Unterlagen.
• Follow-ups nach Meetings (Zusammenfassung, To-dos, Next Steps).
• Kommunikation und Information von und mit Investoren / Shareholdern.
• Reiseorganisation für internationale Projekte und Partnerdelegationen.
• Messe-/Eventkoordination und Vor-Ort-Support.
• Kalender-, Meeting- und Dokumentenmanagement für das Management (so weit wie möglich automatisiert).
• Belegmanagement, Rechnungsvorbereitung (DATEV-Prozesse), Reisekosten – sauber, digital, nachvollziehbar.

Skills

Organisationsfähigkeit

Getting-things-done

Deutsch & Englisch

Technikaffinität

Diskretion

Education

Ausbildung/Studium

Tools

M365

Zoho

Zapier

Make

Power Automate

Job description

Aufbau und Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI-Tools (z. B. Copilot, Claude, ChatGPT, Zoho-Automationen)

Entwicklung von KI-Agenten und Workflows, die wiederkehrende Admin‑Aufgaben übernehmen – von Reporting bis Belegverarbeitung

Identifizieren von Automatisierungspotenzial im gesamten Unternehmen – du denkst voraus, statt nur abzuarbeiten

Aufbau skalierbarer Standards: Templates, Checklisten, „one source of truth“ – damit Wachstum nicht im Chaos endet

Eigenständige Terminabstimmung mit Kunden und Partnern, inkl. Vorbereitung und Unterlagen

Follow‑ups nach Meetings (Zusammenfassung, To‑dos, Next Steps)

Kommunikation und Information von und mit Investoren / Shareholdern

Reisen, Events & Messeauftritte

Reiseorganisation für internationale Projekte und Partnerdelegationen

Messe-/Eventkoordination und Vor‑Ort‑Support

Empfang und professionelle Begleitung von Gästen und Delegationen am Standort

Organisation & Backoffice – effizient im Griff

Kalender-, Meeting- und Dokumentenmanagement für das Management (so weit wie möglich automatisiert)

Belegmanagement, Rechnungsvorbereitung (DATEV-Prozesse), Reisekosten – sauber, digital, nachvollziehbar

Zuarbeit für Monatsabschlüsse, Management Reports und Scorecards

Büro- und Infrastrukturmanagement inkl. Beschaffung

Was wir bieten

Verantwortung ab Tag 1 – direkter Draht zur Geschäftsführung, keine Hierarchie‑Ebenen dazwischen

Gestaltungsfreiheit beim Thema KI – du baust die Automatisierungslandschaft eines wachsenden Startups von Grund auf mit

Steile Lernkurve und klare Entwicklungsperspektive (Operations, Projektkoordination, Sales Ops)

Internationale Projekte und Reisen (u. a. Afrika, Europa)

Moderne Tools (M365, Zoho, KI‑Stack) und pragmatische Arbeitsweise

Rüsselsheim am Main, hybrid nach Absprache

Ambition und Drive: du willst schnell lernen, Verantwortung übernehmen und wachsen – nicht verwalten

Echte KI‑Neugier: du nutzt Tools wie ChatGPT, Claude oder Copilot bereits selbstverständlich und willst damit Prozesse bauen, nicht nur Texte schreiben

Erfahrung mit Automatisierung (Zapier, Make, Power Automate o. ä.) ist ein Plus

Abgeschlossene Ausbildung oder Studium – die Richtung ist zweitrangig, dein Antrieb zählt

Technikaffinität und Auffassungsgabe. Wir sind ein Clean‑Tech‑Start‑Up. Verstehen was wir tun und wie es funktioniert wird wichtig für Deinen Erfolg

Sehr gute Organisationsfähigkeit und „Getting‑things‑done“-Mentalität

Sicheres, freundliches Auftreten in der Kommunikation – auf Deutsch und Englisch

Sicher im Umgang mit M365; Zoho‑Erfahrung ist ein Plus

Diskretion und Sorgfalt – du arbeitest nah am Management und mit vertraulichen Informationen