Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant

BaehrBots GmbH; Dresden; On-site; EUR 48,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Wettbewerbsfähiges Gehalt

Schlüsselrolle

KI-Agenten im Team

Weiterbildungsbudget

MacBook & Firmen-SIM

26 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Moderner Arbeitsplatz

Internationales Team

Workshops & Konferenzen

Job summary

BaehrBots GmbH in Dresden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie steuern das Office-Management, kooperieren eng mit Partnern, Banken und Behörden und unterstützen die Geschäftsführung bei Terminen, Projekten und Compliance.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelor in BWL mit und besitzen starke Deutschkenntnisse sowie sichere Kommunikation. Kenntnisse in DATEV/Englisch gehören idealerweise dazu.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft oder vergleichbares Fach.
• Alternativ kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung.
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Organisation und Terminen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und Terminmanagement.
• Pflege der Kontakte im CRM, Korrespondenz per E-Mail/Telefon/Post.
• Kalender- und Meeting-Vor- & Nachbereitung, Protokolle, Beschlussnachverfolgung.
• Vertrags- und Personalorganisation, Office-Management und Zahlungsverkehr.
• Koordination von Reisen, Events und Budgetübersicht, Berichtsvorbereitung.

Skills

Organisations-talent

Administrative Unterstützung

Termin- & Fristenmanagement

Office Kenntnisse

Diskretion

Kommunikation

Deutsch verhandlungssicher

Education

Bachelor in BWL o. vergleichbares

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Slack

CRM-Systeme

Job description

BaehrBots ist ein Energiehandelsunternehmen aus Dresden. Als direktes Mitglied der EPEX SPOT handeln wir Strom mit unserem selbst entwickelten Algotrader und bauen parallel eigene Batteriespeicherprojekte auf. Auch unsere KI-Agenten haben wir selbst entwickelt: Sie unterstützen uns rund um die Uhr, von der Finanzübersicht über die Qualitätskontrolle bis zur Koordination im Team. Bei uns erleben Sie echtes Start-up-Leben: ein internationales Team, Innovation statt Bürokratie und Ideen, die direkt in der Praxis ankommen.

Sie sind die rechte Hand des Geschäftsführers und die organisatorische Schaltzentrale von BaehrBots. Als Organisationstalent mit Allround-Profil behalten Sie alle Bereiche im Blick, von Finanzen und Verträgen über Personal bis zu Behörden und Office. Sie erinnern die Geschäftsführung proaktiv an alles, was im Tagesgeschäft untergehen könnte, und sorgen dafür, dass Termine, Fristen und Prioritäten verlässlich sitzen. Unsere KI-Agenten nehmen Ihnen dabei Routine ab, etwa indem sie fehlende Belege automatisch melden. Sie sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.

Aufgaben

Ihre Aufgaben

• Kommunikation: Sichten und Vorbereiten der Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon, Entwürfe und Antworten; erste Anlaufstelle für Partner, Kunden, Dienstleister, Banken und Behörden; Pflege unserer Kontakte im CRM
• Prioritäten & Fristen: Sie behalten offene Themen, Zusagen und Fristen im Blick und erinnern die Geschäftsführung rechtzeitig, bevor etwas liegen bleibt
• Kalender & Meetings: Termin- und Zeitmanagement der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle, Nachhalten von Beschlüssen
• Buchhaltung & Zahlungsverkehr: Laufende Pflege von DATEV, Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu den Transaktionen, Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, offene Posten und Mahnwesen
• Finanzübersichten: Zahlungs- und Liquiditätsübersichten sowie monatliche Auswertungen für die Geschäftsführung; Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbüro und Banken
• Verträge & Compliance: Vertragsverwaltung, Überwachung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Meldefristen, Versicherungen, Unterschriftenmappen, Pflege von Datenschutz- und Compliance-Unterlagen
• Behörden, Prüfungen & Förderung: Zusammenstellen von Unterlagen für Finanzamt, Zoll und andere Behörden; Unterstützung bei Förder- und Finanzierungsanträgen
• Personal: Organisation von Bewerbungsprozessen, On- und Offboarding, Pflege der Personalakten, Urlaubs- und Arbeitszeitübersichten, Vorbereitung der Lohnabrechnung
• Reisen & Events: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen; Organisation von Team-Events, Partnertreffen und Messebesuchen
• Office, IT & Einkauf: Post, Bestellungen, Dienstleister, Firmenfahrzeuge, Hardware und Softwarelizenzen
• Unterlagen & Projekte: Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Recherchen, Ablage nach Firmenkonvention und Nachverfolgung von Aufgaben über alle Teams hinweg

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Betriebswirtschaftslehre oder einem vergleichbaren Fach, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. b. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office-Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr sowie ein sicherer Umgang mit Zahlen
• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Sehr sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack
• Absolute Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Allround-Mentalität: Sie denken mit, arbeiten proaktiv und behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Klare, ehrliche Kommunikation und ein sicheres Gespür für die Grenze zwischen 'erledigen' und 'erst rückfragen'

Ein Plus

• Englischkenntnisse
• Praxiserfahrung mit DATEV
• Erfahrung in einem regulierten Umfeld (Energie, Finanzen, Recht, Beratung)
• Erfahrung mit Behörden, Notariaten und Steuerberatung
• Erfahrung mit KI-gestützten Werkzeugen und Freude daran, Routinearbeit zu automatisieren
• Führerschein Klasse B

Benefits

Was wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalt mit echter Perspektive: Je nach Leistung sind Boni, Gehaltserhöhungen und Beförderungen möglich
• Eine Schlüsselrolle mit Einblick in alle Bereiche eines wachsenden Energieunternehmens
• KI-Agenten als Kollegen, die Ihnen Routinearbeit abnehmen
• Viel Raum für Entwicklung: persönlich und fachlich, mit monatlichen Entwicklungsgesprächen und klaren Zielen
• Weiterbildungsbudget und Zeit für Fortbildung, ob Sprachkurs, KI-Werkzeuge oder Assistenz-Zertifikat: alles, was Sie weiterbringt
• Workshops, Messen und Konferenzen, z. b. ees Europe in München, E-world in Essen oder WeAreDevelopers World Congress in Berlin
• 26 Tage Urlaub, sechs Tage mehr als gesetzlich vorgeschrieben
• MacBook und Firmen-SIM-Karte mit unbegrenztem Datenvolumen bei voller Geschwindigkeit, beides auch zur privaten Nutzung
• Internationales, hochmotiviertes Team mit regelmäßigen Team-Events
• Flexible Arbeitszeiten
• Moderner Arbeitsplatz in zentraler, gut angebundener Lage in Dresden