Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (23,25 Std./Woche) in Mainz

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH; Mainz; Vor Ort; EUR 16.740 - 22.320; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Langfristige Festanstellung

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Umfassende Einarbeitung

Zusammenfassung

Ein Dienstleistungsunternehmen in Mainz sucht eine Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit. Sie sind der persönliche Kontakt für Besucher und Geschäftspartner und organisieren die Empfangsabläufe. Ihre Aufgaben umfassen die Annahme von Anrufen, Postbearbeitung und administrative Tätigkeiten. Voraussetzungen sind Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch sowie Kenntnisse in MS-Office. Eine langfristige Festanstellung und ein faires Gehalt werden geboten.

Qualifikationen

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich zu begegnen.
• Ihr Organisationstalent setzen Sie bei der Koordination Ihrer Aufgaben ein.
• Von Vorteil wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich.
• Sie kommunizieren auf Deutsch und Englisch.
• Vertrautheit mit den gängigen MS-Office-Programmen.

Aufgaben

• Annahme und Vermittlung von Telefonaten in Deutsch und Englisch.
• Sortierung und Verteilung des Posteingangs.
• Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Kopieren und Scannen.
• Terminierung und Buchung von Konferenzräumen.

Kenntnisse

Freundlichkeit

Organisationstalent

Kommunikation Englisch

MS-Office Kenntnisse

Jobbeschreibung

Wir suchen für unseren Kunden, am Standort Mainz eine Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit (23,25 Std./Woche)

Arbeitszeiten:

Montags bis Donnerstags

07:30 bis 12:15 Uhr

12:15 bis 17:00 Uhr

Freitags

07:30 bis 11:45 Uhr

11:45 Uhr bis 16:00 Uhr

Im wöchentlichen Wechsel früh/spät

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit am zentralen Empfang eines renommierten Unternehmens
• Persönlicher und telefonischer Kontakt mit Besuchern, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden
• Eigenständige Organisation und Koordination der täglichen Empfangsabläufe
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Besucherbetreuung, Telefonzentrale und administrative Tätigkeiten
• Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz in repräsentativer Umgebung

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namenhafter Anbieter
• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:

• Annahme und Vermittlung ein- und ausgehender Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Entgegennahme und Weiterleitung von Rückrufbitten, z. B. per E‑Mail
• Sicherstellung eines professionellen, serviceorientierten und einheitlichen Telefonauftritts

• Annahme, Sortierung und Verteilung des Posteingangs
• Vorbereitung und Versand des Postausgangs (Frankieren, Kuvertieren)
• Entgegennahme und Versand von Paketsendungen
• Beauftragung und Koordination von Kurierdiensten

• Allgemeine administrative Tätigkeiten (z. B. Kopieren, Scannen, Ablage)
• Unterstützung bei der internen Korrespondenz
• Arbeiten mit den gängigen MS‑Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Verwaltung und Bestellung von Büro‑ und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei der Verwaltung des Fuhrparks (Poolfahrzeuge – Herausgabe und Rücknahme der einzelnen Fahrzeuge, Kontrolle des Führerscheins und des Fahrtenbuches sowie Zustand des Fahrzeuges nach Rückgabe usw.)
• Sonstige administrative Aufgaben, z. B. Hotelbuchungen, verschiedenste Reservierungen, wie z. B. Restaurants, Caterings etc., Zuarbeiten nach Abstimmung

• Terminierung und Buchung von Konferenz‑ und Besprechungsräumen
• Vorbereitung von Konferenzräumen für interne und externe Meetings sowie Veranstaltungen
• Nachbereitung der Konferenzräume nach Besprechungen
• Ansprechpartner für Umbuchungen, Medientechnik und organisatorische Fragestellungen
• Kontrolle der Konferenzräume im Hinblick auf Ordnung und Sauberkeit

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Vom Vorteil für Sie wäre erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS‑Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit

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Ich freue mich, von Ihnen zu hören!

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne persönlich als Ansprechpartnerin zur Verfügung:
Nadia Ellafi
[phone]‑22