Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (23,25 Std./Woche) in Weilheim

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH; Polling (VGem); Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Teilzeit

Zusammenfassung

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH sucht am Standort Weilheim eine Empfangsmitarbeiterin in Vollzeit (23,25 Std./Woche). Die Stelle bietet langfristige Festanstellung, zentrale Ansprechpartner und abwechslungsreiche Aufgaben rund um Besucherbetreuung, Telefonzentrale und administrative Tätigkeiten.

Zu den Aufgaben gehören die Annahme von Telefonaten, Postbearbeitung, Koordination von Terminen sowie Unterstützung bei interner Kommunikation und Büroverwaltung.

Qualifikationen

• Freundlicher und zuvorkommender Umgang mit Besuchern
• Organisationstalent bei der Belegung von Besprechungsräumen
• Vorteil: erste kaufmännische Erfahrungen
• Deutsch- und Englischkommunikation
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen

Aufgaben

• Annahme und Vermittlung ein- und ausgehender Telefonate in Deutsch/Englisch
• Weiterleitung von Rückrufbitten per E-Mail
• Sicherstellung eines professionellen Telefonauftritts
• Sortierung und Verteilung des Posteingangs
• Vorbereitung und Versand des Postausgangs
• Entgegennahme und Versand von Paketen
• Beauftragung und Koordination von Kurierdiensten
• Allgemeine administrative Tätigkeiten (Kopieren, Scannen, Ablage)
• Unterstützung bei der internen Korrespondenz
• Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Organisation des Fuhrparks und Fahrzeugzustand prüfen
• Koordination von Konferenzräumen und Veranstaltungsunterlagen
• Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings

Kenntnisse

Kundenkontakt

Organisationstalent

Deutsch & Englisch

MS-Office

Ausbildung

Kaufmännische Grundkenntnisse

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Wir suchen für unseren Kunden, am Standort Weilheim eine Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Vollzeit (23,25 Std./Woche)

Arbeitszeiten:

Montags bis Donnerstags

07:30 bis 12:15 Uhr

und

12:15 bis 17:00 Uhr

Freitags

07:30 bis 11:45 Uhr

und

11:45 Uhr bis 16:00 Uhr

Im wöchentlichen Wechsel früh/spät

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit am zentralen Empfang eines renommierten Unternehmens
• Persönlicher und telefonischer Kontakt mit Besuchern, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden
• Eigenständige Organisation und Koordination der täglichen Empfangsabläufe
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Besucherbetreuung, Telefonzentrale und administrative Tätigkeiten
• Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz in repräsentativer Umgebung

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namenhafter Anbieter
• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:

• Annahme und Vermittlung ein- und ausgehender Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Entgegennahme und Weiterleitung von Rückrufbitten, z. B. per E‑Mail
• Sicherstellung eines professionellen, serviceorientierten und einheitlichen Telefonauftritts

• Annahme, Sortierung und Verteilung des Posteingangs
• Vorbereitung und Versand des Postausgangs (Frankieren, Kuvertieren)
• Entgegennahme und Versand von Paketsendungen
• Beauftragung und Koordination von Kurierdiensten

• Allgemeine administrative Tätigkeiten (z. B. Kopieren, Scannen, Ablage)
• Unterstützung bei der internen Korrespondenz
• Arbeiten mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei der Verwaltung des Fuhrparks (Poolfahrzeuge – Herausgabe und Rücknahme der einzelnen Fahrzeuge, Kontrolle des Führerscheins und des Fahrtenbuches sowie Zustand des Fahrzeuges nach Rückgabe usw.)
• Sonstige administrative Aufgaben, z. B. Hotelbuchungen, verschiedenste Reservierungen, wie z. B. Restaurants, Caterings etc., Zuarbeiten nach Abstimmung

• Terminierung und Buchung von Konferenz- und Besprechungsräumen
• Vorbereitung von Konferenzräumen für interne und externe Meetings sowie Veranstaltungen
• Nachbereitung der Konferenzräume nach Besprechungen
• Ansprechpartner für Umbuchungen, Medientechnik und organisatorische Fragestellungen
• Kontrolle der Konferenzräume im Hinblick auf Ordnung und Sauberkeit

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Vom Vorteil für Sie wäre erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit

Bewerbermanagement:

Gisela Kusanika und Wiktoria Bylina [phone]