Document Controller / Management (m/w/d)

emagine; Berlin; Hybrid; EUR 54,000 - 76,000; Full time

Job summary

emagine sucht für ein Offshore-Projekt ab Januar 2027 einen Document Controller / Management (m/w/d). Die Position ist flexibel als Remote/Berlin vorgesehen, mit Fokus auf Dokumentenkontrolle, Qualitätssicherung und Koordination der Beteiligten.

Sie arbeiten mit Thinkproject, SharePoint und weiteren DMS-Plattformen, verfügen über exzellente Englischkenntnisse und sind verantwortlich für revisionssichere Strukturen sowie Compliance-Anforderungen.

Qualifications

• Erfahrung mit Thinkproject und SharePoint als zentrale DMS-Plattformen.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Umfassendes Wissen in Dokumentenmanagement und Qualitätssicherung.
• Kommunikationsfähigkeit zwischen verschiedenen Projektbeteiligten.

Responsibilities

• Verwaltung, Pflege und Strukturierung der projektbezogenen Dokumentation.
• Sicherstellung von Dokumentationsstandards (z. B. ISO 9001).
• Erfassung, Nachverfolgung und Archivierung technischer, rechtlicher und kaufmännischer Dokumente.
• Arbeit mit DMS-Plattformen wie SharePoint, Aconex, Thinkproject oder ähnlich.
• Prüfung und Freigabe von Dokumenten gemäß Genehmigungsmatrix.
• Koordination der Dokumentenkontrollprozesse zwischen Projektbeteiligten.
• Erstellung von Statusberichten zum Dokumentationsfortschritt.
• Entwicklung einer revisionssicheren Dokumentenstruktur.
• Schulung der Projektmitglieder zu Ablage- und Namenskonventionen.
• Gewährleistung von Vertraulichkeit und Zugriffskontrollen.

Skills

Thinkproject

SharePoint

Englisch fließend

Dokumentenmanagement

Compliance

Tools

Thinkproject

SharePoint

Job description

für ein Offshore Projekt suchen wir ab Januar Document Controller / Management (m/w/d) für Remote/Berlin.

Es werden umfangreiche Erfahrungen mit den Werkzeugen Thinkproject und Sharepoint, sowie sehr gute Englischkenntnisse vorausgesetzt.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung, Pflege und Strukturierung der gesamten projektbezogenen Dokumentation
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards (z. B. ISO 9001, Kundenanforderungen)
• Erfassung, Nachverfolgung und Archivierung technischer, rechtlicher und kaufmännischer Dokumente
• Arbeit mit DMS-Plattformen wie SharePoint, Aconex, Thinkproject oder ähnlichen Systemen
• Prüfung und Freigabe eingehender/ausgehender Dokumente gemäß der Genehmigungsmatrix
• Koordination der Dokumentenkontrollprozesse zwischen den Projektbeteiligten (Engineering, Projektmanagement, Subunternehmer)
• Erstellung von Statusberichten zum Dokumentationsfortschritt und zum aktuellen Stand
• Unterstützung bei der Entwicklung einer revisionssicheren Dokumentenstruktur
• Schulung der Projektmitglieder hinsichtlich der korrekten Ablage und Namenskonventionen für Dokumente
• Gewährleistung der Vertraulichkeit und des kontrollierten Zugriffs auf sensible Projektdokumente

Schlüsselanforderungen

• Erfahrung mit Thinkproject und Sharepoint.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Umfassendes Wissen in Dokumentenmanagement und Qualitätssicherung.
• Fähigkeit zur effektiven Kommunikation zwischen verschiedenen Projektbeteiligten.
• Erfahrung in der Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Einsatzort: Remote/Berlin

Start: Januar 2027