Direktionssekretär*in

Max-Planck-Institut zur Erforschung v. Kriminalität, Sicherheit und Recht; Freiburg im Breisgau; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

31 Tage Urlaub

Jahressonderzahlung

Jobticket

Mitarbeiterparkplätze

flexible Arbeitsmöglichkeiten

Résumé du poste

Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht in Freiburg im Breisgau sucht eine n Direktionssekretär*in (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit (70–100%). Sie übernehmen Front-Office-Aufgaben, organisieren Termine und Reisen, betreuen interne/externe Stakeholder und arbeiten eng mit den Direktionssekretariaten der Abteilungen zusammen.

Sie verfügen idealerweise über eine einschlägige Ausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse und fließendes Deutsch/Englisch; weiteres

Qualifications

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen wird vorausgesetzt.
• Eine gewisse Affinität zu elektronischen Medien und IT ist von Vorteil.
• Bereitschaft, sich in instituts- bzw. MPG-eigene Strukturen, Vorgaben und Richtlinien sowie entsprechende Softwarelösungen und Tools einzuarbeiten.
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch
• Ausgeprägtes und engagiertes Organisationstalent
• Schnelle Auffassungsgabe
• Selbständiger, eigenverantwortlicher, strukturierter und zuverlässiger Arbeitsstil; Teamplayer
• Hohe soziale Kompetenz im Umgang mit internationalem Publikum
• Serviceorientierung, Flexibilität und Fingerspitzengefühl
• Behalten des Überblicks bei vielfältigen/kurzfristigen Anliegen
• Loyalität und Diskretion sind selbstverständlich

Responsabilités

• Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E-Mail- und Telefonverkehr)
• Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankenpflege (Back-Office)
• Terminplanung / -koordination / -überwachung (MS Outlook)
• Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG
• Administrative Betreuung von personellen Vorgängen
• Betreuung von internationalen wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Gästen und Stipendiat*innen
• Zusammenarbeit mit studentischen Hilfskräften, Direktionssekretariaten der Abteilungen und Serviceabteilungen
• Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen

Connaissances

MS Office

Organisation

Teamfähigkeit

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Formation

Berufsausbildung

Description du poste

Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100%).

Über uns

Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht leistet Grundlagenforschung auf den Gebieten der Kriminologie, des Öffentlichen Rechts und des Strafrechts. Die drei Abteilungen des Instituts arbeiten vergleichend, international und interdisziplinär. Das Institut mit ca. 180 Mitarbeitenden ist Teil der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. – einer der renommiertesten und erfolgreichsten Forschungsorganisationen der Welt.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E-Mail- und Telefonverkehr)
• Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankenpflege (Back-Office).
• Terminplanung / -koordination / -überwachung (MS Outlook).
• Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).
• Administrative Betreuung von personellen Vorgängen.
• Betreuung von internationalen wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Gästen und Stipendiat\*innen.
• Zusammenarbeit mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den Direktionssekretariaten der zwei anderen Forschungsabteilungen sowie den Serviceabteilungen des Instituts.
• Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen wird vorausgesetzt.
• Eine gewisse Affinität zu elektronischen Medien und IT ist von Vorteil.
• Bereitschaft, sich in instituts- bzw. MPG-eigene Strukturen, Vorgaben und Richtlinien sowie entsprechende Softwarelösungen und Tools einzuarbeiten.
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen: Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch
• Ausgeprägtes und engagiertes Organisationstalent
• Schnelle Auffassungsgabe
• Sie besitzen einen selbständigen, eigenverantwortlichen, strukturierten und zuverlässigen Arbeitsstil; gleichzeitig sind Sie ein Teamplayer.
• Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit unserem internationalen Publikum.
• Sie arbeiten serviceorientiert, flexibel und situativ mit Fingerspitzengefühl.
• Sie behalten auch bei vielfältigen und kurzfristigen Anliegen den Überblick und denken einen Schritt voraus.
• Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit.

Unser Angebot

Vielseitige, interessante Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und einem internationalen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld. Die Position ist in Teil- oder Vollzeit zu besetzen und auf ein Jahr befristet, eine Verlängerung wird angestrebt.

• Die Vergütung erfolgt gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und je nach Qualifikation und Berufserfahrung bis zur Entgeltgruppe 9b. Von diesem Entgelt werden alle verpflichtenden Sozialabgaben abgeführt.
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (31 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, VBL, Jobticket etc.)
• kostenlose Mitarbeiterparkplätze.
• Mitarbeit in einem motivierten Team mit sehr gutem Arbeitsklima.
• Das Sekretariat ist doppelt besetzt, dadurch ist eine gute Einarbeitung, Vertretung und Arbeitsteilung gewährleistet.
• Der Dienstort ist Freiburg im Breisgau.
• das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht ist der Maxime der Vereinbarkeit von Familie und Beruf verpflichtet und bietet flexible Arbeitsmöglichkeiten.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen. Besonders erwünscht sind weiterhin Bewerbungen von Personen, die in Bezug auf Geschlecht, Alter, beruflichen und kulturellen Hintergrund, familiäre Situation, sexuelle Orientierung und Nationalität bisher unzureichend vertreten sind.

Informationen zu unserem Institut finden Sie auf unserer Website: https://csl.mpg.de/de.