International Office (50%)

Cyber Valley GmbH; Stuttgart; Hybrid; EUR 20.000 - 27.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

50% Beschäftigungsumfang

Gleitzeit & mobiles Arbeiten

Jobticket-Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme in Stuttgart sucht Unterstützung im International Office. Du betreibst die fachliche und empathische Betreuung internationaler Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie deren Familien von Ankunft bis Abreise.

Zu deinen Aufgaben gehören die Kommunikation mit Behörden, Übersetzungen ins Englische, Pflege der Intranetseiten und die Datenverwaltung. Eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Fremdsprachenassistenz oder vergleichbare Qualifikation

Qualifikationen

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Fremdsprachenassistenz, Europasekretär*in, Verwaltungsfachangestellte(r) (Fachrichtung Verwaltung) oder eine vergleichbare Qualifikation/ein vergleichbares Studium.
• Erfahrung im Umgang mit internationalen Kontakten – idealerweise im akademischen oder EU-bezogenen Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse – C1-Niveau oder höher.
• Sichere Computerkenntnisse – MS-Office (Word, Excel, Outlook).
• Organisationsgeschick, Sorgfalt und Zuverlässigkeit.
• Teamfähigkeit, Empathie und professionelles Auftreten.

Aufgaben

• Die fachliche und empathische Betreuung von ausländischen Wissenschaftler*innen und ihren Familien – von der Ankunft bis zur Abreise.
• Die Kommunikation mit Behörden – in deutscher und englischer Sprache, mit Sorgfalt und Vertraulichkeit.
• Die Übersetzung von deutschen Texten und Formularen ins Englische – präzise und kulturell sensibel.
• Die Pflege und Aktualisierung der Intranetseiten des Instituts.
• Die Verwaltung von Datenbanken – strukturiert, sicher und datenschutzkonform.
• Die Bearbeitung vielfältiger interner und externer Anfragen – zuverlässig und serviceorientiert.

Kenntnisse

Deutsch-Englisch-Kommunikation

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Sorgfalt

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Ausbildung Fremdsprachenassistenz

Verwaltungsfachangestellte(r)

Europasekretär*in

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme sucht nach Unterstützung im International Office.

Auf der Suche nach einem (neuen) Job? Starte durch im International Office und eröffne dir neue Perspektiven am Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme!

Es gehörtzu den weltweit führenden Forschungseinrichtungen. Durch Grundlagenforschung an den Standorten Stuttgart und Tübingen in den Bereichen Informatik, Physik und Soziales gestalten sie künstliche Intelligenz und Robotik, um Wissen zu erweitern und der Gesellschaft zu nutzen.

Deine Karriere am Standort Stuttgart im

Du hast eine Ausbildung zur Fremdsprachenassistenz oder ähnliches abgeschlossen, hast eventuell schon Berufserfahrung und bist auf der Suche nach einer neuen Herausforderung?

Sie bieten dir in ihrem Institut am Standort Stuttgart die Chance, deine Kenntnisse direkt in einem internationalen Umfeld anzuwenden. Du bist neugierig auf andere Kulturen und die Arbeit im internationalen Kontext? Dann bist du bei Ihnen genau richtig!

Deine Aufgaben:

Du bist zentrale Ansprechperson im International Office – deine Aufgaben umfassen:

• Die fachliche und empathische Betreuung von ausländischen Wissenschaftler*innen und ihren Familien – von der Ankunft bis zur Abreise.
• Die Kommunikation mit Behörden (z. B. Ausländerbehörde, Auslandsvertretungen, Bundesagentur für Arbeit) – in deutscher und englischer Sprache, mit Sorgfalt und Vertraulichkeit.
• Die Übersetzung von deutschen Texten und Formularen ins Englische – präzise, verständlich und kulturell sensibel.
• Die Pflege und Aktualisierung der Intranetseiten des Instituts.
• Die Verwaltung von Datenbanken – strukturiert, sicher und datenschutzkonform.
• Die Bearbeitung vielfältiger interner und externer Anfragen – mit hoher Zuverlässigkeit und Serviceorientierung.
• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Fremdsprachenassistenz, Europasekretär*in, Verwaltungsfachangestellte*r (Fachrichtung Verwaltung) oder eine vergleichbare Qualifikation/ein vergleichbares Studium.
• Erfahrung im Umgang mit internationalen Kontakten – idealerweise im akademischen, wissenschaftlichen oder EU-bezogenen Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse – in Wort und Schrift (C1-Niveau oder höher).
• Sichere Computerkenntnisse – insbesondere MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Organisationsgeschick, Sorgfalt und Zuverlässigkeit – du bist die Person, die alles im Blick behält.
• Teamfähigkeit, Empathie und ein professionelles Auftreten – gegenüber Gastwissenschaftler*innen, Kolleg*innen und Besucher*innen.
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft – du passt dich gut an wechselnde Anforderungen an.
• Du bist kommunikationsstark, liebst den Umgang mit Menschen und bist ein echter Teamplayer.
• Sicheres Auftreten und professionelle Kommunikation in herausfordernden Situationen sind für dich selbstverständlich.
• Fundierte Einarbeitung & Mentoring: Ein*e erfahrene*r Kollege*in begleitet dich intensiv in den ersten Monaten, beantwortet alle deine Fragen und gibt dir regelmäßiges Feedback.
• Ein wertschätzendes, internationales Team mit Raum für Eigenverantwortung und persönliche Entwicklung.
• Gezielte Weiterbildung: Sie unterstützen deine Qualifizierung durch spezialisierte Fortbildungen, um dein Fachwissen kontinuierlich zu vertiefen.
• Sicherheit und Work-Life-Balance:
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit einem Beschäftigungsumfang von 50%
• Krisensicherer Arbeitsplatz.
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und mobiles Arbeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Attraktive Vergütung nach TVöD inklusive betrieblicher Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung, Prämien, Zuschuss zum Jobticket
• Arbeitszeit: Teilzeit (19,5 Std./Woche)

Sei dabei! Sie freuen sich darauf, dich kennenzulernen.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit Schwerbehinderung zu beschäftigen. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Sie begrüßen Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.