Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)

Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 47.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

31 Tage Urlaub

Jobticket

Kostenlose Mitarbeitendenparkplätze

Zusammenfassung

Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht in Freiburg im Breisgau sucht eine*n Direktionssekretär*in (70–100%) zur Unterstützung des Institutsdirektors. Zu den Aufgaben gehören Front-Office-Tätigkeiten, Postbearbeitung, Ablage, Datenbankenpflege und Terminmanagement.

Die Position ist in Teil- oder Vollzeit zu besetzen, befristet auf ein Jahr mit Aussicht auf Verlängerung; Vergütung gemäß TVöD Bund bis Entgeltgruppe 9b, inklusive Sozialleistungen des

Qualifikationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.
• Affinität zu elektronischen Medien und IT vorteilhaft.
• Schnelle Auffassungsgabe und eigenständiger Arbeitsstil.

Aufgaben

• Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (E‑Mail- und Telefonverkehr).
• Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankenpflege.

Kenntnisse

MS Office

Deutsch

Englisch

Organisationstalent

Teamplayer

Ausbildung

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung

Tools

IT-Fähigkeiten

Jobbeschreibung

Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht leistet Grundlagenforschung auf den Gebieten der Kriminologie, des Öffentlichen Rechts und des Strafrechts. Die drei Abteilungen des Instituts arbeiten vergleichend, international und interdisziplinär. Das Institut mit ca. 180Mitarbeitenden ist Teil der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.– einer der renommiertesten und erfolgreichsten Forschungsorganisationen der Welt.

Die Abteilung Kriminologie des Max-Planck-Instituts zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht in Freiburg im Breisgau sucht für den Assistenzbereich des Institutsdirektors Prof. Dr. Jean‑Louis van Gelder zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Direktionssekretär*in (m/w/d) (70– 100%)

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E‑Mail- und Telefonverkehr)
• Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankenpflege (Back‑Office).
• Terminplanung/‑koordination/‑überwachung (Microsoft Outlook).
• Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).
• Administrative Betreuung von personellen Vorgängen.
• Betreuung von internationalen wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Gästen und Stipendiat*innen.
• Zusammenarbeit mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den Direktionssekretariaten der zwei anderen Forschungsabteilungen sowie den Serviceabteilungen des Instituts.
• Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend.
• Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen wird vorausgesetzt.
• Eine gewisse Affinität zu elektronischen Medien und IT ist von Vorteil.
• Bereitschaft, sich in instituts- bzw. MPG-eigene Strukturen, Vorgaben und Richtlinien sowie entsprechende Softwarelösungen und Tools einzuarbeiten.
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch
• Ausgeprägtes und engagiertes Organisationstalent
• Schnelle Auffassungsgabe
• Sie besitzen einen selbständigen, eigenverantwortlichen, strukturierten und zuverlässigen Arbeitsstil; gleichzeitig sind Sie ein Teamplayer.
• Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit unserem internationalen Publikum.
• Sie arbeiten serviceorientiert, flexibel und situativ mit Fingerspitzengefühl.
• Sie behalten auch bei vielfältigen und kurzfristigen Anliegen den Überblick und denken einen Schritt voraus.
• Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit.

Unser Angebot

• Vielseitige, interessante Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und einem internationalen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld.
• Die Position ist in Teil- oder Vollzeit zu besetzen und auf ein Jahr befristet, eine Verlängerung wird angestrebt.
• Die Vergütung erfolgt gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und je nach Qualifikation und Berufserfahrung bis zur Entgeltgruppe 9b. Von diesem Entgelt werden alle verpflichtenden Sozialabgaben abgeführt.
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (31Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, VBL, Jobticket etc.)
• Kostenlose Mitarbeitendenparkplätze.
• Mitarbeit in einem motivierten Team mit sehr gutem Arbeitsklima.
• Das Sekretariat ist doppelt besetzt, dadurch sind eine gute Einarbeitung, Vertretung und Arbeitsteilung gewährleistet.
• Der Dienstort ist Freiburg im Breisgau. Das Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht ist der Maxime der Vereinbarkeit von Familie und Beruf verpflichtet und bietet flexible Arbeitsmöglichkeiten.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen. Besonders erwünscht sind weiterhin Bewerbungen von Personen, die in Bezug auf Geschlecht, Alter, beruflichen und kulturellen Hintergrund, familiäre Situation, sexuelle Orientierung und Nationalität bisher unzureichend vertreten sind.

Ihre Bewerbung

Max-Planck-Institut zur Erforschung von
Kriminalität, Sicherheit und Recht
Günterstalstraße 73
79100 Freiburg

www.csl.mpg.de