Direktionsassistenz (m/w/d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein klinisch-wissenschaftliches Institut in Freiburg sucht eine Direktionsassistenz (m/w/d), die als zentrale Anlaufstelle für Anfragen fungiert und das Direktionssekretariat eigenständig organisiert. Ideale Kandidaten bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie umfangreiche Erfahrung im Assistenzbereich mit. Fließende Englischkenntnisse und Kommunikationsstärke sind erforderlich. Die Position bietet hohe Arbeitsplatzsicherheit, eine gründliche Einarbeitung und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket UKF

Hansefit

Flexible Arbeitszeiten

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen auf Deutsch und Englisch.
• Eigenständige Organisation und Administration des Direktionssekretariats.
• Unterstützung der IFI-Leitung bei administrativen Aufgaben.
• Mitwirkung im Personalmanagement und Unterstützung von Forschung und Lehre.

Kenntnisse

Verantwortungsbewusstsein

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Flexibilität

Teamfähigkeit

MS-Office-Anwendungen

SAP

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Direktionsassistenz (m/w/d)

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Das Institut für Immundefizienz (IFI) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Direktionsassistenz (m/w/d)

Das Institut für Immundefizienz (IFI) ist ein klinisch-wissenschaftliches Institut mit Aufgaben in der Patientendiagnostik und der immunologischen Forschung. Ziel des Instituts ist, Immundefizienz zu verstehen und zu diagnostizieren, um Patient*innen mit seltenen angeborenen Erkrankungen des Immunsystems bestmöglich zu versorgen und neue wissenschaftliche Erkenntnisse zu gewinnen.

• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Patientenversorgung
• Mitarbeit in einem engagierten, kollegialen Team
• gründliche Einarbeitung sowie vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• hohe Arbeitsplatzsicherheit sowie attraktive Zusatzleistungen (u.a. betriebliche Altersvorsorge, Jobticket UKF, Hansefit)
• gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeiten und betriebliches Gesundheitsmanagement

Ihre Aufgaben:

• zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen (Ärztinnen/Ärzte, Patientinnen, wissenschaftliche Kooperationspartnerinnen) auf Deutsch und Englisch
• eigenständige Organisation und Administration des Direktionssekretariats: Termin- und Kalenderverwaltung (inkl. Videokonferenzen), Korrespondenz, Dokumentenbearbeitung sowie Pflege der Homepage
• Unterstützung der IFI-Leitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, z.B. Reiseorganisation, Rechnungsbearbeitung und Betreuung von Gästen
• Mitarbeit und Koordination in der Schnittstelle zum Centrum für Chronische Immundefizienz in welchem das Institut für Immundefizienz mitwirkt
• Mitwirkung im Personalmanagement: Erstellung von Stellenausschreibungen, Koordination von Vorstellungsterminen, Kommunikation mit Bewerber*innen
• Unterstützung von Forschung und Lehre: Organisation und Betreuung von Veranstaltungen (z.B. klinische Konferenzen, Seminare, Retreats), Kommunikation mit Studierenden
• Übernahme weiterer Aufgaben nach Absprache

Sie bringen mit:

• vorzugsweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Quereinsteiger*innen willkommen
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im medizinischen Umfeld
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• sicheren Umgang mit MS-Office-Anwendungen, idealerweise auch Erfahrung mit SAP
• ausgeprägte Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Flexibilität und Teamfähigkeit
• selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Interesse? Dann senden Sie uns Ihre Unterlagen!

Unternehmensdarstellung: Uniklinikum Freiburg