Customer Operations Specialist - Maintal

Senstar; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Senstar, a global technology leader in sensing and information management, seeks a Customer Operations Specialist to support the EMEA order and returns cycle. You will process orders, coordinate with sales, service, and logistics, and ensure accuracy and timely responses.

German and English fluency is required; French is a plus. Based in the Frankfurt area, you will collaborate with regional sales teams to tailor solutions, prepare quotations, and support marketing activities as needed.

Qualifications

• Three years of experience in sales or order processing.
• Strong administrative and organizational abilities.
• Experience with SalesForce and ERP systems.
• Familiarity with customs-related topics is a plus.
• Excellent verbal and written communication skills.
• German and English fluency; French an asset.

Responsibilities

• Process orders timely and accurately, including amendments.
• Coordinate with internal stakeholders to answer questions on services and order status.
• Resolve order/delivery issues with the sales team.
• Maintain and update backlogs as required.
• Handle documentation requests to fulfill orders.
• Support team and participate in order/RMA status reviews.
• Prepare quotes and invoices for customers and product lines.
• Collaborate with regional sales managers to meet client needs.
• Assist in marketing activities and trade shows.

Skills

Administrative skills

Organizational skills

Salesforce

ERP systems

Communication skills

German & English fluency

Tools

SalesForce

ERP systems

Job description

Please note: This position requires fluency in both German and English. A German version of the job posting is provided below.

About Us

Senstar is a global technology leader in advanced sensing and information management systems for the protection of critical infrastructure and facilities. Our success is attributable to our diverse team of talented, creative and dedicated employees.

Position Overview

We have an immediate need for a few highly motivated, engaged, customer service-minded individuals to join our EMEA team as a Customer Operations Specialist. This role reports to our VP Finance & Corporate Services EMEA and will have a wide range of administrative and business-support related responsibilities managing the order and returns cycle.

Primary Responsibilities

• Process in a timely and accurate manner all orders, including amendments to orders.
• Communicate directly with internal stakeholders, sales reps, field service and other cross-functional departments to ensure accuracy in orders and to answer general questions regarding services and order status.
• Work with the sales team as required to resolve any order/delivery issues.
• Maintain and update backlogs as required.
• Handle customer requests for documentation requirements to fulfill their orders.
• Work and support other members of the team as required.
• Participate and contribute to the team on Order and RMA status reviews.
• Take ownership for coordinating and implementing process improvements.
• Quote and invoice preparation for specified customers and/or product lines, which may include gathering and completing applications, certifications, SoW as needed and process accordingly
• Work closely with RSMs to determine solutions which best meet client needs
• Assist and support sales team in development of sales opportunities by researching and identifying potential accounts, soliciting new accounts, building rapport, providing technical information and explanations, and preparing quotations as needed
• Ability to work independently and achieve high levels of customer satisfaction
• Supporting the organization of marketing activities and trade shows

Qualifications And Experience

• Minimum of three (3) years’ experience in a sales or order processing position
• Strong administrative and organizational skills.
• Working knowledge of SalesForce and ERP systems.
• Familiarity with customs-related topics is a plus.
• Excellent verbal and written communication skills
• Language skills: German and English fluent, French is a plus.

DEUTSCHE VERSION

ÜBER UNS

Senstar ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen für fortschrittliche Sensor- und Informationsmanagementsysteme zum Schutz kritischer Infrastrukturen und Einrichtungen. Unser Erfolg ist auf unser vielfältiges Team von talentierten, kreativen und engagierten Mitarbeitern zurückzuführen.

STELLENÜBERSICHT

Wir suchen ab sofort einige hoch motivierte, engagierte und kundenorientierte Mitarbeiter, die unser EMEA-Team als Customer Operations Specialist. Diese Position ist unserem VP Finance & Corporate Service EMEA unterstellt und umfasst ein breites Spektrum an administrativen und geschäftsunterstützenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung des Bestell- und Retourenzyklus.

HAUPTAUFGABEN

• Rechtzeitige und korrekte Bearbeitung aller Aufträge, einschließlich Auftragsänderungen.
• Direkte Kommunikation mit internen Stakeholdern, Vertriebsmitarbeitern, Außendienstmitarbeitern und anderen funktionsübergreifenden Abteilungen, um die Richtigkeit der Aufträge sicherzustellen und allgemeine Fragen zu Dienstleistungen und zum Auftragsstatus zu beantworten.
• Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam bei Bedarf zur Lösung von Auftrags-/Lieferproblemen.
• Pflege und Aktualisierung der Auftragsbestände nach Bedarf.
• Bearbeitung von Kundenanfragen zu Dokumentationsanforderungen für die Ausführung ihrer Aufträge.
• Arbeit und Unterstützung anderer Teammitglieder nach Bedarf.
• Teilnahme an und Mitarbeit im Team bei der Überprüfung des Auftrags- und RMA-Status.
• Übernahme von Verantwortung für die Koordinierung und Umsetzung von Prozessverbesserungen.
• Erstellung von Angeboten und Rechnungen für bestimmte Kunden und/oder Produktlinien, wozu auch das Sammeln und Ausfüllen von Anträgen, Zertifizierungen und des Arbeitsumfangs gehören kann, und entsprechende Bearbeitung
• Enge Zusammenarbeit mit regionalen Verkaufsleitern, um Lösungen zu finden, die den Kundenbedürfnissen am besten entsprechen
• Unterstützung des Vertriebsteams bei der Erschließung von Verkaufschancen durch Recherche und Identifizierung potenzieller Kunden, Anwerbung neuer Kunden, Aufbau von Beziehungen, Bereitstellung technischer Informationen und Erklärungen sowie Erstellung von Angeboten nach Bedarf
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit zu erreichen
• Unterstützung bei der Organisation von Marketingaktivitäten und Fachmessen

QUALIFIKATIONEN UND ERFAHRUNG

• Mindestens drei (3) Jahre Erfahrung in einer Position im Vertrieb oder in der Auftragsabwicklung
• Ausgeprägte administrative und organisatorische Fähigkeiten.
• Kenntnisse im Umgang mit SalesForce und ERP-Systemen.
• Vertrautheit mit zollrelevanten Themen ist ein Plus.
• Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch fließend, Französisch ist ein Plus.

Bei Senstar haben wir uns verpflichtet, ein integratives und zugängliches Umfeld zu schaffen, das eine Vielzahl von Hintergründen, Perspektiven und Fähigkeiten einschließt. Wir sind fest davon überzeugt, dass ein barrierefreier und integrativer Arbeitsplatz uns stärker, wettbewerbsfähiger und innovativer macht. Sollten Sie in irgendeiner Phase des Rekrutierungs- oder Einstellungsprozesses eine Unterkunft benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen.