Contract Manager - Vertragsmanager (m,w,d) im Bereich Medical Affairs

Proclinical GmbH; Frankfurt; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Gründliche Einarbeitung

Tarifgerechte Vergütung

Job summary

Proclinical GmbH in Frankfurt am Main sucht einen erfahrenen Contract Manager (m/w/d) im Bereich Medical Affairs im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bis 30.06.2027. Sie unterstützen das Team bei der Steuerung des gesamten Vertragsprozesses von Anfrage bis Umsetzung.

Sie verantworten Vertragsentwürfe, -prüfungen, Verlängerungen und Beendigungen, arbeiten eng mit Legal, Compliance, Procurement und Finance zusammen und überwachen Fristen sowie Budgetauslastung.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Vertragsmanagement, idealerweise in Life Sciences.
• Erfahrung im pharmazeutischen oder regulierten Umfeld vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit Stakeholder-Strukturen in internationalen Matrixorganisationen.
• Abgeschlossenes Hochschulstudium in BWL, Rechtswissenschaften, Gesundheitsökonomie oder Life Sciences.
• Verständnis für Compliance- und Governance-Anforderungen.
• Hohes Maß an Detailgenauigkeit und Organisationsfähigkeit.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Steuerung und Koordination des gesamten Vertragsprozesses von der Anfrage bis zur finalen Umsetzung.
• Erstellung, Prüfung, Anpassung, Verlängerung und Beendigung von Verträgen.
• Zusammenarbeit mit Legal, Compliance, Procurement und Finance zur effizienten Freigabe.
• Überwachung von Fristen, Vertragslaufzeiten und wichtigen Meilensteinen.
• Pflege einer revisionssicheren Vertragsdokumentation.
• Erstellen und Verwalten von Bestellungen (POs) nach Vertragsabschluss und Dokumentation aller Aktivitäten.
• Überwachung von Bestellungen, Rechnungen und Budgetauslastung in Zusammenarbeit mit Finanzen und Beschaffung.
• Verfolgung von Vertragsfristen, Ablaufdaten und Verlängerungsanforderungen sowie Aufzeichnung prüfungsbereit.

Skills

Vertragsmanagement

Projektmanagement

Vendor Management

Procurement

Stakeholder-Management

Kommunikation

Teamarbeit

Analytisches Denken

Education

Bachelorabschluss Betriebswirtschaft

Wirtschaftsrecht

Job description

Über die Position:

Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung suchen wir für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der Life Sciences Branche, Unterstützung als Contract Manager - Vertragsmanager (m,w,d) im Bereich Medical Affairs in Frankfurt bis zunächst 30.06.2027 (Übernahme ab 01.07.2027 möglich)

Sie unterstützen das Team bei wie folgt:

Vertragsmanagement

• Steuerung und Koordination des gesamten Vertragsprozesses von der Anfrage bis zur finalen Umsetzung.
• Verantwortung für die Erstellung, Prüfung, Anpassung, Verlängerung und Beendigung von Verträgen.
• Enge Zusammenarbeit mit Legal, Compliance, Procurement und Finance zur Sicherstellung effizienter Freigabeprozesse.
• Überwachung von Fristen, Vertragslaufzeiten und wesentlichen Meilensteinen.
• Pflege einer vollständigen und revisionssicheren Vertragsdokumentation.
• Erstellen und verwalten Sie erforderliche Bestellungen (POs) nach Vertragsabschluss und stellen Sie so eine vollständige, genaue und prüfungsbereite Dokumentation aller damit verbundenen Aktivitäten sicher.
• Überwachen und verfolgen Sie Bestellungen, Rechnungen und Budgetauslastung in enger Zusammenarbeit mit Finanzen, Beschaffung und benannten Budgeteigentümern.
• Überwachen Sie Vertragsfristen, Ablaufdaten, Verlängerungsanforderungen und wichtige vertragliche Meilensteine.
• Führen Sie eine vollständige Vertragsdokumentation und stellen Sie jederzeit sicher, dass die Aufzeichnungen prüfungsbereit sind.

Stakeholder- und Partnermanagement

• Zentraler Ansprechpartner für alle vertragsbezogenen Themen innerhalb von Global Medical Affairs.
• Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern.
• Unterstützung beim Onboarding, bei der Betreuung von Dienstleistern und Geschäftspartnern.
• Förderung einer transparenten und effektiven Zusammenarbeit über verschiedene Funktionen und Regionen hinweg.

Compliance und Prozessoptimierung

• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie regulatorischer und Compliance-Anforderungen.
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen im Vertragsmanagement.
• Entwicklung und Pflege relevanter Übersichten, Dashboards und Kennzahlen.
• Unterstützung bei Audits sowie der Vorbereitung auf interne und externe Inspektionen.

Projekt- und Business Support

• Unterstützung von Medical-Affairs-Projekten durch vertragsbezogene Expertise.
• Nachverfolgung von Liefergegenständen, Projektmeilensteinen und vertraglichen Verpflichtungen.
• Zusammenarbeit mit Budgetverantwortlichen zur Sicherstellung finanzieller Transparenz und korrekter Vertragsabwicklung.
• Mitwirkung an strategischen Initiativen und kontinuierlichen Verbesserungsprojekten innerhalb der Organisation.

Ihr Profil:

• Mehrjährige Erfahrung im Vertragsmanagement, Projektmanagement, Vendor Management, Procurement oder einer vergleichbaren Funktion.
• Erfahrung im pharmazeutischen, biotechnologischen, medizinischen oder stark regulierten Umfeld von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit komplexen Stakeholder-Strukturen in internationalen Matrixorganisationen.
• Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften, Gesundheitsökonomie, Life Sciences oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Verständnis für Vertragsprozesse, Compliance-Anforderungen und Governance-Strukturen.
• Ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Verständnis und hohe Detailgenauigkeit.
• Ausgezeichnete Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Hohe Eigeninitiative sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Starke Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen.
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in internationalen, funktionsübergreifenden Teams.
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, Prozesse kritisch zu hinterfragen und weiterzuentwickeln.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir Ihnen:

• Tätigkeit in einem zukunftssicheren Umfeld
• Tarifvertraglich geregelte Vergütung
• Gründliche Einarbeitung

Bei Rückfragen sind wir jederzeit gerne für Sie da!