Chief of Staff (m/w/d) - Software Startup

Instaffo; Berlin; Vor Ort; EUR 85.000 - 115.000; Vollzeit

Zusammenfassung

hellomateo GmbH ist ein innovatives Software-Unternehmen mit Fokus auf smarte Kundenkommunikation. Wir suchen einen Chief of Staff (m/w/d), der eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeitet, strategische Prioritäten definiert und das Unternehmen operativ steuert.

Du bringst 3–4 Jahre Erfahrung in Startups oder Scale-ups mit, verstehst Commercial Zusammenhänge, arbeitest strukturiert und setzt Projekte end-to-end um. Deutsch auf Muttersprache, Englisch fließend, bist belastbar und diskret.

Qualifikationen

• 3–4 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in Startup/Scale-up
• Vertriebs- oder Partner-Management-Erfahrung bevorzugt
• Strukturiertes Denken, Priorisierung und klare Entscheidungsunterlagen
• Umsetzungsstarke Persönlichkeit, End-to-End-Projekte liefern
• Klare, diskrete Kommunikation mit Geschäftsführung und externen Stakeholdern
• Deutsch verhandlungssicher, Englisch fließend (C1)

Aufgaben

• Go To Market Orchestrierung: GTM DNA verstehen und Wachstumsziele unterstützen
• Ownership der Führungsrhythmus – Jour Fixes, Leadership Meetings, Quartalsplanung
• Tägliche Begleitung der Geschäftsführung und Organisation von Terminen
• End-to-End-Projekte: Problemdefinition, Analyse, Entscheidungsvorlage, Implementierung
• Verlängerter Arm der Geschäftsführung: Entscheidungen vorbereiten und umsetzen

Kenntnisse

3–4 Jahre Berufserfahrung

Vertriebs-/Partner-Erfahrung

Strukturiertes Arbeiten

Umsetzungsstärke

Diskrete Kommunikation

Deutsch Muttersprache, Englisch C1

Jobbeschreibung

Du bist interessiert an der Stelle als Chief of Staff (m/w/d) - Software Startup bei hellomateo GmbH?

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Anforderungen

Bitte beachte, dass für diese Stelle eine Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist.

Sprache: Deutsch - Verhandlungssicher (C2), Englisch - Fließend (C1)

• Du hast 3–4 Jahre Berufserfahrung – idealerweise in einem Startup oder Scale-up, wo du eigenverantwortlich Projekte vorangetrieben und schnell Verantwortung übernommen hast
• Du verstehst Commercial Zusammenhänge - idealerweise hast du schon Erfahrungen im Vertrieb, Partner Management oder ähnliche gesammelt
• Du denkst und arbeitest strukturiert – du übersetzt komplexe Themen in klare Prioritäten, Agenden und Entscheidungsvorlage
• Du bist Umsetzer:in, nicht Beobachter:in – du übernimmst Projekte end-to-end, von der Problemdefinition bis zur Implementierung, ohne dass man dir hinterherlaufen muss
• Du kommunizierst klar und diskret – du bewegst dich souverän zwischen Geschäftsführung, Team und externen Stakeholdern und behältst dabei Vertraulichkeit im Blick
• Du bist belastbar und flexibel – die Rolle ist nicht durch ein festes Aufgabenset definiert, sondern durch das, was gerade am wichtigsten ist. Das macht dir Spaß, nicht Stress
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und Englisch auf C1-Niveau

Tätigkeiten

• Go To Market Orchestrierung: Du verstehst die GTM DNA von hellomateo, unterstützt aktiv bei der Erreichung der Wachstumsziele und entwickelst dich perspektivisch zum CRO
• Operating Cadence / Meeting-Architektur: Du trägst die Ownership für den Führungsrhythmus des Unternehmens – Jour Fixes, Leadership Meetings, Quartalsplanung. Du bereitest Agenden vor, hältst Entscheidungen fest und verfolgst Action Items konsequent nach
• Tägliche Begleitung der Geschäftsführung: Du begleitest den CEO im Tagesgeschäft, organisierst und begleitest Partnertermine und übernimmst ad-hoc operative Themen
• Strategische Projekte End-to-End: Du übernimmst strategisch wichtige Projekte der Geschäftsführung und führst sie eigenverantwortlich zum Abschluss – von der Problemdefinition über Analyse und Entscheidungsvorlage bis zur Implementierung. Du trägst die Ownership für das Ergebnis
• Verlängerter Arm der Geschäftsführung: Du handelst im Auftrag und mit Weisungsbefugnis der Geschäftsführung, vertrittst ihre Entscheidungen nach innen, bereitest Entscheidungen vor und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Unternehmen

Über das Unternehmen

Bei hellomateo dreht sich alles um smarte, persönliche und effiziente Kundenkommunikation. Unsere Software ermöglicht es Unternehmen, Nachrichten aus WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS und E-Mail in einer zentralen Inbox zu bündeln – ergänzt durch KI-gestützte Automatisierung, intelligentes Marketing und nahtlose Integrationen.

Klingt technisch? Ist es – aber auch menschlich. Denn am Ende geht es immer um das: echte Verbindung zwischen Unternehmen und Menschen.

Warum hellomateo?

• Purpose mit Wirkung: Wir helfen Unternehmen, ihre Kundenerlebnisse zu verbessern – mit Technologie, die den Unterschied macht.
• Innovation aus Berlin: Modernste SaaS-Lösungen, entwickelt im Herzen Europas, DSGVO-konform & zukunftsorientiert.
• Dynamisches Team: Bei uns triffst du auf smarte Köpfe, schnelle Entscheidungen, echte Verantwortung – ohne Bürokratie.
• Skalierung statt Stillstand: hellomateo wächst rasant – und du wächst mit: fachlich, persönlich, im Impact
• Hands-on mit KI, Automatisierung & Messaging-Revolution: Du bist mitten drin in der digitalen Transformation – nicht nur Zuschauer:in, sondern Gestalter:in.

Unsere Mission?

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo.

In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen – und das ist erst der Anfang.

Wenn du Lust hast, Teil eines ambitionierten, technologiegetriebenen Teams zu sein – und nicht nur einen Job, sondern echten Impact suchst: