Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Software Startup

Mateo; Berlin; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Wellhub/Deutschlandticket Zuschuss

Remote work 2 Tage/Woche

Workation im Jahr

Weiterbildungsbudget

Team-Events

Zusammenfassung

hellomateo in Berlin sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur Entlastung des CEO. Du übernimmst Organisation, Reiseplanung, Post- und E-Mail-Management sowie die Koordination von Terminen.

Du arbeitest strukturiert, behältst den Überblick bei parallelen Themen und bringst dich mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Kommunikation sicher ein. Wir bieten ein dynamisches Wachstumsklima und flexible Arbeitsmodelle.

Qualifikationen

• Organisationstalent – behält auch viele parallele Themen im Blick und setzt Prioritäten
• Souveränität – sicherer Umgang mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern
• Kommunikationsstärke – klare, professionelle Kommunikation intern und extern
• Erfahrung als Personal Assistant oder vergleichbare Rolle und Verständnis der Zusammenarbeit mit Geschäftsführung

Aufgaben

• Terminmanagement: Planung und Koordination des CEO-Kalenders, Terminabstimmungen und -verhandlungen
• Reisemanagement: Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Flüge, Züge und Hotels
• Backoffice & Finanzen: Vorbereitung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen, Weiterleitung an Buchhaltung
• Korrespondenz & Kommunikation: Post des CEO, First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs
• Organisation & Administration: strukturierte digitale und physische Ablage, schneller Zugriff auf Dokumente

Kenntnisse

Organisations Talent

Souveränität

Kommunikationsstärke

Erfahrung als Personal Assistant

Tools

MS Office

Google Workspace

E-Mail-Management

Jobbeschreibung

Über uns

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.

Über uns

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.

Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation.

Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst.

Ihre Aufgaben

• Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch
• Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels
• Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher
• Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs
• Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind

Ihr Profil

• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden
• Souveränität: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen
• Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt

Warum wir?

• Unser Wir-Gefühl: Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen
• Benefits: Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss
• Flexibles Arbeiten: Bis zu 2 Tage die Woche remote arbeiten, plus die Möglichkeit auf bis zu 2 Wochen Workation im Jahr
• Persönliches Wachstum: Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen
• Vergütung, die mit der Leistung mitwächst: Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro Jahr

Hier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian

https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0

Der Recruiting Prozess

• 20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah
• 30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian
• Persönliches Kennenlernen - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian
• Offer – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details