Chief of Staff (m/w/d) - Software Startup

Mateo; Berlin; Vor Ort; EUR 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

VSOP

Wellhub

Deutschlandticket

Office-Events

Zusammenfassung

hellomateo sucht eine(n) Chief of Staff, der/die den Führungsrhythmus des Unternehmens maßgeblich gestaltet und strategische Projekte eigenverantwortlich zum Abschluss führt. Du setzt Prozesse mit n8n, Claude Code und angrenzenden Tools selbstständig um und erkennst Engpässe, bevor sie entstehen.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, dem Team und externen Stakeholdern zusammen, verstehst Deutsch auf Muttersprachniveau und Englisch auf C1-Niveau.

Qualifikationen

• 3–4 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in Startup/Scale-up.
• Strukturierte Arbeitsweise, Priorisierung von Themen und Entscheidungen.
• Praxis-Erfahrung mit Workflow-Automation (n8n, Zapier, Make) und Claude Code.
• Umsetzungsorientierung: Projekte end-to-end von Definition bis Implementierung.

Aufgaben

• Aufbau der Operating Cadence und Meeting-Architektur: Ownership des Führungsrhythmus, Jour Fixes, Leadership Meetings, Quartalsplanung.
• Strategische Projekte End-to-End von Problemdefinition bis Implementierung verantwortungsvoll durchführen.
• Prozessautomatisierung technisch umsetzen und Engpässe automatisieren, ohne Engineering-Ressourcen zu blockieren.
• Vertrauen der Geschäftsführung wahren und Entscheidungen vor- sowie nachbereiten.

Kenntnisse

Workflow-Automation

Projektmanagement

Deutsch Muttersprache

Englisch C1

Tools

n8n

Zapier

Make

Claude Code

Jobbeschreibung

Über uns

Möchtest du der verlängerte Arm einer Geschäftsführung sein, die richtig durchstartet?

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen – und das ist erst der Anfang.

Für dieses nächste Kapitel suchen wir einen Chief of Staff (m/w/d), der nicht nur zuschaut, sondern aktiv mitgestaltet: den Führungsrhythmus des Unternehmens am Laufen hält, strategische Projekte eigenverantwortlich zum Abschluss bringt und mit n8n & Claude Code Prozesse skalierbar macht, ohne auf Engineering warten zu müssen. Die Rolle ist bewusst nicht durch ein festes Aufgabenset definiert – sondern durch die Verantwortung für das, was gerade am wichtigsten ist.

Ihre Aufgaben

• Operating Cadence / Meeting-Architektur: Du trägst die Ownership für den Führungsrhythmus des Unternehmens – Jour Fixes, Leadership Meetings, Quartalsplanung. Du bereitest Agenden vor, hältst Entscheidungen fest und verfolgst Action Items konsequent nach.
• Strategische Projekte End-to-End: Du übernimmst strategisch wichtige Projekte der Geschäftsführung und führst sie eigenverantwortlich zum Abschluss – von der Problemdefinition über Analyse und Entscheidungsvorlage bis zur Implementierung. Du trägst die Ownership für das Ergebnis.
• Systemische Prozessautomatisierung: Du setzt prozessuale Themen selbstständig technisch um – mit n8n, Claude Code und angrenzenden Tools. Du identifizierst manuelle Engpässe, baust Automatisierungen und machst Prozesse skalierbar, ohne auf Engineering-Ressourcen angewiesen zu sein.
• Verlängerter Arm der Geschäftsführung: Du handelst im Auftrag und mit Weisungsbefugnis der Geschäftsführung, vertrittst ihre Entscheidungen nach innen, bereitest Entscheidungen vor und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Unternehmen.

Ihr Profil

• Du hast 3–4 Jahre Berufserfahrung – idealerweise in einem Startup oder Scale-up, wo du eigenverantwortlich Projekte vorangetrieben und schnell Verantwortung übernommen hast.
• Du denkst und arbeitest strukturiert – du übersetzt komplexe Themen in klare Prioritäten, Agenden und Entscheidungsvorlagen.
• Du hast praktische Erfahrung mit Workflow-Automation (n8n, Zapier, Make o. ä.) und nutzt Tools wie Claude Code aktiv, um Prozesse selbst zu bauen statt nur zu beschreiben.
• Du bist Umsetzer:in, nicht Beobachter:in – du übernimmst Projekte end-to-end, von der Problemdefinition bis zur Implementierung, ohne dass man dir hinterherlaufen muss.
• Du kommunizierst klar und diskret – du bewegst dich souverän zwischen Geschäftsführung, Team und externen Stakeholdern und behältst dabei Vertraulichkeit im Blick.
• Du bist belastbar und flexibel – die Rolle ist nicht durch ein festes Aufgabenset definiert, sondern durch das, was gerade am wichtigsten ist. Das macht dir Spaß, nicht Stress.
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und Englisch auf C1-Niveau.

Warum wir?

• Direkter Zugang zur Geschäftsführung: Du arbeitest eng mit dem Führungsteam zusammen und bekommst maximale Einblicke in Strategie und Unternehmensaufbau – nicht aus der zweiten Reihe.
• Echte Verantwortung: Du bist nicht Koordination, sondern Umsetzer:in mit Weisungsbefugnis. Deine Projekte, dein Ergebnis – messbar und sichtbar ab Tag 1
• Hypergrowth-Umfeld: Erlebe hautnah, wie ein B2B-SaaS-Startup wirklich skaliert – inklusive aller Entscheidungen, die dabei getroffen werden müssen.
• Steile Lernkurve: Du lernst, wie man ein Unternehmen strukturell führt und skaliert – Wissen, das dich auf jede künftige Führungs- oder Gründerrolle vorbereitet.
• Attraktives Paket: Kompetitive Vergütungsstruktur + VSOP – du wirst am Erfolg beteiligt, den du mit aufbaust.
• Team & Perks: High-Performance-Team, regelmäßige Teamevents, Offsets und Office-Partys sowie Benefits wie Wellhub oder Deutschlandticket.

Hier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian

https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0

Der Recruiting Prozess

• HR Call mit Jannes (Founders Associate) – 30 Minuten
• Founder Call mit Christian (CEO) – 30 Minuten
• Case Study mit Christian (CEO) vor Ort – 1 Stunde
• Founder Call mit Domenik (CEO) – 30 Minuten
• Ref-Call mit vorherigem Arbeitgeber