Büromanagement (m/w/d)

Sozialagentur Konkret GmbH; Ulm; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Sozialagentur Konkret GmbH sucht eine Büro- und Assistenzkraft zur eigenständigen Abwicklung von Büro- und Verwaltungsaufgaben in Ulm. Sie fungieren als erste Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende und Besucher und koordinieren Post, Bestellungen sowie Budgetreports.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mindestens 3 Jahre Erfahrung, Deutsch C2, MS Office-Kompetenz, Führerschein Klasse B und eine serviceorientierte Haltung. Englischkenntnisse sind optional.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Kaufmann/frau Büromanagement.
• Mind. 3 Jahre Berufserfahrung in kaufmännischen Aufgaben, ideal Büromanagement oder Branchenbezug.
• Deutsch in Wort und Schrift C2, Fremdsprache Englisch optional B2.
• Führerschein Klasse B.
• Eigeninitiative, Flexibilität und serviceorientierte Arbeitsweise.

Responsabilités

• Erste Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende, Büro und Verwaltung sowie Besucher.
• Posteingang und -ausgang unter Einhaltung von Fristen bearbeiten.
• Bestell- und Inventarmanagement inkl. Angebote einholen, Aufträge überwachen, Rechnungen prüfen und Budgetberichte erstellen.
• Veranstaltungen planen und Raumlogistik koordinieren.
• Fuhrpark verwalten, Fahrzeugübergabe und Inspektionstermine organisieren.
• Content-Vorbereitung für Medien.
• Assistenz der Geschäftsführung unterstützen und vertreten.

Connaissances

Deutsch C2

Eigeninitiative

Organisationstalent

Kundenorientierung

Verlässlichkeit

Formation

Kaufmännische Ausbildung (Kauffrau/-mann Büromanagement)

Outils

MS Office

Description du poste

Aufgaben, die selbstverantwortlich ausgeübt werden

• Erste:r Ansprechpartner:in für die Führungskräfte und Mitarbeitenden für Büro und Verwaltung bezogene Anfragen und für Besucher.

• Postein- und -ausgang – elektronische, Briefe, Pakete – auch hochvertrauliche bearbeiten.

• Bestell- und Inventarmanagement inkl. Angebote einholen, Auftrag und Lieferung überwachen und Rechnungen bearbeiten, Kosten überwachen, Reports für Budgetplanung erstellen.

• Veranstaltungen planen und organisieren inkl. Raumlogistik.

• Fuhrpark verwalten, z· Autoübergabe, Inspektionstermine vereinbaren.

• Vorbereiten von Content für Medien.

• die Assistenz der Geschäftsführung unterstützen und vertreten.

Eigenschaften, die Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann Büromanagement oder andere kaufmännische Berufsausbildung.

• Mind. 3 Jahre Berufserfahrung in kaufmännischer Aufgabe, vorzugsweise Büromanagement und idealerweise aus der Branche, Autohaus oder Logistik.

• Deutsch in Wort und Schrift; C2 Level.

• Versierter Umgang mit allen drei MS Office Programmen; Word, Excel, Powerpoint.

• Erste Erfahrungen im Umgang mit und offen für zukunftsausgerichtete digitale Lösungen.

• Eine empathische, wertschätzende und zugewandte Haltung zu Menschen.

• Eigeninitiative, Ideen und Handlungsflexibilität.

• Service-, Lösungs- und zielorientiertes Arbeiten.

• Eigenständig und verantwortungsbewusst handeln, mit Freude am Entscheiden und Umsetzen.

• Führerschein für Pkw

• Fremdsprache optional: Englisch B2 Level.