Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung

Uni Freiburg; Freiburg im Breisgau; Remote; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

flexible Arbeitszeit im Gleitzeitmod.

Homeoffice möglich

JobTicket BW

Hansefit

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Uni Freiburg sucht eine engagierte Büroassistenz (w/m/d) für die Hochschulleitung. Sie steuern eigenverantwortlich Termine, bereiten Unterlagen vor und unterstützen Gremien bei Sitzungen sowie Präsentationen.

Zu Ihren Aufgaben gehören zudem Event- und Reisemanagement, Budgetkontrolle, Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie Content-Management der Universitätswebsites. Die Position ist unbefristet und Vollzeit, Vergütung nach E8 TV-L.

Qualifications

• Abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbar.

Responsibilities

• Strategische Kalender- und Terminsteuerung: Eigenverantwortliche Steuerung komplexer Terminkalender und Priorisierung von Anfragen.
• Fachliche Unterstützung der Gremienarbeit: Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Erstellung und Redaktion von Tagesordnungen.
• Event- und Projektmanagement: Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Einladungsmanagement; Betreuung nationaler und internationaler Gäste.
• Reisemanagement: Organisation nationaler/internationaler Dienstreisen und Kostenoptimierung.
• Stakeholder-Management & Korrespondenz: Schriftliche/mündliche Kommunikation mit internen/externen Stakeholdern in Deutsch/Englisch (ggf. FR).
• Operatives Office Management & Budgetkontrolle: Beschaffung, Budgetüberwachung, Dokumente, Rechnungen, Druckvorlagen.
• Content-Management & Redaktion: Pflege der Websites, Verfassen/Editieren/Publizieren redaktioneller Texte in Deutsch/Englisch (ggf. FR).

Skills

Organisationstalent

Terminkoordination

Gremienarbeit

Eventmanagement

Reisemanagement

Stakeholder-Kommunikation

Office-Programme

Education

Berufsausbildung Büromanagement (3 Jahre)

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung

Die Zentrale Verwaltung sucht für das gemeinsame Sekretariat der Prorektorin für Internationalisierung und Nachhaltigkeit und der Prorektorin für Universitätskultur ein Organisationstalent. Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung

In dieser Position leisten Sie innerhalb eines motivierten Teams einen wichtigen Beitrag zum Erfolg der Universität Freiburg.

Zu den Aufgaben gehören:

• Strategische Kalender- und Terminsteuerung: Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination komplexer Terminkalender sowie die Priorisierung von Anfragen; Vorbereitung und Aufbereitung relevanter Entscheidungsgrundlagen sowie fachliche Zusammenstellung notwendiger Unterlagen.
• Fachliche Unterstützung der Gremienarbeit: Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen, insbesondere die konzeptionelle Erstellung und redaktionelle Überarbeitung von Tagesordnungen sowie Präsentationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
• Event- und Projektmanagement: Ganzheitliche Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Events; Verantwortung für das gesamte Einladungsmanagement sowie die professionelle Betreuung und Koordination nationaler und internationaler Gäste.
• Reisemanagement: Eigenständige Organisation, Administration und Kostenoptimierung von nationalen und internationalen Dienstreisen unter Berücksichtigung individueller Rahmenbedingungen.
• Stakeholder-Management & Korrespondenz: Professionelle, eigenständige schriftliche und mündliche Kommunikation sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache ggf. auch in französischer Sprache.
• Operatives Office Management & Budgetkontrolle: Steuerung des Office Managements, einschließlich der strategischen Beschaffung, der Budgetüberwachung sowie der Erstellung und Prüfung von fachspezifischen Dokumenten, Rechnungen, Druckvorlagen und Formularen.
• Content-Management & Redaktion: Verantwortung für die Pflege und inhaltliche Weiterentwicklung der Websites sowie das selbstständige Verfassen, Editieren und Publizieren redaktioneller Texte in deutscher und englischer, ggf. auch in französischer Sprache.

Anforderungsprofil:

• eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in, als Verwaltungsfachangestellte*r oder als Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation
• nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung im komplexen Büromanagement, vorzugsweise im Hochschulkontext, zur eigenständigen Bewältigung der Aufgabenstellungen
• strukturierte, sorgfältige, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierung und entsprechende Kommunikationskompetenz
• kompetenter Umgang auch mit hohem Arbeitsaufkommen, gutes Zeitmanagement
• Deutschkenntnisse (Niveau C2) und Englischkenntnisse (Niveau B2) sind erforderlich; wünschenswert sind zudem Französischkenntnisse
• Sensibilität im Umgang mit Themen, die Vertraulichkeit und den Schutz persönlicher Daten und Informationen erfordern
• routinierter Umgang mit Office Programmen (Outlook, Word, Excel)

Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich am 11.11.-12.11.16 stattfinden.

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung

NEW Full-time Office / Administration

Die Zentrale Verwaltung sucht für das gemeinsame Sekretariat der Prorektorin für Internationalisierung und Nachhaltigkeit und der Prorektorin für Universitätskultur ein Organisationstalent. Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung

• Strategische Kalender- und Terminsteuerung: Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination komplexer Terminkalender sowie die Priorisierung von Anfragen; Vorbereitung und Aufbereitung relevanter Entscheidungsgrundlagen sowie fachliche Zusammenstellung notwendiger Unterlagen.
• Fachliche Unterstützung der Gremienarbeit: Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen, insbesondere die konzeptionelle Erstellung und redaktionelle Überarbeitung von Tagesordnungen sowie Präsentationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
• Event- und Projektmanagement: Ganzheitliche Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Events; Verantwortung für das gesamte Einladungsmanagement sowie die professionelle Betreuung und Koordination nationaler und internationaler Gäste.
• Reisemanagement: Eigenständige Organisation, Administration und Kostenoptimierung von nationalen und internationalen Dienstreisen unter Berücksichtigung individueller Rahmenbedingungen.
• Stakeholder-Management & Korrespondenz: Professionelle, eigenständige schriftliche und mündliche Kommunikation sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache ggf. auch in französischer Sprache.
• Operatives Office Management & Budgetkontrolle: Steuerung des Office Managements, einschließlich der strategischen Beschaffung, der Budgetüberwachung sowie der Erstellung und Prüfung von fachspezifischen Dokumenten, Rechnungen, Druckvorlagen und Formularen.
• Content-Management & Redaktion: Verantwortung für die Pflege und inhaltliche Weiterentwicklung der Websites sowie das selbstständige Verfassen, Editieren und Publizieren redaktioneller Texte in deutscher und englischer, ggf. auch in französischer Sprache.

Anforderungsprofil:

• eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in, als Verwaltungsfachangestellte*r oder als Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation
• nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung im komplexen Büromanagement, vorzugsweise im Hochschulkontext, zur eigenständigen Bewältigung der Aufgabenstellungen
• strukturierte, sorgfältige, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierung und entsprechende Kommunikationskompetenz
• kompetenter Umgang auch mit hohem Arbeitsaufkommen, gutes Zeitmanagement
• Deutschkenntnisse (Niveau C2) und Englischkenntnisse (Niveau B2) sind erforderlich; wünschenswert sind zudem Französischkenntnisse
• Sensibilität im Umgang mit Themen, die Vertraulichkeit und den Schutz persönlicher Daten und Informationen erfordern
• routinierter Umgang mit Office Programmen (Outlook, Word, Excel)

Wir bieten:

• eine umfassende Einarbeitung mit Einarbeitungsplan und Betreuung durch eine*n Pat*in;
• eine abwechslungsreiche und qualitativ anspruchsvolle Tätigkeit mit Einblicken in spannende und vielfältige Themenfelder an zentralen Stellen der Universität;
• Mitarbeit in einem dynamischen und serviceorientierten Team mit einem kollegialen Arbeitsumfeld;
• flexible Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice, familien- und pflegefreundliche Arbeitszeiten;
• einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mitten im Herzen von Freiburg;
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten;
• JobTicket BW;
• Hansefit;
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich am 11.11.-12.11.16 stattfinden.

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Application

Für nähere Informationen steht Ihnen Saskia Stark-Ewing unter Tel. [phone] oder E-Mail [e-mail] zur Verfügung.