Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung

Albert-Ludwigs-Universität Rektorat und Personalabteilung; Freiburg im Breisgau; Hybrid; EUR 55,000 - 69,000; Full time

Benefits offered by this job

flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Möglichkeit

JobTicket BW

Hansefit

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Job summary

Die Zentrale Verwaltung der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht für das gemeinsame Sekretariat der Prorektorin Internationalisierung und Nachhaltigkeit sowie Universitätskultur ein Organisationstalent. In dieser Position arbeiten Sie in einem motivierten Team und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer Verwaltungsprozesse bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören umfassende Kalenderkoordination, Gremienvorbereitung, Eventmanagement, Reisemanagement, Stakeholder-Kommunikation in

Qualifications

• mindestens dreijährige kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung im komplexen Büromanagement, idealerweise im Hochschulkontext
• strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierung mit guten Kommunikationsfähigkeiten
• vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten

Responsibilities

• Kalender- und Terminsteuerung mit Vorbereitung relevanter Unterlagen.
• Gremienvor- und nachbereitung, Tagesordnungen und Präsentationen.
• Veranstaltungs- und Eventmanagement inkl. Einladung und Gastbetreuung.
• Dienstreisen national und international planen und abrechnen.
• Stakeholder-Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Office-Management, Budgetüberwachung und Dokumentenprüfung.
• Content-Management der Website und Redaktionstätigkeiten.

Skills

Organisationstalent

Büromanagement-Erfahrung

Dienstleistungsorientierung

Zeitmanagement

Kommunikationskompetenz

Office-Programme

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Eintrittstermin: 01.01.2027

Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist: 09.11.2026

Veröffentlichungsdatum: 26.10.2026

Eintrittstermin: 01.01.2027

Stellennummer: 00005250

Die Zentrale Verwaltung sucht für das gemeinsame Sekretariat der Prorektorin für Internationalisierung und Nachhaltigkeit und der Prorektorin für Universitätskultur ein Organisationstalent.

In dieser Position leisten Sie innerhalb eines motivierten Teams einen wichtigen Beitrag zum Erfolg der Universität Freiburg.

Zu den Aufgaben gehören:

• Strategische Kalender- und Terminsteuerung: Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination komplexer Terminkalender sowie die Priorisierung von Anfragen; Vorbereitung und Aufbereitung relevanter Entscheidungsgrundlagen sowie fachliche Zusammenstellung notwendiger Unterlagen.
• Fachliche Unterstützung der Gremienarbeit: Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen, insbesondere die konzeptionelle Erstellung und redaktionelle Überarbeitung von Tagesordnungen sowie Präsentationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
• Event- und Projektmanagement: Ganzheitliche Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Events; Verantwortung für das gesamte Einladungsmanagement sowie die professionelle Betreuung und Koordination nationaler und internationaler Gäste.
• Reisemanagement: Eigenständige Organisation, Administration und Kostenoptimierung von nationalen und internationalen Dienstreisen unter Berücksichtigung individueller Rahmenbedingungen.
• Stakeholder-Management & Korrespondenz: Professionelle, eigenständige schriftliche und mündliche Kommunikation sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache ggf. auch in französischer Sprache.
• Operatives Office Management & Budgetkontrolle: Steuerung des Office Managements, einschließlich der strategischen Beschaffung, der Budgetüberwachung sowie der Erstellung und Prüfung von fachspezifischen Dokumenten, Rechnungen, Druckvorlagen und Formularen.
• Content-Management & Redaktion: Verantwortung für die Pflege und inhaltliche Weiterentwicklung der Websites sowie das selbstständige Verfassen, Editieren und Publizieren redaktioneller Texte in deutscher und englischer, ggf. auch in französischer Sprache.

Anforderungsprofil:

• eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, z.b. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretärin, als Verwaltungsfachangestellter oder als Rechtsanwaltsfachangestellte\*r oder vergleichbare Qualifikation
• nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung im komplexen Büromanagement, vorzugsweise im Hochschulkontext, zur eigenständigen Bewältigung der Aufgabenstellungen
• struktierte, sorgfältige, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierung und entsprechende Kommunikationskompetenz
• kompetenter Umgang auch mit hohem Arbeitsaufkommen, gutes Zeitmanagement
• Deutschkenntnisse (Niveau C2) und Englischkenntnisse (Niveau B2) sind erforderlich; wünschenswert sind zudem Französischkenntnisse
• Sensibilität im Umgang mit Themen, die Vertraulichkeit und den Schutz persönlicher Daten und Informationen erfordern
• Routinierter Umgang mit Office Programmen (Outlook, Word, Excel)

Wir bieten:

• eine umfassende Einarbeitung mit Einarbeitungsplan und Betreuung durch einen Patin;
• eine abwechslungsreiche und qualitativ anspruchsvolle Tätigkeit mit Einblicken in spannende und vielfältige Themenfelder an zentralen Stellen der Universität;
• Mitarbeit in einem dynamischen und serviceorientierten Team mit einem kollegialen Arbeitsumfeld;
• flexible Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice, familien- und pflegefreundliche Arbeitszeiten;
• einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mitten im Herzen von Freiburg;
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten;
• JobTicket BW;
• Hansefit;
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich am 11.11.-12.11.16 stattfinden.

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.