Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Forschung und Medizin (w/m/d)

Universitätsklinikum Ulm; Stuttgart; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Institution im Bereich Hochschulmedizin in Stuttgart sucht einen Sekretär/eine Sekretärin zur Unterstützung der Abteilungsleitung. Sie sind für die Koordination von Terminen und Meetings, das Planen von Dienstreisen und die Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben verantwortlich. Ideale Bewerber verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungsbereich und haben Erfahrung im Büromanagement. Wir bieten eine unbefristete Einstellung, flexible Arbeitszeiten und ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.

Leistungen

Übertarifliche Vergütung

Flexibles Arbeitszeitmodell

Mobiltätsunterstützung

Umfangreiches Gesundheitsmanagement

Fortbildungsangebot

Qualifikationen

• Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation.
• Erste Berufserfahrungen im Büromanagement.

Aufgaben

• Koordinieren von Terminen und Meetings.
• Unterstützen der Abteilungsleitung bei Prozessen.
• Planen von Dienstreisen und Erstellen von Reisekostenabrechnungen.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben erfüllen.

Kenntnisse

Büromanagement

Kommunikation

MS-Office

Organisation

Ausbildung

Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich

Jobbeschreibung

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württemberg zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren für die Abteilungsleitung Termine, Meetings und Video‑Konferenzen und führen den Terminkalender.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Koordinierung von Prozessen innerhalb der Abteilung sowie bei Terminvorbereitungen.
• Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
• Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Sie empfangen Gäste und Besucher im Haus.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs‑ oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz‑ oder Verwaltungsangestellte/r) und haben zumindest erste Berufserfahrungen im Büromanagement.
• Sie interessieren sich für den Wissenschaftsbereich und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich.
• Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
• Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, selbständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung.
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS‑Office‑Bereich.
• Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in hektischen Situationen.

Wir bieten

• für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV‑L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV‑L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.