Back Office-Assistent:in

AS Immobilienfreunde; Bad Homburg vor der Höhe; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Job summary

AS Immobilienfreunde aus Bad Homburg sucht ein Organisationstalent fürs Back-Office, das der Büroleitung den Rücken freihält und unseren operativen Kern am Laufen hält. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch an vollen Tagen den Überblick.

Eine fundierte kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung im Immobilienmanagement sind willkommen; MS Office beherrscht du sicher und du kommunizierst offen und klar.

Qualifications

• Fundierte kaufmännische Ausbildung; idealerweise mit Immobilienerfahrung.
• Strukturiertes, zuverlässiges Arbeiten auch bei hoher Arbeitsbelastung.
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen gegenüber Dienstleistern.
• Sicherer Umgang mit MS Office und präzise schriftliche Ausdrucksweise.

Responsibilities

• Unterstütze die Koordination unserer Immobilienprojekte über alle Phasen hinweg – vom Ankauf bis zum Verkauf.
• Erstelle rechtssichere Miet- und Aufhebungsverträge, organisiere Objektübergaben vor Ort und korrespondiere mit Hausverwaltungen.
• Bereite Kauf- und Verkaufsverträge vor, koordiniere Termine mit Notaren, Käufern und Verkäufern sowie Fristen.
• Pflege Verträge, fordere Unterlagen an, strukturiere Datenräume für Bankpartner und halte das CRM-System aktuell.
• Sei die professionelle Stimme zu unseren Partnern – Architekten, Gutachter, Banken und Handwerker.

Skills

Strukturiertes Arbeiten

Organisationstalent

Kommunikationsstark

Durchsetzungsvermögen

Kaufmännische Affinität

Education

Fundierte kaufmännische Ausbildung

Erfahrung im Immobilienmanagement

Tools

MS Office

Job description

Über uns - wer wir sind und wie wir ticken:

Wir sind die AS Immobilienfreunde aus Bad Homburg – ein inhabergeführtes Immobilienunternehmen, das Wohnimmobilien im Rhein-Main-Gebiet ankauft, saniert, entwickelt und verkauft. Und wir haben richtig Zug drauf: über 50 realisierte Projekte, rund 50 Mio. € Transaktionsvolumen und allein im letzten Jahr mehr als 100 angekaufte Wohnungen. Dieses Jahr legen wir nach – zum Jahresende kaufen wir erneut im dreistelligen Bereich ein. Darauf sind wir stolz.

Aber Zahlen sind nur die halbe Wahrheit: Wir machen Projekte, weil wir Projekte lieben. Bei uns gibt jeder Vollgas – nicht, weil er muss, sondern weil es Spaß macht, gemeinsam etwas aufzubauen. Unser 8-köpfiges Team sitzt in einem schönen Altbaubüro in der Louisenstraße: kurze Wege, offene Türen und eine echte Feedbackkultur – ehrliche Worte in beide Richtungen gehören bei uns zum Alltag.

Jetzt suchen wir Dich:

ein Organisationstalent fürs Back-Office, das unserer Büroleitung den Rücken freihält und unseren operativen Kern am Laufen hält.

Wenn das nach dir klingt, bist du bei uns richtig!

Du bist der Mensch, bei dem die Fäden zusammenlaufen – und genau das liegt dir. Wo andere Chaos sehen, siehst du eine To-do-Liste. Du arbeitest strukturiert und zuverlässig, behältst auch an vollen Tagen den Überblick und gibst eine Aufgabe erst ab, wenn sie wirklich erledigt ist. Du bist ein offener Typ Mensch – du fragst nach und sprichst Klartext. Kurz gesagt: organisatorisch richtig stark und menschlich locker und cool.

Deine Herausforderung – hier wächst du:

Bei uns sitzt niemand seine Arbeitszeit ab. Du arbeitest unserer Büroleitung direkt zu, hältst unsere Projekte im Tagesgeschäft am Laufen und gestaltest unsere Abläufe aktiv mit – in einem Unternehmen, das kräftig wächst. Wer hier mitzieht, wächst mit. Konkret heißt das:

• Projektsteuerung: Du unterstützt aktiv bei der Koordination unserer Immobilienprojekte – über alle Phasen hinweg, vom Ankauf bis zum Verkauf.


• Mieter- und Immobilienmanagement: Du erstellst rechtssichere Miet- und Aufhebungsverträge, steuerst Mieterhöhungen, organisierst Objektübergaben vor Ort und führst die Korrespondenz mit Hausverwaltungen.


• Kaufabwicklung & Notariat: Du bereitest Kauf- und Verkaufsverträge vor, koordinierst Termine mit Notaren, Käufern sowie Verkäufern und trackst sämtliche Abwicklungsfristen eisern.


• Vertrags- & Dokumentenmanagement: Du pflegst und verwaltest Verträge, forderst Objektunterlagen an, strukturierst professionelle Datenräume für unsere Bankpartner und hältst das CRM-System lückenlos sauber.


• Schnittstellen-Souveränität: Du bist die professionelle Stimme zu unseren Partnern – von Architekten und Gutachtern über Banken bis hin zu Handwerkern.

Was du von uns bekommst:

• Persönliches Wachstum: Eine Rolle mit Perspektive – wer sich beweist, übernimmt Schritt für Schritt mehr Verantwortung in Assistenz- und Organisationsaufgaben.


• Gestaltungsspielraum: Deine Ideen landen nicht in der Schublade – du gestaltest unsere Strukturen und Abläufe aktiv mit.


• Kurze Wege: Direkter Draht zur Büroleitung und zur Geschäftsführung – Entscheidungen fallen bei uns schnell.


• Starkes Umfeld: Ein motiviertes, sympathisches Team in einem repräsentativen Altbaubüro in zentraler Lage in Bad Homburg – plus Einarbeitung.

Was wir uns von dir wünschen:

• Erfahrung: Fundierte kaufmännische Ausbildung – idealerweise mit Erfahrung im Immobilienmanagement, in der Immobilienverwaltung oder einem vergleichbaren Umfeld.


• Arbeitsweise: Du verabscheust Chaos. Du arbeitest extrem strukturiert, behältst bei hoher Schlagzahl einen kühlen Kopf und hast einen kompromisslosen Qualitätsanspruch an deine eigene Arbeit.


• Persönlichkeit: Du schätzt ehrliche Worte in beide Richtungen. Du bist kommunikationsstark, verbindlich im Auftreten und hast das nötige Durchsetzungsvermögen gegenüber Dienstleistern und Vertragspartnern.


• Werkzeug: Sicherer Umgang mit MS Office und eine fehlerfreie, präzise schriftliche Ausdrucksweise.

Wir freuen uns auf deine Genauigkeit, dein Organisationstalent und dein Feedback zu unseren Abläufen – und darauf, mit dir ein Team zu formen, das eine enorme Durchschlagskraft entwickelt.