Assistenz Vorstand

HeyJobs GmbH; Konstanz; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Part time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung nach AVR inkl. 13

30 Tage Urlaub

Fort- & Weiterbildungen

Betriebliche Altersvorsorge

Jobrad

Corporate Benefits

Job summary

Caritasverband Konstanz sucht eine Assistenz der Vorstände/ Geschäftsführung (w/m/d) in der Verwaltung in Konstanz. Sie unterstützen die drei Vorstände im Alltag, koordinieren Termine, reisen mit, erstellen Protokolle und Vorlagen und fungieren als zentrale Ansprechperson für Spenderinnen, Mitglieder und Partner.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder einschlägiges Studium mit und verfügen über Organisations- und Kommunikationsstärke sowie sichere MS-365-Kenntnisse.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie Berufserfahrung im Assistenz-, Organisations- oder Verwaltungsbereich.
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook, Teams, SharePoint und Excel.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Vorstandsbüros, einschließlich Termin- und Reisemanagement sowie Korrespondenz
• Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Vorstandssitzungen, inklusive Protokollführung, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Ansprechperson für Spenderinnen, Mitglieder und das Spendenwesen
• Unterstützung im Fördermittel- und Drittmittelmanagement in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
• Mitarbeit in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit, interne Kommunikation und Qualitätsmanagement
• Koordination und Unterstützung der internen Kommunikation mit Mitarbeitenden
• Unterstützung bei Compliance- und Governance-Themen
• Übernahme von Sonderaufgaben und Mitwirkung in Projekten
• Planung und Koordination interner Veranstaltungen

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium (relevant)

Tools

Microsoft 365

Outlook

SharePoint

Excel

Teams

Job description

Firma: Caritasverband Konstanz - Assistenz Vorstand / Geschäftsführung (w/m/d)

Für unsere Verwaltung in Konstanz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Stellenumfang von 75%-100% eine zentrale Unterstützung der drei Vorstände der Caritas Konstanz.

Als Assistenz Vorstand / Geschäftsführung (w/m/d) unterstützen Sie die drei Vorstände der Caritas Konstanz in ihrem abwechslungsreichen Arbeitsalltag. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrem Gespür für Prioritäten sorgen Sie dafür, dass Prozesse reibungslos ablaufen. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Gremien und externen Partner*innen.

Ihre Benefits

• Attraktive Vergütung nach AVR inklusive Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wertschätzenden, krisensicheren und regional verwurzelten Sozialverband
• 30 Tage Urlaub + Regenerationstag
• Betriebliche und freiwillige Altersvorsorge (KZVK)
• Lebensarbeitszeitkonto
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen z. B. Kommunikation, Pädagogik, Führung, Deeskalation, Feedback
• Kostenlose & vergünstigte Gesundheitsangebote z. B. Yoga, SUP, weitere Kurse
• JobRad
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Fitnessstudio (Happy Fit)
• Corporate Benefits (Mitarbeitervergünstigungen bei namhaften Marken)
• Vergünstigtes Mittagessen
• Unterstützung bei der Wohnungssuche

Ihre Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination des Vorstandsbüros, einschließlich Termin- und Reisemanagement sowie Korrespondenz
• Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Vorstandssitzungen, inklusive Protokollführung, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Ansprechperson für Spender*innen, Mitglieder und das Spendenwesen
• Unterstützung im Fördermittel- und Drittmittelmanagement in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
• Mitarbeit in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit, interne Kommunikation und Qualitätsmanagement
• Koordination und Unterstützung der internen Kommunikation mit Mitarbeitenden
• Unterstützung bei Compliance- und Governance-Themen
• Übernahme von Sonderaufgaben und Mitwirkung in Projekten
• Planung und Koordination interner Veranstaltungen

Ihr Profil

• Qualifikation & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie Berufserfahrung im Assistenz-, Organisations- oder Verwaltungsbereich
• Persönlichkeit: Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook, Teams, SharePoint und Excel
• Arbeitsweise: Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten
• Haltung: Identifikation mit den Zielen und Werten der Caritas; eine bestimmte Konfessionszugehörigkeit ist nicht erforderlich

Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt. Die Zugehörigkeit zur katholischen Konfession ist keine Voraussetzung für Ihre Bewerbung.