Assistenz Vorstand / Geschäftsführung (w/m/d)

Caritasverband Konstanz e.V.; Konstanz; On-site; EUR 60,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

JobRad

Fort- und Weiterbildungen

Job summary

Caritasverband Konstanz e.V. sucht eine Assistenz der drei Vorstände mit 75–100% Vollzeit für die Verwaltung in Konstanz. Sie koordinieren Termine, unterstützen Gremien und pflegen die Kommunikation zu Mitarbeitenden, Spendern und Partnern.

Sie bringen Organisationstalent, Verlässlichkeit und Diskretion mit und arbeiten sicher mit MS 365–Programmen. Flexible Arbeitszeiten und ein wertschätzendes Umfeld erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Organisations- oder Verwaltungsbereich.
• Sicherer Umgang mit MS 365 inkl. Outlook, Teams, SharePoint und Excel.

Responsibilities

• Organisation des Vorstandsbüros inkl. Termin- und Reisemanagement.
• Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Vorstandssitzungen, Protokolle, Vorlagen.
• Ansprechpartner für Spender*innen und Spendenwesen.
• Unterstützung im Fördermittel- und Drittmittelmanagement.
• Mitwirkung in Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation und Qualitätsmanagement.
• Koordination interner Mitarbeitendenkommunikation.
• Unterstützung bei Compliance- und Governance-Themen.
• Planung und Koordination interner Veranstaltungen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Verlässlichkeit

Teamfähigkeit

Education

kaufmännische Ausbildung

einschlägiges Studium

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

SharePoint

Excel

Job description

Für unsere Verwaltung in Konstanz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Stellenumfang von 75%-100% eine zentrale Unterstützung der drei Vorstände der Caritas Konstanz.

Die Caritas Konstanz macht sich für Menschen stark. Als größter Wohlfahrtsverband der Region beraten, begleiten, pflegen und betreuen wir über 3.000 Kinder und Familien, Menschen mit Beeinträchtigungen, Behinderungen oder in sozialen Notlagen sowie pflegebedürftige Senioren. Dieser Verantwortung werden wir nur mit engagierten Fachkräften gerecht. Genau darum brauchen wir Sie.

Als Assistenz Vorstand / Geschäftsführung (w/m/d) unterstützen Sie die drei Vorstände der Caritas Konstanz in ihrem abwechslungsreichen Arbeitsalltag. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrem Gespür für Prioritäten sorgen Sie dafür, dass Prozesse reibungslos ablaufen und sind eine wichtige Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Gremien und externen Partner*innen.

Das sind Ihre Tätigkeiten

• Organisation und Koordination des Vorstandsbüros, einschließlich Termin- und Reisemanagement sowie Korrespondenz
• Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Vorstandssitzungen, inklusive Protokollführung, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Ansprechperson für Spender*innen, Mitglieder und das Spendenwesen
• Unterstützung im Fördermittel- und Drittmittelmanagement in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
• Mitarbeit in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit, interne Kommunikation und Qualitätsmanagement
• Koordination und Unterstützung der internen Mitarbeitendenkommunikation
• Unterstützung bei Compliance- und Governance-Themen
• Übernahme von Sonderaufgaben und Mitwirkung in Projekten
• Planung und Koordination interner Veranstaltungen

Wir wünschen uns

• Qualifikation & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie Berufserfahrung im Assistenz-, Organisations- oder Verwaltungsbereich
• Persönlichkeit: Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook, Teams, SharePoint und Excel
• Arbeitsweise: Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten
• Haltung: Identifikation mit den Zielen und Werten der Caritas; eine bestimmte Konfessionszugehörigkeit ist nicht erforderlich

Darauf können Sie sich freuen

• Attraktive Vergütung nach AVR inklusive Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wertschätzenden, krisensicheren und regional verwurzelten Sozialverband
• 30 Tage Urlaub + Regenerationstag
• Betriebliche und freiwillige Altersvorsorge (KZVK)
• Lebensarbeitszeitkonto
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen z. B. Kommunikation, Pädagogik, Führung, Deeskalation, Feedback
• Kostenlose & vergünstigte Gesundheitsangebote z. B. Yoga, SUP, weitere Kurse
• JobRad
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Fitnessstudio (Happy Fit)
• Corporate Benefits (Mitarbeitervergünstigungen bei namhaften Marken)
• Vergünstigtes Mittagessen
• Unterstützung bei der Wohnungssuche

Weitere Angaben

Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt. Die Zugehörigkeit zur katholischen Konfession ist keine Voraussetzung für Ihre Bewerbung.