Assistenz Team & Office (all genders)

Vindelici Advisors; Frankfurt; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Vindelici Advisors sucht eine Assistenz Team & Office (all genders) zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, planen Reisen und unterstützen standortübergreifende Prozesse.

Sie arbeiten eng mit dem Vorstand, Partnern und dem Team zusammen, bringen sich aktiv ein und tragen zu einem professionellen Arbeitsumfeld an unseren Standorten Frankfurt, Augsburg und weiteren Standorten bei.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld, ggf. im Beratungsumfeld.
• Sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Reisekosten- und Spesenmanagement
• Termin- und Meetingorganisation
• Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenterminen
• Nachhalten organisatorischer Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Kenntnisse

Deutschkenntnisse fließend

Englischkenntnisse fließend

Organisationstalent

Kontakt- & Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Outlook

PowerPoint

Excel

Word

Jobbeschreibung

Wir glauben daran, dass echte Veränderung nur gelingt, wenn Menschen und Werte im Mittelpunkt stehen. Deshalb hinterfragen wir Bestehendes, setzen neue Standards und schaffen ein Umfeld, in dem Freiheit, Verantwortung und Verbundenheit gelebt werden. Bei uns wachsen Persönlichkeiten, die mit Integrität handeln und mutig neue Wege gehen – in einem Team, das Vielfalt lebt, Verantwortung teilt und gemeinsam ambitionierte Ziele erreicht. Hier findest Du Kolleg:innen, die sich gegenseitig fordern, inspirieren und gemeinsam echte Transformation vorantreiben. Werde Teil von uns.

Als Assistenz Team & Office (all genders) sorgst Du für reibungslose organisatorische und administrative Abläufe im Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine, Reisen und standortübergreifende Prozesse, unterstützt bei Projekten und Veranstaltungen und trägst zu einem professionellen Arbeitsumfeld an unseren Standorten bei.

Partner- & Team-Support:

Du unterstützt unsere Partner:innen sowie Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und sorgst für effiziente Abläufe im Hintergrund.

• Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Reisekosten- und Spesenmanagement
• Termin- und Meetingorganisation
• Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenterminen
• Nachhalten organisatorischer Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Office & Standortmanagement:

Du übernimmst die Verantwortung für die organisatorischen Abläufe und sorgst für ein professionelles Arbeitsumfeld - federführend an Deinem Standort sowie standortübergreifend.

• Büroorganisation und Office Management
• Koordination von Bestellungen und Einkaufsvorgänge
• Verwaltung von Büromaterialien und Beständen
• Unterstützung bei standortbezogenen Veranstaltungen und Aktivitäten

Administration & Operations:

Du stellst sicher, dass administrative Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren.

• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen
• Dokumentenmanagement, Ablage und Wiedervorlagen
• Unterstützung administrativer Prozesse, bspw. in den Bereichen HR, Finance und Qualitätsmanagement
• Mitarbeit bei standortübergreifenden Organisations- und Verwaltungsthemen

IT- & Onboarding-Koordination:

Du unterstützt organisatorische Themen rund um die technische Ausstattung und den Start neuer Kolleg:innen.

• Koordination von Hardware und Arbeitsmitteln
• Unterstützung bei On- und Offboardings
• Organisation von Arbeitsplatzausstattung und Zugängen

Standortübergreifende Zusammenarbeit:

Gemeinsam mit weiteren Kolleg:innen an jeweils anderen Standorten bildet Ihr ein Team und stellt die standortübergreifende Unterstützung der Organisation sicher.

• Enge Zusammenarbeit zwischen Augsburg, München und Frankfurt sowie Berlin und Düsseldorf
• Unterstützung standortübergreifender Projekte und Veranstaltungen
• Gemeinsame Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards
• Mind-Set: Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.
• Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.
• Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld.
• Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.
• Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.
• Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Frankfurt oder Augsburg. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.