Assistenz Team & Office (all genders)

Vindelici; Augsburg; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Job summary

Vindelici sucht eine Assistenz für das Team & Office in Augsburg, um administrative Abläufe zu koordinieren und zu unterstützen. Die Rolle umfasst die Organisation von Dienstreisen, das Büro-Management sowie die Unterstützung administrativer Prozesse im Team.

Ideale Kandidaten verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie gute Fähigkeiten in Microsoft Office. Die Position erfordert eine regelmäßige Präsenz am Standort für die enge Zusammenarbeit mit dem Team.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld, idealerweise im Beratungs-Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch.

Responsibilities

• Organisation und Koordination von Dienstreisen.
• Büroorganisation und Office Management.
• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen.
• Unterstützung administrativer Prozesse.

Skills

Organisation und Koordination

Kommunikationsfähigkeit

Zeitmanagement

Microsoft Office

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Job description

DEIN BEITRAG

Als Assistenz Team & Office (all genders) sorgst Du für reibungslose organisatorische und administrative Abläufe im Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine, Reisen und standortübergreifende Prozesse, unterstützt bei Projekten und Veranstaltungen und trägst zu einem professionellen Arbeitsumfeld an unseren Standorten bei.

Partner- & Team-Support: Du unterstützt unsere Partner:innen sowie Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und sorgst für effiziente Abläufe im Hintergrund.

• Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Reisekosten- und Spesenmanagement
• Termin- und Meetingorganisation
• Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenterminen
• Nachhalten organisatorischer Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Office & Standortmanagement: Du übernimmst die Verantwortung für die organisatorischen Abläufe und sorgst für ein professionelles Arbeitsumfeld - federführend an Deinem Standort sowie standortübergreifend.

• Büroorganisation und Office Management
• Koordination von Bestellungen und Einkaufsvorgänge
• Verwaltung von Büromaterialien und Beständen
• Unterstützung bei standortbezogenen Veranstaltungen und Aktivitäten

Administration & Operations: Du stellst sicher, dass administrative Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren.

• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen
• Dokumentenmanagement, Ablage und Wiedervorlagen
• Unterstützung administrativer Prozesse, bspw. in den Bereichen HR, Finance und Qualitätsmanagement
• Mitarbeit bei standortübergreifenden Organisations- und Verwaltungsthemen

IT- & Onboarding-Koordination: Du unterstützt organisatorische Themen rund um die technische Ausstattung und den Start neuer Kolleg:innen.

• Koordination von Hardware und Arbeitsmitteln
• Unterstützung bei On- und Offboardings
• Organisation von Arbeitsplatzausstattung und Zugängen

Standortübergreifende Zusammenarbeit: Gemeinsam mit weiteren Kolleg:innen an jeweils anderen Standorten bildet Ihr ein Team und stellt die standortübergreifende Unterstützung der Organisation sicher.

• Enge Zusammenarbeit zwischen Augsburg, München und Frankfurt sowie Berlin und Düsseldorf
• Unterstützung standortübergreifender Projekte und Veranstaltungen
• Gemeinsame Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards

DEIN SKILLSET

Mind-Set: Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.

Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.

Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld.

Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.

Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.

Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Augsburg. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.

WIR SIND VINDELICI ADVISORS.