Assistenz (m/w/d) Erlangen

I.K. Hofmann GmbH; Erlangen; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Übertarifliche Bezahlung

Flexible Arbeitszeiten

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Urlaubstage

Übernahmechance durch Kunden

Mitarbeiter werben Mitarbeiter Prämie

Persönliche Betreuung

Zusammenfassung

I.K. Hofmann GmbH sucht am Standort Erlangen eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie koordinieren komplexe Terminkalender, fungieren als zentrale Kontaktperson und planen Meetings, Reisen sowie Dokumentationen in einem dynamischen, internationalen Umfeld.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung und langjährige Erfahrung, beherrschen MS Office sicher und arbeiten proaktiv, strukturiert und verantwortungsvoll. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind Voraussetzung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung in relevanten Bereichen.
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung.
• Erfahrung in internationalen Teams und kulturelle Sensibilität.
• MS Office sicher beherrschen; Siemens-Anwendungen von Vorteil.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Detailgenauigkeit, proaktive und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Koordination komplexer Terminkalender, Priorisierung und Lösung von Terminkonflikten.
• Zentrale Kontaktperson für interne und externe Ansprechpartner.
• Planung von Meetings/Workshops inkl. Tagesordnungen, Raum- und Logistikorganisation sowie Protokollführung.
• Organisation von Dienstreisen (Flüge, Hotels, Visa) und Reisekostenabrechnungen.
• Unterstützung bei der Projektplanung, Verfolgung von Meilensteinen und Nachbereitung mit Stakeholdern.
• Gestaltung von Präsentationen, überwiegend in englischer Sprache.
• Bearbeitung von Bestellungen und Unterstützung bei Rechnungsprüfung.
• Allgemeine Bürotätigkeiten, Bestandsverwaltung und Korrespondenz in DE/EN.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kundenorientierung

Flexibilität

Kommunikation

Detailgenauigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung

Tools

MS Office

Siemens-Anwendungen

Jobbeschreibung

Experten. Talente. Persönlichkeiten.

Profitieren Sie bei Ihrer Jobsuche von unserer Expertise und einem starken Netzwerk attraktiver Unternehmen. Wir finden Ihren neuen Traumjob.

Sie sind ein Organisationstalent mit Herz und Köpfchen und behalten auch in einem dynamischen, internationalen Umfeld stets den Überblick? Für einen namhaften Kunden in Erlangen suchen wir eine erfahrene Assistenz, die mit Professionalität, Eigeninitiative und Fingerspitzengefühl überzeugt. Wenn Sie Ihre Stärken in einem abwechslungsreichen und anspruchsvollen Aufgabenfeld einbringen möchten,

Ihre Aufgaben :

• Koordination komplexer Terminkalender, Setzung von Prioritäten sowie Lösung von Terminkonflikten
• Funktion als zentrale Kontaktperson für ein breites Spektrum interner und externer Ansprechpartner
• Planung von Meetings und Workshops inkl. Erstellung von Tagesordnungen, Verwaltung von Einladungen und Teilnehmenden, Organisation von Räumen, Catering und Logistik sowie Dokumentation der Ergebnisse und Aktionspunkte
• Verantwortung für die Organisation von Dienstreisen (Flüge, Hotelreservierungen, Visa etc.) sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Administrative Unterstützung bei der Projektplanung, Verfolgung von Meilensteinen und Nachbereitung mit relevanten Stakeholdern
• Gestaltung und Bearbeitung von Präsentationen, vorwiegend in englischer Sprache
• Bearbeitung von Bestellungen und Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung unter Einhaltung interner Richtlinien
• Übernahme allgemeiner Bürotätigkeiten, darunter Bestandsverwaltung und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender, einschließlich der Bereitstellung von Materialien und organisatorischer Vorbereitung

Ihr Profil :

• Abgeschlossene Berufsausbildung sowie langjährige Berufserfahrung in einschlägigen Bereichen, z. B. in der strategischen Planung, als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung sowie im Umgang mit internen und externen Führungskräften
• Erfahrung in der Arbeit in internationalen Teams und ausgeprägte kulturelle Sensibilität
• Versierter Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Kenntnisse in Siemens-Anwendungen von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Nachweisliche Erfahrung im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen sowie ausgeprägte Detailgenauigkeit
• Proaktive, strukturierte und belastbare Arbeitsweise mit Freude am Lernen
• Planungs-, Organisations- und Kommunikationstalent, sicheres Auftreten, Eigeninitiative, Kundenorientierung, Flexibilität und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten

Ihr Vorteil:

• Übertarifliche Bezahlung
• Flexible Arbeitszeiten
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Urlaubstage
• Übernahmechance durch Kunden
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter Prämie
• Persönliche Betreuung

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.