Assistenz (m/w/d)

Universitätsklinikum Freiburg; Freiburg im Breisgau; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine anerkennungswürdige Institution der Gesundheitsversorgung in Freiburg sucht eine(n) Assistenz (m/w/d). Wir bieten eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Bereich Finanzen und Gremien. Sie unterstützen die Führungskräfte organisatorisch und administrativ, arbeiten mit SAP und digitalen Akten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 09.01.2026 kommen Sie in ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

Gleitende Arbeitszeiten

Telearbeit ('home office')

Ergänzende Altersvorsorge

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsdienst oder vergleichbaren Bereichen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auch in Englisch.
• Erfahrung mit elektronischen Akten ist von Vorteil.

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Führungskräfte.
• Digitalisierung und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs.
• Unterstützung der Beschaffungsprozesse im SAP-Workflow.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

MS Office-Kenntnisse

Organisationsgeschick

Teamverständnis

Flexibilität

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbar

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Die Fachbereiche Finanzen sowie Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg suchen zum nächstmöglichen Eintritt eine

Assistenz (m/w/d)

Wenn das service-, ergebnisorientierte und agile Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten!

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• organisatorische und administrative Unterstützung der für die Fachbereiche Finanzen und Gremien-Berufungen-Akademische Angelegenheiten verantwortlichen Leitungen und der jeweiligen Teams im Tagesgeschäft, durch selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz, Terminkoordination einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume, Wiedervorlagenmanagement
• eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des z.T. noch in Papierform eingehenden Postein- und –ausgangs und digitale Ablage in elektronische Akten
• Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten für die beiden Fachbereiche
• Unterstützung der Beschaffungsprozesse im digitalen SAP-Workflow
• Bedienen von Cloud- oder Serversystemen
• organisatorische und technische Unterstützung bei Sitzungen
• Erstellen von Protokollauszügen und professionellen Präsentationen
• kontinuierliche Pflege der Homepage der Fachbereiche
• administrative Begleitung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
• vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung
• Organisation von Dienstreisen

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
• ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
• sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
• Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten sind von Vorteil
• idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement sowie in der Homepagepflege
• Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichem Auftreten
• vorausschauende, engagierte, eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
• ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft

Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung nach TV-L E 8 möglich.

Unser Angebot:

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
• ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
• berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• gleitende Arbeitszeiten und z.T. Möglichkeit zur Telearbeit („home office“)
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis spätestens 09.01.2026 über das Online-Bewerbungsportal.

Die persönlichen Gespräche sind zeitlich kurz nach Ablauf der Bewerbungsfrist geplant.

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Medizinische Fakultät - Dekanatsverwaltung Bettina Abels – Fachbereichsleitung Gremien-Berufungen-Akdademische Angelegenheiten
Breisacher Straße 153, 79110 Freiburg

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