Assistenz im Büro (m/w/d)

Awex HR Consulting GmbH; Jülich; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gehalt TVöD Bund EG 5/6

39-Stunden-Woche

Flexibles Arbeitszeitmodell

30 Urlaubstage

Deutschlandticket

Parkmöglichkeiten

Zusammenfassung

Awex HR Consulting GmbH sucht eine kaufmännische Assistenz im Büro (m/w/d) in Jülich, Vollzeit unbefristet. Sie unterstützen das Vorstandssekretariat, übernehmen Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder und erledigen Terminplanung sowie Reisevorbereitung.

Zu den Aufgaben gehören Postbearbeitung, Erstellung von Schriftstücken und Präsentationen in Deutsch/Englisch. Enger Austausch mit Vorstandsbereichen und internen/externen Kontakten gehört dazu.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau für Büromanagement)
• Erste Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen, auch aus der Ausbildung heraus
• Freude an serviceorientierter Unterstützung und teamorientierter Zusammenarbeit
• Verbindliche Umgangsformen und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise, Belastbarkeit und hohe Vertrauenswürdigkeit

Aufgaben

• Übernahme von Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder
• Terminmanagement sowie Planung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Bearbeitung der Eingangspost sowie E-Mails in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung von Schriftstücken, Notizen, Präsentationen und interner sowie externer Korresponpondenz (Deutsch/Englisch)
• Enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen der Vorstandsbereiche sowie internen und externen Ansprechpartnern
• Administrative Unterstützung des Vorstandsbüros, z. B. bei Dienstreisegenehmigungen, Beschaffungen und der Vorbereitung von Sitzungen mit Vorstandsbeteiligung

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Serviceorientierung

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Assistenz im Büro (m/w/d)

Arbeitgeber: Awex HR Consulting GmbH

Stellung im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption zum 01.01.2026. Vollzeit, unbefristet. Standort: Jülich.

Berufsbezeichnung

Kaufmännische/r Assistent/in/Wirtschaftsassistent/in - Bürowirtschaft

Stellenbeschreibung

Sekretärin / Assistenz (m/w/d) im Vorstandssekretariat für eines der größten interdisziplinären Forschungszentren Europas. Aufgabe: Unterstützung der Vorstandsmitglieder im Tagesgeschäft und bei strategischen Vorgängen.

Ihre Aufgaben

• Übernahme von Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder
• Terminmanagement sowie Planung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Bearbeitung der Eingangspost sowie E-Mails in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung von Schriftstücken, Notizen, Präsentationen und interner sowie externer Korrespondenz (Deutsch/Englisch)
• Enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen der Vorstandsbereiche sowie internen und externen Ansprechpartnern
• Administrative Unterstützung des Vorstandsbüros, z. B. bei Dienstreisegenehmigungen, Beschaffungen und der Vorbereitung von Sitzungen mit Vorstandsbeteiligung

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau für Büromanagement)
• Erste Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen, auch aus der Ausbildung heraus
• Freude an serviceorientierter Unterstützung und teamorientierter Zusammenarbeit
• Verbindliche Umgangsformen und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise, Belastbarkeit und hohe Vertrauenswürdigkeit

Benefits

• Jahresgehalt 38.000 – 48.000 € brutto (angelehnt an EG 5/6 TVöD Bund)
• 39‑Stunden‑Woche (Montag bis Freitag)
• Flexible Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit (zwischen 7:00 und 18:00 Uhr)
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Deutschlandticket wird übernommen
• Gute Erreichbarkeit und Parkplätze am Standort

EEO

Unsere Stellenausschreibungen beziehen sich auf alle Geschlechter, Lebensmodelle und Biografien.