Assistenz im Büro (m/w/d)

Awex HR Consulting GmbH

Jülich

On-site

EUR 38,000 - 48,000

Full time

14 days+

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Benefits offered by this job

Gehalt TVöD Bund EG 5/6

39-Stunden-Woche

Flexibles Arbeitszeitmodell

30 Urlaubstage

Deutschlandticket

Parkmöglichkeiten

Job summary

Awex HR Consulting GmbH sucht eine kaufmännische Assistenz im Büro (m/w/d) in Jülich, Vollzeit unbefristet. Sie unterstützen das Vorstandssekretariat, übernehmen Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder und erledigen Terminplanung sowie Reisevorbereitung.

Zu den Aufgaben gehören Postbearbeitung, Erstellung von Schriftstücken und Präsentationen in Deutsch/Englisch. Enger Austausch mit Vorstandsbereichen und internen/externen Kontakten gehört dazu.

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau für Büromanagement)
Erste Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen, auch aus der Ausbildung heraus
Freude an serviceorientierter Unterstützung und teamorientierter Zusammenarbeit
Verbindliche Umgangsformen und professionelles Auftreten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise, Belastbarkeit und hohe Vertrauenswürdigkeit

Responsibilities

Übernahme von Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder
Terminmanagement sowie Planung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
Bearbeitung der Eingangspost sowie E-Mails in deutscher und englischer Sprache
Erstellung von Schriftstücken, Notizen, Präsentationen und interner sowie externer Korresponpondenz (Deutsch/Englisch)
Enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen der Vorstandsbereiche sowie internen und externen Ansprechpartnern
Administrative Unterstützung des Vorstandsbüros, z. B. bei Dienstreisegenehmigungen, Beschaffungen und der Vorbereitung von Sitzungen mit Vorstandsbeteiligung

Skills

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Serviceorientierung

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Stellendetails zu: Assistenz im Büro (m/w/d)

Arbeitgeber: Awex HR Consulting GmbH

Stellung im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption zum 01.01.2026. Vollzeit, unbefristet. Standort: Jülich.

Berufsbezeichnung

Kaufmännische/r Assistent/in/Wirtschaftsassistent/in - Bürowirtschaft

Stellenbeschreibung

Sekretärin / Assistenz (m/w/d) im Vorstandssekretariat für eines der größten interdisziplinären Forschungszentren Europas. Aufgabe: Unterstützung der Vorstandsmitglieder im Tagesgeschäft und bei strategischen Vorgängen.

Ihre Aufgaben

Übernahme von Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder
Terminmanagement sowie Planung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
Bearbeitung der Eingangspost sowie E-Mails in deutscher und englischer Sprache
Erstellung von Schriftstücken, Notizen, Präsentationen und interner sowie externer Korrespondenz (Deutsch/Englisch)
Enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen der Vorstandsbereiche sowie internen und externen Ansprechpartnern
Administrative Unterstützung des Vorstandsbüros, z. B. bei Dienstreisegenehmigungen, Beschaffungen und der Vorbereitung von Sitzungen mit Vorstandsbeteiligung

Ihre Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau für Büromanagement)
Erste Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen, auch aus der Ausbildung heraus
Freude an serviceorientierter Unterstützung und teamorientierter Zusammenarbeit
Verbindliche Umgangsformen und professionelles Auftreten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise, Belastbarkeit und hohe Vertrauenswürdigkeit

Benefits