Assistenz Hauptabteilungsleitungen (m/w/d)

Actana Consulting Services GmbH; München; On-site; EUR 60,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Homeoffice möglich

Relocation-Paket

Betriebliche Altersvorsorge

Fitnessangebot

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Actana Consulting Services GmbH in München sucht eine Assistenz der Hauptabteilungsleitungen (m/w/d) zur organisatorischen Entlastung des Managements vor Ort. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und steuern die interne sowie externe Korrespondenz eigenständig.

Zu den Aufgaben zählen Controlling der Personalkennzahlen, Pflege des Zeiterfassungssystems, Erstellung von Präsentationen und Excel-Übersichten sowie die Unterstützung bei neuen Prozessen und der Koordination von Gremien.

Qualifications

• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition
• Organisatorisches Geschick und strukturierte Arbeitsweise
• Souveräner Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Controlling und Pflege der Personalkennzahlen sowie Dokumentation von Personaländerungen
• Pflege des Zeiterfassungssystems
• Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen sowie Excel-Übersichten und -Auswertungen für Meetings
• Unterstützung bei Aufbau/Ausrollung neuer Methoden/Prozesse
• Koordination von Gremien und Regelterminen
• Terminkoordination und Moderation von Workshops
• methodische Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen
• Unterstützung in Projekttätigkeiten
• Unterstützung in markenübergreifender Abstimmung

Skills

Organisationstalent

MS Office

Deutsch (C1)

Englisch (C1)

Tools

MS Office

Excel

Job description

Aufgaben bei Actana Consulting Services GmbH

Bei der Actana Consulting Services GmbH unterstützen Sie als Assistenz der Hauptabteilungsleitungen (m/w/d) das Management direkt am Standort München. Sie übernehmen die organisatorische und administrative Entlastung im täglichen Geschäft, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und steuern die interne sowie externe Korrespondenz eigenständig.

Anforderungen an Sie

Sie bringen relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition mit und überzeugen durch organisatorisches Geschick sowie eine strukturierte Arbeitsweise. Ein souveräner Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt.

Ihr Start

In den ersten Monaten übernehmen Sie die vollständige Betreuung der alltäglichen Abläufe in den Hauptabteilungen, arbeiten sich in die internen Prozesse ein und optimieren bestehende Kommunikationsstrukturen.

• Controlling und Pflege der Personalkennzahlen, sowie Dokumentation der Personaländerungen
• Pflege des Zeiterfassungssystems
• Erstellen und Bearbeitung von Präsentationen sowie Excel-Übersichten und -Auswertungen für Meetings
• Unterstützung bei Aufbau/Ausrollung neuer Methoden/Prozesse
• Unterstützung in der Koordination von Gremien und Regelterminen
• Terminkoordination und Moderation von Workshops und Vorbereitung von Präsentationen
• methodische Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen
• Unterstützung in der markenübergreifenden Abstimmung
• Unterstützung in Projekttätigkeiten bei Bedarf

Leistungen und Vergütung

• Actana Consulting Services GmbH bietet Ihnen eine unbefristete Festanstellung bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden.
• Ihnen stehen 30 Tage Urlaub im Jahr zur Verfügung.
• Nutzen Sie das Fitnessabo für Ihre körperliche Fitness.
• Die betriebliche Altersvorsorge unterstützt Ihre finanzielle Absicherung im Alter.
• Ein Relocation Paket erleichtert Ihnen den Umzug nach München.
• Vergünstigungen für öffentliche Verkehrsmittel erleichtern Ihren täglichen Arbeitsweg.
• Ihnen steht die Möglichkeit zum Homeoffice offen.
• Nutzen Sie Angebote zur beruflichen Bildung für Ihre Weiterentwicklung.

Das jährliche Gehalt für diese Position liegt bei EUR 60,000–65,000.