Assistenz Family Office (m/w/d) 2 Jahre befristet

S.OLIVER GROUP; Rottendorf; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

Die S.OLIVER GROUP sucht eine sorgfältige Assistenz im Family Office, die geschäftliche und private Belange koordiniert. Sie planen Termine, organisieren Reisen inklusive Unterlagen, begleiten Veranstaltungen von der Idee bis zur Nachbereitung und kümmern sich um Beschaffung sowie Wartungseinsätze.

Voraussetzung ist eine kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung, ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie Hands-on-Mentalität und Loyalität.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung bevorzugt.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion und Loyalität.
• Organisationstalent und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Zentrale organisatorische Schnittstelle des Family Office – Koordination geschäftlicher und persönlicher Anliegen.
• Termine planen, Kalender pflegen, Reisen inklusive Buchungen und Unterlagen betreuen.
• Veranstaltungen und Events von der Idee bis Nachbereitung begleiten.
• Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen: Recherche, Angebot, Bestellung, termingerechte Lieferung.
• Wartungen, Instandhaltungen sowie Serviceeinsätze koordinieren; externe Partner steuern; administrative Aufgaben übernehmen.

Skills

Organisationstalent

Strukturiertes Arbeiten

Hands-on-Mentalität

Diskretion

Loyalität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Flexibilität

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

• Als zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Family Office sorgst du dafür, dass geschäftliche und persönliche Anliegen zuverlässig koordiniert werden und im Hintergrund alles reibungslos läuft
• Mit Weitblick organisierst und koordinierst du Termine, hältst Kalender aktuell und übernimmst die vollständige Planung von Reisen inklusive Buchungen, Reiseunterlagen und kurzfristiger Änderungen
• Veranstaltungen und Events begleitest du von der ersten Idee über die Abstimmung mit Locations und Dienstleistern bis hin zur Organisation und Nachbereitung
• Die Beschaffung unterschiedlichster Produkte und Dienstleistungen liegt ebenfalls in deiner Hand, von der Recherche und dem Angebotsvergleich bis zur Bestellung und termingerechten Lieferung
• Darüber hinaus koordinierst du Wartungen, Instandhaltungen sowie Serviceeinsätze, steuerst externe Partner und Dienstleister und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben eigenständig und zuverlässig
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion bilden die ideale Grundlage für diese Position
• Besonders willkommen ist Erfahrung aus einem Family oder Private Office, der gehobenen Hotellerie, einem Reisebüro, dem Eventmanagement oder einem vergleichbaren serviceorientierten Umfeld
• Mit ausgeprägtem Organisationstalent, einer strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise sowie echter Hands-on-Mentalität behältst du auch bei kurzfristigen oder ungewöhnlichen Anliegen den Überblick
• Absolute Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich, gleichzeitig überzeugst du durch ein souveränes, freundliches Auftreten, hohe Dienstleistungsorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem kleinen professionellen, aber familiären Team
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office runden dein Profil ab, ergänzt durch Flexibilität für gelegentliche Wochenendeinsätze nach Absprache und idealerweise einen Führerschein der Klasse B

DAS ERWARTET DICH

• Als zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Family Office sorgst du dafür, dass geschäftliche und persönliche Anliegen zuverlässig koordiniert werden und im Hintergrund alles reibungslos läuft
• Mit Weitblick organisierst und koordinierst du Termine, hältst Kalender aktuell und übernimmst die vollständige Planung von Reisen inklusive Buchungen, Reiseunterlagen und kurzfristiger Änderungen
• Veranstaltungen und Events begleitest du von der ersten Idee über die Abstimmung mit Locations und Dienstleistern bis hin zur Organisation und Nachbereitung
• Die Beschaffung unterschiedlichster Produkte und Dienstleistungen liegt ebenfalls in deiner Hand, von der Recherche und dem Angebotsvergleich bis zur Bestellung und termingerechten Lieferung
• Darüber hinaus koordinierst du Wartungen, Instandhaltungen sowie Serviceeinsätze, steuerst externe Partner und Dienstleister und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben eigenständig und zuverlässig

DAS BRINGST DU MIT

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion bilden die ideale Grundlage für diese Position
• Besonders willkommen ist Erfahrung aus einem Family oder Private Office, der gehobenen Hotellerie, einem Reisebüro, dem Eventmanagement oder einem vergleichbaren serviceorientierten Umfeld
• Mit ausgeprägtem Organisationstalent, einer strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise sowie echter Hands-on-Mentalität behältst du auch bei kurzfristigen oder ungewöhnlichen Anliegen den Überblick
• Absolute Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich, gleichzeitig überzeugst du durch ein souveränes, freundliches Auftreten, hohe Dienstleistungsorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem kleinen professionellen, aber familiären Team
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office runden dein Profil ab, ergänzt durch Flexibilität für gelegentliche Wochenendeinsätze nach Absprache und idealerweise einen Führerschein der Klasse B

ÜBER UNS

Wir sind ein unternehmerisch geprägtes Family Office, das auf langfristiges Denken, Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit setzt. Unsere Arbeit ist geprägt von kurzen Entscheidungswegen, einer offenen Feedbackkultur und einem respektvollen Miteinander. Als kleines, professionelles Team übernehmen wir Verantwortung für vielfältige kaufmännische, organisatorische un persönliche Anliegen – stets mit dem Anspruch, hochwertige Ergebnisse zu liefern und gemeinsam zu wachsen. Wir suchen eine Persönlichkeit, die Freude daran hat, im Hintergrund die Fäden zusammenzuhalten, und sich langfristig eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in unserem Family Office vorstellen kann.

DEINE BEWERBUNG

Wir freuen uns über deine vollständige Online-Bewerbung. Deine Bewerbung wird innerhalb der S.OLIVER GROUP und dem Family Office bearbeitet.