Head of Family Office

FUTRUE; München; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Job summary

FUTRUE sucht eine erfahrene Executive Assistant bzw. Family Office Assistant, die das Family Office zentral koordiniert und eng mit dem internationalen CEO zusammenarbeitet.

Sie planen private und geschäftliche Reisen, erstellen Briefings, Vorlagen und Budgetübersichten, behalten Termine und Kennzahlen im Blick und fungieren als Bindeglied zu Banken, Steuerberatern und Rechtsanwälten.

Qualifications

• Mindestens 6 Jahre relevante Berufserfahrung im gehobenen Umfeld.
• Erstellung und Pflege von Budgets, Kostenübersichten und Auswertungen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Prioritätenmanagement.
• Diskretion bei sensiblen Informationen.
• Souveränes Auftreten, Serviceorientierung und Stressresistenz.
• Kommunikationsstärke, Belastbarkeit und Teamfähigkeit.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C1); Französisch ist Plus.
• IT-Kompetenz, sicherer Umgang mit Office-Anwendungen.

Responsibilities

• Übernahme der Gesamtverantwortung für das Family Office und Gestaltung von Abläufen.
• Planung und Organisation von privaten und geschäftlichen Reisen sowie Veranstaltungen.
• Erste Ansprechperson: schnell, verlässlich und lösungsorientiert.
• Termin- und Prioritätenmanagement in Absprache mit dem Assistenzteam.
• Aufbereitung von Familienentscheidungen: Briefings, Vorlagen, Zusammenfassungen.
• Übersichtspflege zu Kosten, Kennzahlen und Budgets.
• Kontrolle von Budgets und Ausgabenübersichten, Abweichungen melden.
• Bindeglied zu externen Partnern wie Banken, Steuerberatern und Rechtsanwälten.

Skills

Executive Assistant

Family Office

Budgeting

Discretion

Office IT

Tools

MS Office

Job description

Über uns

FUTRUE ist mehr als eine international ausgerichtete Healthcare-Gruppe! Mit mittlerweile über 20 Unternehmen und mehr als 90 Arzneimittelzulassungen sind wir u.a. in den Bereichen Brain-Computer-Interfaces, Mikrobiomtherapie, innovative Schmerztherapien sowie chemiefreie Arzneimittel weltweit führend. Zahlreiche unserer Unternehmen, darunter z.B. FUTRUE Neurosciences, SYNformulas, Vertanical und PharmaSGP, gehören zu den weltweit am schnellsten wachsenden Healthcare-Unternehmen. Um diesen Erfolg fortzuführen, setzen wir auf eine neue Generation dynamischer Talente, die den Mut haben, ungewohnte Wege zu gehen. Unser Ziel, so vielen Menschen wie möglich ein neues Leben zu schenken!

Über uns

FUTRUE ist mehr als eine international ausgerichtete Healthcare-Gruppe! Mit mittlerweile über 20 Unternehmen und mehr als 90 Arzneimittelzulassungen sind wir u.a. in den Bereichen Brain-Computer-Interfaces, Mikrobiomtherapie, innovative Schmerztherapien sowie chemiefreie Arzneimittel weltweit führend. Zahlreiche unserer Unternehmen, darunter z.B. FUTRUE Neurosciences, SYNformulas, Vertanical und PharmaSGP, gehören zu den weltweit am schnellsten wachsenden Healthcare-Unternehmen. Um diesen Erfolg fortzuführen, setzen wir auf eine neue Generation dynamischer Talente, die den Mut haben, ungewohnte Wege zu gehen. Unser Ziel, so vielen Menschen wie möglich ein neues Leben zu schenken!

Deine Mission bei uns

Hier wartet kein Tagesablauf wie jeder andere. Du bist die Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen: Du hältst das Family Office zusammen, denkst einen Schritt voraus und sorgst dafür, dass sich unser international tätiger CEO voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren kann. Wenn Organisationstalent, Diskretion und ein gutes Gespür für Zahlen auf Dich zutreffen, bist Du hier genau richtig.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Gesamtverantwortung für das Family Office und gestaltest Abläufe und Strukturen aktiv mit.
• Du planst und organisierst private und geschäftliche Reisen sowie Veranstaltungen.
• Du bist die erste Ansprechperson: schnell, verlässlich und mit dem Anspruch, jedes Anliegen zur vollsten Zufriedenheit zu lösen.
• Du behältst Termine und Prioritäten im Blick, jonglierst mit Kalendern und stimmst Dich eng mit dem Assistenzteam ab.
• Du bereitest Entscheidungen der Familie so auf, dass sie klar, schnell und fundiert getroffen werden können: mit Briefings, Vorlagen und prägnanten Zusammenfassungen.
• Du behältst die Zahlen im Griff: Du pflegst Übersichten, planst laufende Kosten und machst Kennzahlen verständlich.
• Du erstellst und kontrollierst Budgets und Ausgabenübersichten, prüfst Zahlen auf Plausibilität und meldest Abweichungen, bevor sie zum Problem werden.
• Du bist das Bindeglied zu externen Partnern wie Banken, Steuerberatern und Rechtsanwälten: Du bereitest Termine und Unterlagen vor und verfolgst die Ergebnisse konsequent nach.

Dein Profil

• Du bringst mindestens 6 Jahre relevante Berufserfahrung als Executive Assistant oder Family Office Assistant im gehobenen Umfeld mit.
• Zahlen sind für Dich kein Hindernis, sondern ein Werkzeug: Du erstellst und pflegst Budgets, Kostenübersichten und Auswertungen und erkennst Auffälligkeiten sofort.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, arbeitest strukturiert und setzt Prioritäten souverän, selbst wenn sich Anforderungen kurzfristig ändern.
• Diskretion ist für Dich selbstverständlich. Du gehst verantwortungsvoll mit hochsensiblen Informationen um und genießt das Vertrauen, das damit einhergeht.
• Du trittst souverän und professionell auf, bist serviceorientiert und behältst auch in stressigen Momenten einen klaren Kopf.
• Du bist kommunikationsstark, belastbar und teamorientiert.
• Du sprichst verhandlungssicher Deutsch und Englisch (mindestens C1); Französischkenntnisse sind ein Plus.
• Du bist IT-affin und sicher im Umgang mit Office-Anwendungen.

Unser Versprechen

Wir setzen Dinge um – und das schnell! Dich erwartet ein Top-Management-Board von hochklassigen Unternehmern, früheren Beratern und erfahrenen Industrie-Größen. Wir bieten Dir das Umfeld, in dem Du Dich persönlich und beruflich beispiellos weiterentwickeln kannst.

• Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Anzeige die männliche Form verwendet. Sie bezieht sich ausdrücklich auf alle Geschlechter (w/m/d).