Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (m/w/d)

ADAC Nordbaden e.V.; Eggenstein-Leopoldshafen; Vor Ort; EUR 50.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Regionalclub im Mobilitätsbereich sucht eine Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung in einer abwechslungsreichen Position mit Verantwortung für die Kommunikation und Organisation. Ideale Bewerber haben eine kaufmännische Ausbildung sowie mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Assistenz. Zu den Angeboten gehören eine überdurchschnittliche Vergütung, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbung unter Angabe der Kennziffer 15492 wird erwartet.

Leistungen

Überdurchschnittliche Vergütung

30 Tage Urlaub

Individuelle Weiterbildung

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Vorstand/Geschäftsführung.
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, inklusive sicherer Protokollführung.

Aufgaben

• Steuerung der Kommunikation im Namen des Vorstands.
• Selbstständige Organisation des Vorstandssekretariats.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen.

Kenntnisse

Organisationsvermögen

Ausdrucksfähigkeit in Deutsch

Kenntnisse in Microsoft 365

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft PowerPoint

Microsoft Excel

Microsoft Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)

Der Regionalclub ADAC Nordbaden e.V. wurde 1947 gegründet. Mittlerweile arbeiten über 130 Mitarbeitende in unseren fünf Geschäftsstellen in Nordbaden. Hier kümmern wir uns um die Themen Mobilität, Reise & Urlaub, Versicherungen und natürlich die ADAC Mitgliedschaft. Wir legen Wert auf Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Ihre Aufgaben

• Steuerung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung; Einhaltung der Kommunikationsvorgaben
• Selbstständige Organisation des Vorstands- und Geschäftsführungssekretariats inkl. Termin-, Fristen- und Sitzungskoordination (Kalender, Reisen, Besucher)
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen/Gremien (Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle); Pflege des Beschlussregisters und konsequentes Follow-up
• Organisation und Begleitung von Mitgliederversammlung, Hauptversammlung und weiteren Gremiensitzungen (Logistik, Dienstleistersteuerung, Budgetrahmen)
• Zentrale Betreuung der Ortsclubs in enger Zusammenarbeit mit dem Hauptamt (Ansprechstelle, Informationsfluss, Termin- und Dokumentenmanagement)
• Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Betriebsfeiern
• Dokumenten- und Informationsmanagement (Teams/SharePoint/DMS); Erstellung von Vorlagen und Präsentationen
• Standardisierung von Abläufen (Checklisten, Vorlagen) sowie Reporting an Vorstand/Geschäftsführung
• Schnittstellenmanagement zu Ehrenamt, Bereichen und externen Partnern

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion – idealerweise im Umfeld von Vorstand/Geschäftsführung/Gremien
• Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen, proaktive und präzise Arbeitsweise
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; sichere Protokollführung und Beschlussverfolgung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint); Erfahrungen mit DMS/Event-Tools von Vorteil
• Souveränes, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Haupt- und Ehrenamt; hohe Loyalität, Diskretion und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen am Abend/Wochenende im Rahmen von Gremien/Veranstaltungen

Wir bieten

• Überdurchschnittliche Vergütung und Honorierung zusätzlicher Qualifikationen
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Individuelle Weiterbildung: Schulungen, Weiterbildungen und Führungskräftetrainings
• Flexible Arbeitszeitmodelle und moderner, ergonomischer Arbeitsplatz
• Betriebliche Altersvorsorge mit finanziellen Zuschüssen
• Mitarbeiterrabatte: Vergünstigungen auf ADAC-Leistungen, partnerspezifische Preisvorteile und hohe Rabatte bei Reiseveranstaltern

Unser Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Onlinebewerbung unter Angabe der Kennziffer 15492. Bei Fragen hilft Ihnen Frau Bettine Walzer unter der Nummer [phone] gerne weiter.

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