Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Heidelberg Engineering; Heidelberg; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmenfahrrad zur privaten Nutzung

Fitnesszuschuss

Betriebliche Altersversorgung

Kostenzuschuss zum Jobticket

Wöchentlicher Obstkorb

Job summary

Heidelberg Engineering sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur eigenverantwortlichen Organisation und Unterstützung der Geschäftsleitung. Zu Ihren Aufgaben gehören Terminmanagement, Sitzungs- und Veranstaltungsorganisation sowie die Erstellung von Berichten und Präsentationen.

Sie arbeiten eng mit internen Stakeholdern zusammen, bringen starke Organisationsfähigkeiten und Diskretion mit und unterstützen HR- sowie bereichsübergreifende Projekte.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz auf Management-/Geschäftsführungsebene wünschenswert.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationskompetenz sowie Eigeninitiative.

Responsibilities

• Organisation, Koordination und administrative Unterstützung der Geschäftsführung sowie der Mitglieder der Geschäftsleitung.
• Selbstständige Steuerung des Termin-, Kalender- und Wiedervorlagenmanagements.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Management-Meetings und Veranstaltungen.
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Auswertungen.
• Allgemeine Office-Management-Aufgaben und Ansprechpartner für Stakeholder im Umfeld der Geschäftsleitung.

Skills

Sprachkenntnisse Deutsch

Sprachkenntnisse Englisch

Selbstständigkeit

Organisationskompetenz

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

• Organisation, Koordination und administrative Unterstützung der Geschäftsführung sowie der Mitglieder der Geschäftsleitung
• Selbstständige Steuerung des Termin-, Kalender- und Wiedervorlagenmanagements
• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Management-Meetings und Veranstaltungen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Auswertungen
• Eigenverantwortliche Erledigung der internen und externen Korrespondenz
• Reisemanagement einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Reisekostenabrechnungen
• Organisation und Koordination bereichsübergreifender Themen und Sonderaufgaben
• Allgemeines Office-Management sowie Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe
• Ansprechpartner (m/w/d) für interne und externe Stakeholder im Umfeld der Geschäftsleitung
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im HR-Bereich
• Mitarbeit in kleineren HR- und Organisationsprojekten
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsleitungs- oder Geschäftsführungsebene
• Erfahrung in einem international ausgerichteten Unternehmensumfeld, idealerweise in der Medizintechnik-Branche
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationskompetenz sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anforderungen souverän Prioritäten zu setzen
• Hohe Belastbarkeit sowie ein professioneller und gelassener Umgang mit wechselnden Aufgaben und kurzfristigen Anforderungen
• Absolute Diskretion, Loyalität und Integrität
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Sicheres Gespür für unterschiedliche Persönlichkeiten, Hierarchieebenen und vertrauliche Themen
• Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten zur Vereinbarung der Work-Life-Balance
• Flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis
• Firmenfahrrad zur privaten Nutzung im Rahmen eines Bikeleasing-Angebots
• Fitnesszuschuss für Pfitzenmeier, Venice Beach, FitBase und Urban Sports Club
• Attraktive, leistungsorientierte Vergütung
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine digitale Lernplattform
• Kostenzuschuss zum Jobticket
• Betriebliche Altersversorgung
• Wöchentlicher Obstkorb sowie kostenfreie Getränke wie Wasser, Kaffee und Tee vor Ort
• Parkmöglichkeiten sowie Fahrradkeller
• Präsente zu Firmenjubiläen
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen
• Vielzahl von Rabatten beim Onlineshopping durch Corporate Benefits