Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant

BaehrBots GmbH; Dresden; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Wettbewerbsfähiges Gehalt

KI-Agenten als Kollegen

26 Tage Urlaub

MacBook und Firmen-SIM-Karte

Weiterbildungsbudget

Flexible Arbeitszeiten

Moderner Arbeitsplatz in Dresden

Job summary

BaehrBots in Dresden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung mit Allround-Profil. Sie sind die organisatorische Schaltzentrale, behalten Finanzen, Verträge, Personal und Behörden im Blick und erinnern die Geschäftsführung proaktiv an Termine und Fristen.

Unsere KI-Agenten unterstützen Sie bei Routineaufgaben, damit nichts verloren geht. Zu Ihren Aufgaben zählen Korrespondenz, Kalender-Management, Buchhaltungsvorbereitung, Zahlungsverkehr, Vertrags-Überwachung und Personalthemen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Betriebswirtschaftslehre oder eine kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder im Office-Management
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr; sicherer Umgang mit Zahlen
• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack
• Absolute Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Allround-Mentalität: proaktiv denken und auch parallel Themen koordinieren
• Englischkenntnisse sind ein Plus; Erfahrung mit DATEV ist wünschenswert

Responsibilities

• Kommunikation: Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon; Ansprechposition für Partner, Kunden, Dienstleister, Banken und Behörden; Kontakte im CRM pflegen
• Prioritäten & Fristen: Offene Themen, Zusagen und Fristen im Blick behalten und rechtzeitig erinnern
• Kalender & Meetings: Termin- und Zeitmanagement der Geschäftsführung; Vor- und Nachbereitung von Meetings; Protokolle
• Buchhaltung & Zahlungsverkehr: DATEV pflegen; Belege zuordnen; Eingangs-/Ausgangsrechnungen prüfen; Zahlungseingänge/-ausgänge überwachen
• Finanzübersichten: Monatsberichte und Abstimmung mit Steuerberater, Lohnbüro und Banken
• Verträge & Compliance: Vertragsverwaltung; Fristen überwachen; Datenschutz- & Compliance-Unterlagen pflegen
• Behörden, Prüfungen & Förderung: Unterlagen für Finanzamt, Zoll; Förder- und Finanzierungsanträge unterstützen
• Personal: Bewerbungsprozesse, On-/Offboarding, Personalakten pflegen, Urlaubs- und Arbeitszeitübersichten, Lohnabrechnung vorbereiten
• Reisen & Events: Reisen planen, buchen und abrechnen; Team-Events und Partnertreffen organisieren
• Office, IT & Einkauf: Post, Bestellungen, Dienstleister, Firmenfahrzeuge, Hardware- und Softwarelizenzen
• Unterlagen & Projekte: Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Recherchen, Ablage nach Firmenkonvention, Aufgaben-Nachverfolgung über alle Teams hinweg

Skills

Allround-Talent

Organisationstalent

Kommunikation

Zahlenverständnis

Diskretion

Education

Bachelor, Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Slack

DATEV

CRM

Job description

Über uns

BaehrBots ist ein Energiehandelsunternehmen aus Dresden. Als direktes Mitglied der EPEX SPOT handeln wir Strom mit unserem selbst entwickelten Algotrader und bauen parallel eigene Batteriespeicherprojekte auf. Auch unsere KI-Agenten haben wir selbst entwickelt: Sie unterstützen uns rund um die Uhr, von der Finanzübersicht über die Qualitätskontrolle bis zur Koordination im Team. Bei uns erleben Sie echtes Start-up-Leben: ein internationales Team, Innovation statt Bürokratie und Ideen, die direkt in der Praxis ankommen.

Ihre Rolle

Sie sind die rechte Hand des Geschäftsführers und die organisatorische Schaltzentrale von BaehrBots. Als Organisationstalent mit Allround-Profil behalten Sie alle Bereiche im Blick, von Finanzen und Verträgen über Personal bis zu Behörden und Office. Sie erinnern die Geschäftsführung proaktiv an alles, was im Tagesgeschäft untergehen könnte, und sorgen dafür, dass Termine, Fristen und Prioritäten verlässlich sitzen. Unsere KI-Agenten nehmen Ihnen dabei Routine ab, etwa indem sie fehlende Belege automatisch melden. Sie sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.

Aufgaben

Ihre Aufgaben

• Kommunikation: Sichten und Vorbereiten der Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon, Entwürfe und Antworten; erste Anlaufstelle für Partner, Kunden, Dienstleister, Banken und Behörden; Pflege unserer Kontakte im CRM
• Prioritäten & Fristen: Sie behalten offene Themen, Zusagen und Fristen im Blick und erinnern die Geschäftsführung rechtzeitig, bevor etwas liegen bleibt
• Kalender & Meetings: Termin- und Zeitmanagement der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle, Nachhalten von Beschlüssen
• Buchhaltung & Zahlungsverkehr: Laufende Pflege von DATEV, Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu den Transaktionen, Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, offene Posten und Mahnwesen
• Finanzübersichten: Zahlungs- und Liquiditätsübersichten sowie monatliche Auswertungen für die Geschäftsführung; Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbüro und Banken
• Verträge & Compliance: Vertragsverwaltung, Überwachung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Meldefristen, Versicherungen, Unterschriftenmappen, Pflege von Datenschutz- und Compliance-Unterlagen
• Behörden, Prüfungen & Förderung: Zusammenstellen von Unterlagen für Finanzamt, Zoll und andere Behörden; Unterstützung bei Förder- und Finanzierungsanträgen
• Personal: Organisation von Bewerbungsprozessen, On- und Offboarding, Pflege der Personalakten, Urlaubs- und Arbeitszeitübersichten, Vorbereitung der Lohnabrechnung
• Reisen & Events: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen; Organisation von Team-Events, Partnertreffen und Messebesuchen
• Office, IT & Einkauf: Post, Bestellungen, Dienstleister, Firmenfahrzeuge, Hardware und Softwarelizenzen
• Unterlagen & Projekte: Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Recherchen, Ablage nach Firmenkonvention und Nachverfolgung von Aufgaben über alle Teams hinweg

Qualifikation

Ihr Profil

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Betriebswirtschaftslehre oder einem vergleichbaren Fach, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office‑Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr sowie ein sicherer Umgang mit Zahlen
• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Sehr sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack
• Absolute Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Allround-Mentalität: Sie denken mit, arbeiten proaktiv und behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Klare, ehrliche Kommunikation und ein sicheres Gespür für die Grenze zwischen „erledigen“ und „erst rückfragen“

Ein Plus

• Englischkenntnisse
• Praxiserfahrung mit DATEV
• Erfahrung in einem regulierten Umfeld (Energie, Finanzen, Recht, Beratung)
• Erfahrung mit Behörden, Notariaten und Steuerberatung
• Erfahrung mit KI‑gestützten Werkzeugen und Freude daran, Routinearbeit zu automatisieren
• Führerschein Klasse B

Benefits

Was wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalt mit echter Perspektive: Je nach Leistung sind Boni, Gehaltserhöhungen und Beförderungen möglich
• Eine Schlüsselrolle mit Einblick in alle Bereiche eines wachsenden Energieunternehmens
• KI-Agenten als Kollegen, die Ihnen Routinearbeit abnehmen
• Viel Raum für Entwicklung: persönlich und fachlich, mit monatlichen Entwicklungsgesprächen und klaren Zielen
• Weiterbildungsbudget und Zeit für Fortbildung, ob Sprachkurs, KI‑Werkzeuge oder Assistenz‑Zertifikat: alles, was Sie weiterbringt
• Workshops, Messen und Konferenzen, z. B. ees Europe in München, E‑world in Essen oder WeAreDevelopers World Congress in Berlin
• 26 Tage Urlaub, sechs Tage mehr als gesetzlich vorgeschrieben
• MacBook und Firmen‑SIM‑Karte mit unbegrenztem Datenvolumen bei voller Geschwindigkeit, beides auch zur privaten Nutzung
• Internationales, hochmotiviertes Team mit regelmäßigen Team-Events
• Flexible Arbeitszeiten
• Moderner Arbeitsplatz in zentraler, gut angebundener Lage in Dresden