Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (m/w/d)

JakobStrehlow.de; Kiel; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Urlaubstage 30

Geburtstag freier Tag halber

Weiterbildungsbudget 1000€

MacBook & iPhone

Corporate Benefits

Team Events

Job summary

Strehlow Media in Kiel sucht eine*n kaufmännische*n Allrounder*in, der/die unsere vorbereitende Buchhaltung übernimmt, mit DATEV arbeitet und das Office Management als zentrale Schnittstelle steuert.

Sie organisieren Verträge, Dokumente, Reisen und Meetings, verbessern Abläufe und treiben Automatisierung mit Tools wie Make, Zapier, n8n und AI voran. Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise sind gewünscht.

Qualifications

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Responsibilities

• Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater.
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen, hochladen und das Ganze automatisieren.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren; Debitoren-/Kreditorenthemen betreuen.
• Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt.
• Du bist organisatorischer Mittelpunkt unseres Kieler Büros.
• Allgemeine Büroorganisation, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Verträge/Documente/Ordnerpflege.
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten; Events mitorganisieren.
• Prozesse hinterfragen und interne Abläufe durch Make, Zapier, n8n/AI automatisieren

Skills

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

strukturierte Arbeitsweise

selbstständiges Arbeiten

Education

kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

DATEV

Make

Zapier

n8n

AI Tools

Job description

Du liebst Ordnung, denkst mit und fragst dich bei wiederkehrenden Aufgaben eher „Wie kann ich das automatisieren?“ als „Wann mache ich das nächsten Monat wieder?“ Dann könnte das ziemlich gut passen.

Wir sind Strehlow Media, eine Performance-Marketing-Agentur aus Kiel. Unser Team besteht überwiegend aus Spezialisten für Paid Social, Performance Marketing, Creative, Tracking und weitere digitale Disziplinen.

Was uns jetzt fehlt, ist die Person, die alles drumherum zusammenhält.

Wir suchen deshalb jemanden, der unsere kaufmännischen und organisatorischen Themen eigenständig übernimmt: von DATEV und vorbereitender Buchhaltung über Office Management und administrative Aufgaben bis hin zur Verbesserung und Automatisierung der eigenen internen Prozesse in der Buchhaltung.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Unternehmen im Hintergrund genauso gut funktioniert wie unsere Arbeit für unsere Kunden.

Aufgaben

Buchhaltung & Finance

Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater.

Dazu gehören unter anderem:

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen
• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

Office Management

Du bist gleichzeitig der organisatorische Mittelpunkt unseres Kieler Büros.

Zum Beispiel:

• allgemeine Büroorganisation
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren
• Versicherungen und administrative Themen begleiten
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten
• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren
• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

Prozesse, Automatisierung & AI

Gemeinsam wollen wir unsere internen Prozesse immer weiter automatisieren und vereinfachen. Das können einfache Vorlagen sein, bessere Prozesse oder Automatisierungen mit Tools, AI und Schnittstellen.

Zum Beispiel:

• keine Angst vor neuen Tools haben
• sehr digital arbeiten
• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen
• Prozesse hinterfragen
• wiederkehrende Arbeit erkennen

Qualifikation

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen.

Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Erfahrung mit Make, Zapier, n8n, ChatGPT oder anderen Automatisierungstools ist ein Plus, aber kein Muss.

Viel wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich darin einzuarbeiten und deine eigenen Prozesse immer weiter zu verbessern.

Benefits

• 30 Urlaubstage zum Start – anschließend jedes Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag bis maximal 34 Tage
• An deinem Geburtstag einen halben Tag frei
• 25 € Edenred-Guthaben jeden Monat steuerfrei
• Mindestens 1.000 € Weiterbildungsbudget pro Jahr, vertraglich zugesichert
• Moderne Apple-Ausstattung mit MacBook, iPhone und allem, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst
• Corporate Benefits & Benefits-me mit zahlreichen Mitarbeiterrabatten
• Mindestens zwei Teamevents pro Jahr sowie gemeinsame Workations
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Prozesse und deinen Arbeitsbereich selbst zu gestalten
• Kurze Kommunikationswege über Slack statt unnötiger E-Mail-Ketten und Konzernbürokratie
• Ein Umfeld, in dem Weiterbildung, neue Technologien, AI und das Ausprobieren neuer Lösungen ausdrücklich erwünscht sind
• Ein kleines Team mit direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Klingt nach dir?