ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG & VERWALTUNG

Caricatura e.V.; Kassel; Hybrid; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Job summary

Die Caricatura Galerie in Kassel sucht eine engagierte Persönlichkeit zur Assistenz der Geschäftsführung und Verwaltung. In dieser vielseitigen Position laufen viele organisatorische Fäden zusammen: Sie unterstützen die Geschäftsführung, sichern einen reibungslosen Verwaltungsbetrieb und wirken an der Organisation von Ausstellungen, Veranstaltungen und Projekten mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Koordination externer Dienstleister, Protokollführung bei Sitzungen, Rechnungsprüfung,

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsbereich.
• Kenntnisse im Rechnungswesen.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Zeitmanagement.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Verwaltungsprozessen.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Serviceorientierung.

Responsibilities

• Sicherstellung eines geordneten Büro- und Verwaltungsbetriebs.
• Koordination externer Dienstleister:innen und Ansprechpartner:innen.
• Unterstützung des Teams im organisatorischen Tagesgeschäft.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung.
• Mitarbeit bei Projekten und Sonderaufgaben.
• Vorbereitung von Unterlagen für externe Buchhaltung.
• Rechnungsprüfung und administrative Zahlungsabwicklung.
• Pflege von Finanzunterlagen sowie Budget- und Liquiditätsübersichten.
• Unterstützung bei administrativen Personalprozessen.
• Kommunikation mit Steuerberatung, Sozialversicherungsträgern und externen Stellen.
• Organisatorische Unterstützung bei Ausstellungen und Veranstaltungen.
• Reise-, Unterkunfts- und Cateringorganisation.
• Kommunikation mit Künstler:innen und Projektpartner:innen.
• Mitarbeit bei Fördermittelanträgen, Verwendungsnachweisen und Projektdokumentationen.
• Unterstützung im Galerie- und Veranstaltungsbetrieb sowie bei Besucher:innenservices.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Assistenz/Verwaltung

Rechnungswesen

Organisation

MS Office

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die Caricatura Galerie zeigt in drei bis fünf großen Ausstellungen pro Jahr Arbeiten aus den Bereichen Cartoon, Karikatur und Komische Malerei. Im Laufe ihrer Geschichte hat sie sich zu einem bedeutenden Netzwerkzentrum für die Komische Kunst entwickelt und ist heute in allen relevanten Bereichen der Präsentation, Vermittlung und Organisation tätig.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für die Assistenz der Geschäftsführung und Verwaltung. In dieser vielseitigen Position laufen viele organisatorische Fäden zusammen. Sie unterstützen die Geschäftsführung, sorgen für einen reibungslosen Verwaltungsbetrieb und wirken an der Organisation von Ausstellungen, Veranstaltungen und Projekten mit.

AUFGABEN

VERWALTUNG UND ORGANISATION

• Sicherstellung eines geordneten Büro- und Verwaltungsbetriebs
• Koordination externer Dienstleister:innen und Ansprechpartner:innen
• Unterstützung des Teams im organisatorischen Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung
• Mitarbeit bei Projekten und Sonderaufgaben

FINANZEN UND PERSONALADMINISTRATION

• Vorbereitung von Unterlagen für die externe Buchhaltung
• Rechnungsprüfung und administrative Zahlungsabwicklung
• Pflege von Finanzunterlagen sowie Budget- und Liquiditätsübersichten
• Unterstützung bei administrativen Personalprozessen
• Kommunikation mit Steuerberatung, Sozialversicherungsträgern und weiteren externen Stellen

AUSSTELLUNGEN, VERANSTALTUNGEN UND PROJEKTE

• Organisatorische Unterstützung bei Ausstellungen und Veranstaltungen
• Reise-, Unterkunfts- und Cateringorganisation
• Kommunikation mit Künstler:innen und Projektpartner:innen
• Mitarbeit bei Fördermittelanträgen, Verwendungsnachweisen und Projektdokumentationen
• Unterstützung im Galerie- und Veranstaltungsbetrieb sowie bei Besucher:innenservices

PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsbereich
• Kenntnisse im Rechnungswesen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und sehr gutes Zeitmanagement
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Verwaltungsprozessen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Serviceorientierung
• Interesse an Kunst, Kultur und gesellschaftlichen Themen ist willkommen

WIR BIETEN

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung
• Mitarbeit in einem engagierten und kreativen Team
• Ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Kunst, Kultur und Gesellschaft
• Kurze Entscheidungswege und eine offene Arbeitsatmosphäre
• Möglichkeit zur teilweisen Arbeit im Homeoffice
• Arbeitsort in zentraler Lage in Kassel
• Strukturiertes Onboarding und kollegiale Begleitung