Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Elternzeitvertretung, befristet auf 18 Monate

rock&stars digital GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

rock&stars digital GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Vollzeit. Du bist zentrale Ansprechperson für interne Teams, den Steuerberater und die Gesellschafter, behältst Finanzen im Blick und sorgst für strukturierte Abläufe.

Du übernimmst vorbereitende Buchhaltung in Abstimmung mit dem Steuerberater, manage Belege und Budgetplanung, koordiniert interne Projekte und stellst Fristen und Verantwortlichkeiten sicher. Hybrid-Arbeitsmodell, 2 Tage pro Woche vor Ort in Hamburg.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office- oder kaufmännischen Rolle, idealerweise nah an einer Geschäftsführung.
• Freude an Finanzthemen und ein gutes Gespür für Zahlen.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse.
• Eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise: Du priorisierst klar und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich. Sensible Themen aus Geschäftsführung und Gesellschafterkreis sind bei dir in guten Händen.
• Digitales Mindset: Du hast Lust, dich mit KI zu beschäftigen, findest heraus, wie sie dir und dem Team die Arbeit leichter machen kann, und setzt deine Ideen eigenständig um

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung und zentrale Ansprechperson für interne Teams, unseren Steuerberater und Gesellschafter.
• Du hältst Finanzen sauber, behältst Belege im Blick und sorgst für eine strukturierte Budget- und Gemeinkostenplanung.
• Internes Projektmanagement: Koordination mit Teams und externen Partnern sowie klare Status-Updates.
• Du arbeitest an Vorlagen und Dokumenten mit und trägst dazu bei, Entscheidungen durch gut aufbereitete Unterlagen vorzubereiten.

Skills

Assistenz

Excel

Organisation

Diskretion

Digitales Mindset

Tools

Moco

Job description

Deine Aufgaben

Wir sind rock&stars. Wir glauben daran, dass großartige Unternehmen nicht zufällig entstehen. Sie entstehen durch die richtigen Menschen, klare Prozesse und eine Kultur, in der Verantwortung, Eigeninitiative und Zusammenarbeit selbstverständlich sind.
Deshalb suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine verwaltet. Wir suchen eine Person, die unserer Geschäftsführung den Rücken freihält, Zahlen im Griff hat und Struktur in Themen bringt, bevor sie groß werden.
Du arbeitest direkt mit unserer Geschäftsführung zusammen und bist zentrale Ansprechperson für unsere internen Teams, unseren Steuerberater und unsere Gesellschafter.

Du hältst unsere Finanzen sauber und im Blick. Du sorgst dafür, dass Zahlen stimmen, Belege vollständig sind und Planungen halten. Dazu gehören unter anderem:

• Vorbereitende Buchhaltung in enger Abstimmung mit unserem Steuerberater
• Lückenloses Belegmanagement als Basis für einen sauberen Abschluss
• Budget- und Gemeinkostenplanung

Du bist die rechte Hand unserer Geschäftsführung. Du denkst mit, bevor jemand fragt. Du arbeitest Dokumente und Vorlagen inhaltlich durch – auch außerhalb von Finance –, bereitest Entscheidungen vor und bringst Struktur in Themen, die noch keine haben.

Du behältst den Überblick über unsere internen Projekte. Du strukturierst und priorisierst Vorhaben, hältst Fristen und Verantwortlichkeiten nach und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Dazu gehören unter anderem:

• Internes Projektmanagement für Geschäftsführungsthemen
• Koordination mit internen Teams und externen Partnern
• Status, nächste Schritte und offene Punkte transparent machen

Du betreust unsere Gesellschafterthemen. Du bereitest Unterlagen und Termine vor, hältst Ergebnisse fest und sorgst für eine verlässliche Kommunikation.

Arbeitszeit: Vollzeit (40h/Woche). Starttermin spätestens: 01.02.2027. hybrid, 2 Tage pro Woche vor Ort in unserem Office in der Schanze

Dein Profil

Du bringst mit:
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office- oder kaufmännischen Rolle, idealerweise nah an einer Geschäftsführung

Freude an Finanzthemen und ein gutes Gespür für Zahlen

Sehr gute Excel-Kenntnisse

Eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise: Du priorisierst klar und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick

Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich. Sensible Themen aus Geschäftsführung und Gesellschafterkreis sind bei dir in guten Händen

Digitales Mindset: Du hast Lust, dich mit KI zu beschäftigen, findest heraus, wie sie dir und dem Team die Arbeit leichter machen kann, und setzt deine Ideen eigenständig um

Nice to have:

• Du hast schon mit Moco oder einer ähnlichen Agentursoftware gearbeitet
• Der Austausch mit Steuerberatung oder Gesellschaftern ist für dich kein Neuland
• Du hast bereits Projekte gesteuert und weißt, wie man viele Fäden zusammenhält

Und vor allem: Du denkst nicht in Zuständigkeiten, sondern in Lösungen. Du sprichst offen an, wenn etwas fehlt, und hast Freude daran, Ordnung in komplexe Themen zu bringen.