Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

persona service; Köln; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jahresbonus 12,8 Gehälter

31 Tage Urlaub

Gleitzeitmodell

Kostenlose Freizeiteinrichtungen in Kö

Mobilticket Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

persona service sucht für einen Kunden in Köln eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) im Rahmen der Direktvermittlung. Sie übernehmen die eigenverantwortliche Büroorganisation, Korrespondenz und terminliche Koordination für die Geschäftsführung sowie Abteilungen.

Zudem unterstützen Sie die Vorbereitung von Meetings und Dienstreisen und wirken an wichtigen Entscheidungsvorlagen mit. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich und exzellente

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise in öffentlicher/kommunaler Verwaltung
• Sichere MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift
• Hohes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bearbeitung aller administrativen und büroorganisatorischen Vorgänge inklusive Posteingang/Outgang
• Professionelle Erledigung schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Überwachung und Terminplanung der Geschäftsführung und relevanter Abteilungen
• Überwachung von Wiedervorlagefristen im operativen Geschäftsablauf
• Vorbereitung von Besprechungen inklusive Raumbesitzung und Unterlagen
• Organisation von Dienstreisen inkl. Anträgen und Reisekostenabrechnung
• Mitwirken an Entscheidungsvorlagen für Geschäftsführung und Gremien
• Protokollierung von Besprechungen und Verteilung der Ergebnisse

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kundenorientierung

Kommunikation

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmann für Büromanagement / Industriekaufmann / Groß- und Außenhandelsmanagement

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Jobbeschreibung

Du willst dein Fachwissen in einem neuen Arbeitsumfeld einbringen? Dann bist du hier genau richtig! Wir sind mehr als nur Recruiter:innen – wir sind dein persönlicher Karriereberater. Unser Fokus: Dein nächster beruflicher Schritt, in dem du dich wirklich wohlfühlst.

Für unseren Kunden, ein etabliertes Unternehmen der Freizeit- und Bäderbetriebe in Köln, suchen wir dich als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) im Rahmen der Direktvermittlung.

Worauf du dich bei diesem Kunden freuen kannst:

• inklusive einer Jahressonderzahlung von 12,8 Gehältern
• großzügiger Urlaubsanspruch von 31 Tagen im Jahr
• flexible Arbeitszeitgestaltung durch ein verlässliches Gleitzeitmodell
• kostenlose Nutzung aller eigenen Kölner Freizeiteinrichtungen
• attraktive Bezuschussung für das mobile Deutschlandticket
• zukunftssichere betriebliche Altersvorsorge für die Beschäftigten
• vielfältige Angebote zur persönlichen und fachlichen Weiterbildung

Was deine Aufgaben sind:

• du übernimmst die eigenverantwortliche Bearbeitung aller administrativen und büroorganisatorischen Vorgänge inklusive des täglichen Posteingangs und Postausgangs für das gesamte Team
• zudem bist du verantwortlich für die professionelle Erledigung der gesamten schriftlichen sowie telefonischen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen
• weiterhin betreust du die vorausschauende Durchführung und Überwachung der komplexen Terminplanung für die Geschäftsführung sowie fachübergreifende Abteilungen im Unternehmen
• die konsequente Überwachung aller relevanten Wiedervorlagefristen gehört ebenfalls zu deinen täglichen Aufgaben im operativen Geschäftsablauf der Geschäftsführung
• im Rahmen deiner Tätigkeit unterstützt du die umfassende Vorbereitung von Besprechungen inklusive der Raumreservierung und rechtzeitigen Zusammenstellung aller Unterlagen
• des Weiteren unterstützt du die vollständige Organisation von Dienstreisen inklusive der fristgerechten Dienstreiseanträge sowie der nachfolgenden Reisekostenabrechnung
• darüber hinaus wirkst du aktiv bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung und verschiedene Gremien des Unternehmens mit
• abschließend verantwortest du die präzise Protokollierung wichtiger Besprechungen und stellst die zeitnahe Verteilung der Ergebnisse an alle Beteiligten sicher

Was wir uns von dir wünschen:

• du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement (m/w/d)
• zudem verfügst du über mehrjährige fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise gesammelt innerhalb einer öffentlichen oder kommunalen Verwaltung
• deine sicheren Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint zeichnen dich aus
• du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift für eine jederzeit professionelle und fehlerfreie Kommunikation
• weiterhin zeichnen dich eine hohe Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie eine starke Kunden- und Dienstleistungsorientierung im täglichen Arbeiten aus
• darüber hinaus bringst du ein sehr gutes Organisationstalent sowie eine stets strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise mit
• für die Ausübung dieser verantwortungsvollen Position bringst du neben deiner fachlichen Expertise auch eine gültige Arbeitserlaubnis sowie einen festen Wohnsitz in Deutschland mit
• abschließend überzeugst du durch sehr gute Umgangsformen, ein stets sicheres und freundliches Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion