Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

hairfree GmbH; Darmstadt; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Grundgehalt

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsumgebung

Academy-Trainings

Mitarbeiterrabatte

Flache Hierarchien

Gute Parkmöglichkeiten

Mitarbeiter-Events

Job summary

hairfree GmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für die Darmstädter Zentrale. Die Stelle ist zu 100 % vor Ort in Darmstadt, Remote Work ist nicht vorgesehen.

Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, koordinierst Termine, bereitest Informationen auf, organisierst Meetings und Events und sorgst für effiziente Abläufe. Du bringst 1–2 Jahre entsprechende Berufserfahrung mit, arbeitest strukturiert und eigeninitiativ, bist sicher im Umgang mit MS Office und

Qualifications

• Mindestens 1–2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz, Teamassistenz, Office Managerin oder in einer vergleichbaren Position.
• Strukturiertes, zuverlässiges und vorausschauendes Arbeiten.
• Gute Priorisierung bei mehreren Themen gleichzeitig.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Klare, freundliche und professionelle Kommunikation.
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Eigeninitiative und proaktives Mitdenken.
• Vor-Ort-Arbeit in der Darmstädter Zentrale gewünscht.

Responsibilities

• Terminplanung und Koordination: interne/externe Termine und Kalender im Blick behalten.
• Vorbereitung von Meetings: Teilnehmer koordinieren, Unterlagen zusammenstellen, Ergebnisse festhalten.
• Tabellen und Auswertungen: Präsentationen, Übersichten, Entscheidungsvorlagen erstellen.
• Nachhalten offener Themen: Fristen, Aufgaben und Rückmeldungen im Blick behalten.
• Organisation von Veranstaltungen: interne Meetings, Schulungen, Firmenevents unterstützen.
• Reiseorganisation: Geschäftsreisen koordinieren und Abläufe regeln.
• Kommunikation und Schnittstellenarbeit: zentrale Ansprechperson für Abteilungen und Partner.
• Allgemeine Assistenzaufgaben: administrative Unterstützung je nach Bedarf.

Skills

Organisatorische Fähigkeiten

Teamfähigkeit

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Eigeninitiative

Tools

Microsoft Office

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du liebst es, den Überblick zu behalten, Dinge zu organisieren und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann suchen wir genau dich.

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und hältst ihr organisatorisch den Rücken frei. Du koordinierst Termine, bereitest Informationen und Unterlagen auf, organisierst Meetings und Events und sorgst dafür, dass offene Themen zuverlässig nachgehalten werden.

Dabei bist du nicht nur für klassische Assistenzaufgaben zuständig, sondern bringst dich aktiv ein, denkst mit und schaffst Struktur in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag.

Wichtig: Die Position ist eine 100 % Vor-Ort-Stelle in Darmstadt. Remote Work ist für diese Position nicht vorgesehen.

Was dich bei uns erwartet

• Eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum


• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung


• Attraktives Grundgehalt


• Flexible Arbeitszeiten


• Moderne Arbeitsumgebung und gute technische Ausstattung


• Hohe Weiterbildungsmöglichkeiten durch Coachings, unsere Academy und interne Trainings


• Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen


• Mitarbeiter-Events und eine offene Teamkultur


• Mitarbeiterrabatte auf unsere hairfree Behandlungen


• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege


• Gute Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten

Deine Aufgabe bei hairfree

• Terminplanung und Koordination: Du organisierst und koordinierst interne sowie externe Termine und behältst den Kalender der Geschäftsführung im Blick.


• Vorbereitung von Meetings: Du bereitest Besprechungen vor, koordinierst die Teilnehmer, stellst Unterlagen zusammen und hältst die wichtigsten Ergebnisse und Aufgaben fest.


• Tabellen und Auswertungen: Du erstellst und pflegst Tabellen, Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.


• Nachhalten offener Themen: Du behältst Aufgaben, Fristen und Rückmeldungen im Blick und sorgst dafür, dass wichtige Themen nicht liegen bleiben.


• Organisation von Veranstaltungen: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen Meetings, Schulungen, Firmenevents und weiteren Veranstaltungen.


• Reiseorganisation: Du koordinierst bei Bedarf Geschäftsreisen, Buchungen und die dazugehörigen Abläufe.


• Kommunikation und Schnittstellenarbeit: Du bist eine zentrale Ansprechperson für interne Abteilungen, externe Partner und Dienstleister.


• Allgemeine Assistenzaufgaben: Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützt dort, wo deine Hilfe gerade gebraucht wird.

Stellenanforderungen

• Du hast bereits mindestens ein bis zwei Jahre Berufserfahrung als Assistenz, Teamassistenz, Office Managerin oder in einer vergleichbaren Position gesammelt.


• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und vorausschauend.


• Du kannst gut priorisieren und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch liegen.


• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Outlook, Excel, Word und PowerPoint.


• Du kommunizierst klar, freundlich und professionell.


• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.


• Du wartest nicht nur auf Aufgaben, sondern denkst mit, fragst nach und bringst eigene Lösungen ein.


• Du arbeitest gerne vor Ort und möchtest ein fester Bestandteil unseres Teams in der Darmstädter Zentrale sein.

Kontakt für Rückfragen

Ansprechpartner: Wahib Chad

E-Mail: [e-mail]