Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Hessing Foundation; Augsburg; Vor Ort; EUR 42.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Hessing Foundation sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Sie koordinieren Termine, Reisen und standortübergreifende Prozesse, unterstützen bei Projekten und Veranstaltungen und sorgen für ein professionelles Arbeitsumfeld an unseren Standorten.

Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung der Geschäftsführung, Reisekosten- und Spesenmanagement, Organisation von Workshops und Meetings sowie das Management von Büroorganisation, Einkauf und standortbezogenen Aktivitäten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Reisekosten- und Spesenmanagement
• Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenterminen
• Nachhalten organisatorischer Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts
• Büroorganisation und Office Management
• Koordination von Bestellungen und Einkaufsvorgängen
• Verwaltung von Büromaterialien und Beständen
• Unterstützung bei standortbezogenen Veranstaltungen und Aktivitäten
• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen
• Dokumentenmanagement, Ablage und Wiedervorlagen
• Unterstützung administrativer Prozesse in HR, Finance und Qualitätsmanagement
• Mitarbeit bei standortübergreifenden Organisations- und Verwaltungsthemen
• Koordination von Hardware und Arbeitsmitteln
• Unterstützung bei On- und Offboardings
• Organisation von Arbeitsplatzausstattung und Zugängen

Jobbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) sorgst Du für reibungslose organisatorische und administrative Abläufe im Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine, Reisen und standortübergreifende Prozesse, unterstützt bei Projekten und Veranstaltungen und trägst zu einem professionellen Arbeitsumfeld an unseren Standorten bei.

Führungskräfte-Support:

Du unterstützt unsere Geschäftsführung sowie Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts und sorgst für effiziente Abläufe im Hintergrund.

• Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Reisekosten- und Spesenmanagement
• Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenterminen
• Nachhalten organisatorischer Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Office & Standortmanagement:

Du übernimmst die Verantwortung für die organisatorischen Abläufe und sorgst für ein professionelles Arbeitsumfeld - federführend.

• Büroorganisation und Office Management
• Koordination von Bestellungen und Einkaufsvorgängen
• Verwaltung von Büromaterialien und Beständen
• Unterstützung bei standortbezogenen Veranstaltungen und Aktivitäten

Administration & Operations:

Du stellst sicher, dass administrative Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren.

• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen
• Dokumentenmanagement, Ablage und Wiedervorlagen
• Unterstützung administrativer Prozesse, bspw. in den Bereichen HR, Finance und Qualitätsmanagement
• Mitarbeit bei standortübergreifenden Organisations- und Verwaltungsthemen

IT- & Onboarding-Koordination:

Du unterstützt organisatorische Themen rund um die technische Ausstattung und den Start neuer Kolleg:innen.

• Koordination von Hardware und Arbeitsmitteln
• Unterstützung bei On- und Offboardings
• Organisation von Arbeitsplatzausstattung und Zugängen

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit:

Gemeinsam mit weiteren Kolleg:innen an jeweils anderen Bereichen bildet Ihr ein Team und stellt die bereichsübergreifende Unterstützung der Organisation sicher.

• Unterstützung bereichsübergreifender Projekte und Veranstaltungen
• Gemeinsame Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards

  Mind-Set:

  Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.

  Communication First:

  Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext

  Hard Skills:

  Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld

  Digital:

  Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.

  Way Of Working:

  Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.

  Time & Place:

  Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Führungskräfte und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.