Assistenz der Geschäftsführung (m/*/w)

ZAK Zeitarbeit Kilias e.K.; Köln; On-site; EUR 44,000 - 47,000; Full time

Job summary

ZAK Zeitarbeit Kilias e.K. sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Köln. Die Stelle ist unbefristet mit 40 Wochenstunden und beginnt frühestens ab dem 04.01.2027. Gehalt: 44.000–47.000 EUR brutto pro Jahr. Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übernahme.

Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung der Geschäftsführung, Recherchen, Erstellung von Statistiken, Präsentationen, Grafiken sowie Organisation von Terminen, Reisen und Finanzen. Reisebereitschaft wird vorausgesetzt.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden, kaufmännischen oder medizinischen Beruf.
• Zusatzqualifikation als Sekretär/-in ideal oder Bereitschaft zur Absolvierung.
• Gute MS-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang im Arbeitsalltag.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben.
• Informationen recherchieren, aufbereiten und entscheidungsorientiert präsentieren.
• Organisation von Terminen, Sitzungen, Aktenführung und Verwaltung unter Beachtung von Compliance.

Skills

MS Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Analytisches Denkvermögen

Kommunikationsfähigkeit

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung in verwaltendem/kaufmännischem/medizinischem Beruf

Tools

MS Office

Job description

Assistenz der Geschäftsführung (m/*/w)

40 Stunden pro Woche unbefristet Frühester Beginn ab 2027-01-04 44.000 - 47.000 EUR pro Jahr. Abhängig von Eingruppierung

Zeit für eine berufliche Veränderung? Dann lass uns reden. Wir sind ein regionaler Personaldienstleister mit dem Schwerpunkt Vermittlung von qualifiziertem Fachpersonal an Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.

Zurzeit suchen wir im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Option der Übernahme für eine Berufsgenossenschaft eine*n Assistenz der Geschäftsführung (m/*/w)

Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

Sie recherchieren Informationen und Sachverhalte und bereiten diese entscheidungsorientiert für unsere Geschäftsführung auf. Darüber hinaus unterstützen Sie die Geschäftsführung bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben. Bei Fragen der Organisations- und Personalplanung bringen Sie Ihre Beratung ein und wirken an der Steuerung interner Arbeitsabläufe mit. Zudem erstellen Sie Statistiken, Präsentationen und Grafiken.

Organisation und Verwaltung

Sie übernehmen allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben und sorgen für eine verlässliche Organisation im Tagesgeschäft. Interne und externe Termine sowie Sitzungen koordinieren und organisieren Sie, bereiten diese inhaltlich vor und unterstützen so einen reibungslosen Ablauf. Außerdem verwalten und pflegen Sie Akten und Unterlagen gemäß den geltenden Dokumentations- und Ordnungskriterien. Vertrauliche Vorgänge bearbeiten Sie mit der erforderlichen Sorgfalt.

Haushaltswesen, Finanzen und Beschaffung

Sie wirken bei der Haushaltsplanung mit, überwachen Budgets und kontrollieren Rechnungen. Darüber hinaus führen Sie Vergabeverfahren durch und bearbeiten Vertragsangelegenheiten.

Reisekosten-, Trennungsgeld- und Kfz-Angelegenheiten

Sie beraten zu Angelegenheiten rund um Reisekosten, Trennungsgeld und Kraftfahrzeuge und bearbeiten die entsprechenden Vorgänge. Dazu gehören die Abrechnung von Reisekosten und Trennungsgeld einschließlich der Bearbeitung von Vorschüssen und steuerlichen Aspekten sowie die Buchung von Fahrkarten und Flugtickets und die Prüfung der dazugehörigen Rechnungen. Sie erstellen Berichte zu Reisekosten- und Kfz-Themen, beschaffen Dienstfahrzeuge und damit verbundene Dienstleistungen und überprüfen die Fahrtenbücher.

Fachliche Qualifikationen

Für diese Position erwarten wir eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden, kaufmännischen oder medizinischen Beruf. Eine Zusatzqualifikation als Sekretärin oder Sekretär bringen Sie idealerweise bereits mit oder sind bereit, diese zu absolvieren. Darüber hinaus verfügen Sie über ausgeprägte Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen und können diese sicher in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen.

Persönliche und soziale Kompetenzen

Sie kommunizieren klar und verständlich, arbeiten gerne im Team und richten Ihr Handeln konsequent an den Bedürfnissen unserer Kundinnen und Kunden aus. Ihr analytisches Denkvermögen und Ihre Reflexionsfähigkeit unterstützen Sie dabei, Sachverhalte fundiert zu beurteilen. Entscheidungen treffen Sie verantwortungsbewusst und mit Blick auf die angestrebten Ergebnisse.

Arbeitsweise und Eigenverantwortung

Ihre Aufgaben bearbeiten Sie selbstständig, zielgerichtet und effizient. Dabei berücksichtigen Sie den Arbeits- und Gesundheitsschutz und setzen sich mit hohem Engagement für Ihre Aufgaben ein. Zudem sind Sie bereit, sich kontinuierlich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Besondere Anforderungen

Für die Position setzen wir Ihre Bereitschaft zu Dienstreisen voraus, die auch mehrere Tage dauern können. Diese Reisen werden frühzeitig angekündigt und sind planbar.

Rahmenbedingungen

Der geplante Besetzungstermin ist der 01.01.2027. Menschen mit Schwerbehinderung berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Beschäftigung erfolgt zunächst im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, um die Zusammenarbeit zu erproben. Bei erfolgreichem Abschluss dieser Erprobungszeit ist eine Übernahme in ein festes Arbeitsverhältnis vorgesehen.