Assistenz der Geschäftsführung & Finance (m/w/d)

Jobbusters® GmbH; Gilching; On-site; EUR 52,000 - 82,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Vollzeitstelle

30 Urlaubstage

Marktgerechte Vergütung

WellPass Zugang zu Sport- und Wellness

Direkte Zusammenarbeit mit dem Führung

Gestaltungsfreiraum

Moderne Arbeitsumgebung mit KI-Tools

Internationales Team und Events

Job summary

Jobbusters GmbH in Gilching bietet eine unbefristete Vollzeitstelle als Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf Office Management und kaufmännische Aufgaben. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, gestalten Strukturen aktiv mit und tragen Verantwortung im gesamten Büroalltag.

Sie übernehmen die Planung, Organisation und Koordination von Terminen, prüfen Rechnungen, steuern den Zahlungsverkehr und pflegen Budgetdaten in unserer Planungs-App.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen
• Betriebswirtschaftliches Verständnis und Grundkenntnisse in Excel
• Praxiserfahrung mit DATEV oder ähnlichen Systemen wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englische Grundkenntnisse sind vorteilhaft
• Organisationstalent und Strukturierungsfähigkeit
• Sicherer Umgang mit KI-Tools zur Arbeitserleichterung

Responsibilities

• Ausgangsrechnungen erstellen, projektbezogen abrechnen und Mahnwesen steuern
• Eingangsrechnungen prüfen, Fälligkeiten verfolgen und Freigaben koordinieren
• Zahlungsverkehr vorbereiten und Freigaben für Zahlungen vorschlagen
• Belege organisieren, DATEV-Unternehmen online nutzen
• Rechnungen, Budgets und Projektdaten in der Planungs-App pflegen
• Lohnschnittstelle an Steuerkanzlei liefern und Abrechnung unterstützen
• Office Management: Büroalltag in Gilching organisieren
• Assistenz des Managements: Termine, Reiseplanung, Dokumentenvorbereitung
• Vertragsadministration: Fristen, Unterlagen, Koordination mit Anwälten
• HR-Administration teils mit People & Talent Partner teilen

Skills

Organisationsstärke

Deutsch verhandlungssicher

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

KI-Tools nutzen

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV Unternehmen online

Excel

Job description

Unser Kunde ist ein international aufgestelltes, wachstumsorientiertes Beratungsunternehmen im Wandel. Für die Geschäftsführung suchen wir eine Assistenz (m/w/d), die gerne Verantwortung übernimmt, Dinge eigenständig vorantreibt und Freude daran hat, Strukturen aktiv mitzugestalten.

Die Position verbindet Management-Assistenz, Office Management und kaufmännische Aufgaben und bietet viel Gestaltungsspielraum sowie direkten Austausch mit der Geschäftsführung.

Aufgaben

• Ausgangsrechnungen: Sie erstellen unsere Rechnungen inklusive projektbezogener Abrechnung, sorgen dafür, dass sie vollständig, korrekt und pünktlich rausgehen, behalten offene Posten im Blick und steuern das Mahnwesen (aktuell ca. 15 Rechnungen pro Monat).
• Eingangsrechnungen und Fälligkeiten: Sie prüfen eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Zuständigkeit, holen Freigaben ein (hohe Beträge), halten Fälligkeiten nach und sorgen für saubere Lieferantenunterlagen.
• Zahlungsverkehr: Sie bereiten Zahlungsläufe vor, behalten Fristen und Skonti im Blick und legen dem Management einen klaren Vorschlag zur Freigabe vor. Die finale Freigabe wesentlicher Zahlungen bleibt beim Management.
• Buchhaltung: Sie organisieren Belege, arbeiten unserer Steuerkanzlei zu, klären fehlende Unterlagen und Rückfragen eigenständig und halten DATEV Unternehmen online sauber und aktuell. (Erste Automatisierungen sind bereits implementiert.)
• Planung und Auswertungen: Sie pflegen Rechnungen, Budgets und Projektdaten in unserer internen Planungs-App. Sie stellen eine belastbare Cashflow-Monatsübersicht bereit. Wenn ein Projektleiter fragt, wie viel Budget in einem Kundenprojekt noch offen ist, wissen Sie es oder finden es in Minuten heraus.
• Lohn-Schnittstelle: Die Lohnabrechnung liegt bei unserer Steuerkanzlei. Sie machen sie nicht selbst, sondern liefern sauber zu (Krankmeldungen, Prämien, Fahrtkosten) und prüfen die Ergebnisse.
• Office Management: Sie halten unser Büro in Gilching am Laufen: Post, Telefon, Einkauf, Bestellungen, Dienstleistersteuerung, Gästeempfang.
• Assistenz des Managements: Terminkoordination, Reiseplanung, Dokumentenvorbereitung, Meetingorganisation, Nachhalten von Zusagen. Sie sind vor Ort die Person, die den Laden zusammenhält.
• Vertragsadministration: Sie verwalten Verträge und Unterlagen und koordinieren die Zusammenarbeit mit unseren Anwälten. Verträge erstellen Sie nicht selbst, aber Sie sorgen dafür, dass Fristen, Unterlagen und nächste Schritte nicht verloren gehen.
• HR-Administration (geteilt): Personalunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und die Organisation des Onboardings teilen Sie sich mit unserer People & Talent Partnerin bzw. unserem People & Talent Partner. Wer welchen Teil übernimmt, klären wir gemeinsam nach Stärken

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Betriebswirtschaftliches Verständnis. Das ist unser wichtigstes Kriterium: Sie können eine GuV lesen und einordnen, verstehen Deckungsbeitrag, Kosten und Cashflow und arbeiten sicher mit Excel.
• Solide Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung: Debitoren, Kreditoren, Mahnwesen, Zahlungsverkehr
• Praxiserfahrung mit DATEV Unternehmen online oder einem vergleichbaren System. Wenn Sie DATEV noch nicht kennen, aber alles andere mitbringen, bewerben Sie sich trotzdem: DATEV ist lernbar, betriebswirtschaftliches Denken nicht.
• Nachweisbare Organisationsstärke im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sie arbeiten mit KI-Tools. Sie nutzen ChatGPT, Claude oder Vergleichbares für Ihre Arbeit, wollen darin besser werden und prüfen die Ergebnisse, statt sie ungeprüft zu übernehmen. KI-Agenten bauen müssen Sie nicht.
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse. Ein großer Teil unseres Teams sitzt nicht in Deutschland, und die Arbeitssprache im Team ist teilweise Englisch.
• Präsenz vor Ort: mindestens vier Tage pro Woche in unserem Büro in Gilching. Ein mobiler Arbeitstag pro Woche ist möglich. Diese Stelle ist nicht für Remote‑Arbeit ausgelegt

Benefits

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit klarer Verantwortung
• 30 Urlaubstage
• Marktgerechte Vergütung
• WellPass**:** Zugang zu Sport-, Fitness- und Wellnessangeboten oder vergleichbare Angebote
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Management. Ihre Ideen landen nicht in einer Ticket-Queue, sondern beim Entscheider.
• Echten Gestaltungsspielraum: Die Prozesse in diesem Bereich sind über Jahre gewachsen und gehören aufgeräumt. Sie bekommen dafür Zeit und Rückendeckung.
• Ein modernes Arbeitsumfeld, in dem KI-Tools Routinearbeit abnehmen statt sie zu vermehren, inklusive Budget für die Tools, die Sie dafür brauchen
• Ein eingespieltes, internationales Team mit gemeinsamen Team-Events, Sommerfest und Weihnachtsfeier

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam mit dir durchzustarten!