Assistenz der Geschäftsführung / Administration & QM

Personio; Pleidelsheim; Vor Ort; EUR 33.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub bei 5-Tage-Woche

13. Gehalt als Urlaubs- und Weihnachts

moderne Büroräume

Zusammenfassung

Personio in Pleidelsheim sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur Entlastung im Tagesgeschäft, Planung von Terminen und Organisation von Meetings.

Sie erstellen Präsentationen, Unterlagen und Berichte, pflegen Dokumente und unterstützen QM-Prozesse. Es erwartet Sie eine befristete Stelle (1 Jahr) mit guter Einarbeitung und Entwicklungsperspektiven.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Assistenz, Administration oder Projektorganisation von Vorteil.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse, PowerPoint, Word, Excel.
• Sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot.
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und gutes Priorisierungsvermögen.
• Hohe digitale Affinität und schnelle Auffassungsgabe.
• Professionelle Kommunikation, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Eigeninitiative und Freude daran, Themen aktiv voranzutreiben.
• QM-Kenntnisse, ISO 9001, von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Managementunterlagen.
• Organisation und Koordination administrativer Themen und interner Abläufe.
• Unterstützung bei Projekten sowie Nachhalten von Fristen, Aufgaben und offenen Punkten.
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagesystemen.
• Unterstützung im Qualitätsmanagement, z. B. Dokumentenlenkung, Auditvorbereitung und Maßnahmenlisten.
• Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Checklisten.
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse.
• Allgemeine organisatorische Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Priorisierungsvermögen

Digitale Affinität

Professionelle Kommunikation

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

ChatGPT

Claude

Copilot

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und Maßnahmenverfolgung
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Managementunterlagen
• Organisation und Koordination administrativer Themen und interner Abläufe
• Unterstützung bei Projekten sowie Nachhalten von Fristen, Aufgaben und offenen Punkten
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagesystemen
• Unterstützung im Qualitätsmanagement, z. B. Dokumentenlenkung, Auditvorbereitung und Maßnahmenlisten
• Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Checklisten
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse
• Allgemeine organisatorische Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in Assistenz, Administration oder Projektorganisation von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Word und Excel
• Sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und gutes Priorisierungsvermögen
• Hohe digitale Affinität und schnelle Auffassungsgabe
• Professionelle Kommunikation, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Eigeninitiative und Freude daran, Themen aktiv voranzutreiben
• QM-Kenntnisse, insbesondere ISO 9001, von Vorteil

Warum wir?

• Eine befristete Einstellung (40 Std. / Woche) für 1 Jahr mit Übernahmechancen
• Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
• Intensive Einarbeitung und schnelle Integration in ein motiviertes Team
• Verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten
• Weiterbildungs- und Entwicklungsperspektiven
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie ein 13. Gehalt in Form von Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Attraktive Vergütung, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge nach dem ersten Betriebszugehörigkeitsjahr
• Moderne, neue Büroräume – wir sind dieses Jahr in einen Neubau umgezogen
• Unsere Unternehmenswerte sind uns wichtig – unser Motto:Be real, be flexible, stay together