Assistenz der Geschäftsführung / Administration & QM

HS Montagetechnik GmbH; Pleidelsheim; Vor Ort; EUR 40.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub bei 5-Tage-Woche

13. Gehalt als Urlaub- und Weihnachtsg

Moderne Büroräume

Weiterbildungs- und Entwicklungsperspe

Zusammenfassung

HS Montagetechnik GmbH sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie bereiten Meetings vor, erstellen Protokolle, pflegen Managementunterlagen und koordinieren interne Abläufe.

Zu Ihrem Profil gehören eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Assistenz/Administration oder Projektorganisation, und sichere MS-Office-Kenntnisse. Sie arbeiten strukturiert, eigeninitiativ und diskret.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in Assistenz, Administration oder Projektorganisation von Vorteil.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere PowerPoint, Word und Excel.
• Sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot.
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und gutes Priorisierungsvermögen.
• Hohe digitale Affinität und schnelle Auffassungsgabe.
• Professionelle Kommunikation, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Eigeninitiative und Freude daran, Themen aktiv voranzutreiben.
• QM-Kenntnisse, ISO 9001, von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Managementunterlagen.
• Organisation und Koordination administrativer Themen und interner Abläufe.
• Unterstützung bei Projekten sowie Nachhalten von Fristen, Aufgaben und offenen Punkten.
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagesystemen.
• Unterstützung im Qualitätsmanagement, z. B. Dokumentenlenkung, Auditvorbereitung und Maßnahmenlisten.
• Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Checklisten.
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse.
• Allgemeine organisatorische Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Kenntnisse

Assistenz

Projektorganisation

Organisationstalent

Digitale Affinität

Eigeninitiative

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

PowerPoint

Word

Excel

KI-Tools (ChatGPT/Claude Copilot)

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und Maßnahmenverfolgung
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Managementunterlagen
• Organisation und Koordination administrativer Themen und interner Abläufe
• Unterstützung bei Projekten sowie Nachhalten von Fristen, Aufgaben und offenen Punkten
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagesystemen
• Unterstützung im Qualitätsmanagement, z. B. Dokumentenlenkung, Auditvorbereitung und Maßnahmenlisten
• Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Checklisten
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse
• Allgemeine organisatorische Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in Assistenz, Administration oder Projektorganisation von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Word und Excel
• Sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und gutes Priorisierungsvermögen
• Hohe digitale Affinität und schnelle Auffassungsgabe
• Professionelle Kommunikation, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Eigeninitiative und Freude daran, Themen aktiv voranzutreiben
• QM-Kenntnisse, insbesondere ISO 9001, von Vorteil

Warum wir?

• Eine befristete Einstellung (40 Std. / Woche) für 1 Jahr mit Übernahmechancen
• Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
• Intensive Einarbeitung und schnelle Integration in ein motiviertes Team
• Verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten
• Weiterbildungs- und Entwicklungsperspektiven
• 30 Tage Urlaub bei einer 5‑Tage-Woche sowie ein 13. Gehalt in Form von Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Attraktive Vergütung, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge nach dem ersten Betriebszugehörigkeitsjahr
• Moderne, neue Büroräume – wir sind dieses Jahr in einen Neubau umgezogen
• Unsere Unternehmenswerte sind uns wichtig – unser Motto:Be real, be flexible, stay together