Assistenz der Einheit & Sales Support Planetarien (m/w/x)

Carl Zeiss Jena GmbH; Jena; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Carl Zeiss Jena GmbH sucht eine Organisationstalentierte Assistenz, die das Sekretariat der Geschäftsbereichsleitung eigenverantwortlich führt. Sie managen Termine, Reisen und Kalender, bereiten Meetings vor, erstellen Berichte und Präsentationen und koordinieren die Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Partnern.

Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung von Service-, Auftrags- und Abwicklungsprozessen, inklusive Rechnungsprüfung und SAP-Dokumentation.

Qualifications

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Erfahrung in der selbstständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse
• Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Organisationsstärke und Priorisierung
• Diskretion und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung
• Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie Meeting-Vor- und Nachbereitung
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten und vertraulichen Unterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Partnern
• Unterstützung von Service-, Auftrags- und Abwicklungsprozessen einschließlich SAP-Dokumentation
• Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Onboarding- und Sicherheitskoordination

Skills

MS Office

SAP

Koordination

Meeting Management

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Job description

Wir erwecken die Sterne zum Leben – seit 100Jahren. Als einer der weltweit führenden Hersteller kompletter Systeme für moderne Planetarien liefert ZEISS erstklassige Lösungen für faszinierende Planetariumsanwendungen. Gestalten Sie die digitale Zukunft der ZEISS Planetarien und erreichen Sie Millionen von Planetariumsbesucherinnen und -besuchern weltweit.

Ihre Rolle Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung einschließlich Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie unterstützende Aufgaben der Einheit Planetarien Planung, Koordination sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops, Besucherprogrammen und Veranstaltungen im In- und Ausland Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen – auch in deutscher und englischer Sprache Zentrale Schnittstelle für organisatorische und administrative Anliegen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Geschäftspartnern Unterstützung der Service-, Angebots-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse, einschließlich Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen; Betreuung von Kundenkursen und Vertriebsschulungen.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige, idealerweise mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion
• Erfahrung in der selbstständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse
• Kenntnisse in Service-, Auftrags- oder Beschaffungsprozessen sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Geschäftsprozesse und digitale Tools
• Souveräne und verbindliche Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise, verbunden mit ausgeprägtem Organisationsgeschick und der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und zeitlicher Flexibilität sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Freude an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit im Team

Your ZEISS Recruiting Team: Norman Funk Step out of your comfort zone, excel and redefine the limits of what is possible. That's just what our employees are doing every single day – in order to set the pace through our innovations and enable outstanding achievements. After all, behind every successful company are many great fascinating people. In a spacious modern setting full of opportunities for further development, ZEISS employees work in a place where expert knowledge and team spirit reign supreme. All of this is supported by a special ownership structure and the long-term goal of the Carl Zeiss Foundation: to bring science and society into the future together. Join us today. Inspire people tomorrow. Diversity is a part of ZEISS. We look forward to receiving your application regardless of gender, nationality, ethnic and social origin, religion, philosophy of life, disability, age, sexual orientation or identity.