Assistenz der Einheit & Sales Support Planetarien (m/w/x)

ZEISS Group; Erfurt; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

ZEISS Group in Deutschland sucht eine engagierte Assistenz mit kaufmännischer Ausbildung und mehrjähriger Erfahrung, die das Sekretariat der Geschäftsbereichsleitung eigenverantwortlich organisiert. Sie verwalten Termine, Reisen und Kalender und unterstützen die Einheit Planetarien.

Sie planen Meetings, bereiten Workshops vor, erstellen Präsentationen und Berichte in Deutsch und Englisch, koordinieren interne Prozesse und arbeiten eng mit Kunden und Partnern zusammen.

Qualifications

• Mehrjährige, idealerweise mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion
• Erfahrung in der selbstständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse; Kenntnisse in Service-, Auftrags- oder Beschaffungsprozessen sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Geschäftsprozesse und digitale Tools
• Souveräne und verbindliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise, verbunden mit Organisationsgeschick und der Fähigkeit Prioritäten zu setzen
• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und Flexibilität sowie Teamfähigkeit und Freude an vertrauensvoller Zusammenarbeit

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung einschließlich Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie unterstützende Aufgaben der Einheit Planetarien
• Planung, Koordination sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops, Besucherprogrammen und Veranstaltungen im In- und Ausland
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen – auch in deutscher und englischer Sprache
• Zentrale Schnittstelle für organisatorische und administrative Anliegen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Geschäftspartnern
• Unterstützung der Service-, Auftrags-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse, einschließlich Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP
• Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen; Betreuung von Kundenkursen und Vertriebsschulungen

Skills

Organisation

Kommunikation

Zeitmanagement

Teamassistenz

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

SAP

MS Office

Job description

Sich etwas Neues trauen, über sich hinauswachsen und dabei die Grenzen des Machbaren neu definieren. Genau das ist es, was unsere Mitarbeitenden täglich leben dürfen und sollen. Um mit unseren Innovationen ein Zeichen zu setzen und Großartiges zu ermöglichen. Denn hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen eine ganze Menge faszinierende Menschen.

In einem offenen und modernen Umfeld mit zahlreichen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, arbeiten die Mitarbeitenden bei ZEISS in einer Kultur, die von Expertenwissen und Teamgeist geprägt ist. All das wird getragen von der besonderen Eigentümerstruktur und dem langfristigen Ziel der Carl-Zeiss-Stiftung: Wissenschaft und Gesellschaft gemeinsam voranzubringen.

Vielfalt ist ein Teil von ZEISS. Wir freuen uns unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität auf Ihre Bewerbung.

Heute wagen. Morgen begeistern.

Aufgaben

Wir erwecken die Sterne zum Leben – seit 100 Jahren. Als einer der weltweit führenden Hersteller kompletter Systeme für moderne Planetarien liefert ZEISS erstklassige Lösungen für faszinierende Planetariumsanwendungen. Gestalten Sie die digitale Zukunft der ZEISS Planetarien und erreichen Sie Millionen von Planetariumsbesucherinnen und -besuchern weltweit.

Ihre Rolle

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung einschließlich Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie unterstützende Aufgaben der Einheit Planetarien

• Planung, Koordination sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops, Besucherprogrammen und Veranstaltungen im In- und Ausland

• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen – auch in deutscher und englischer Sprache

• Zentrale Schnittstelle für organisatorische und administrative Anliegen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Geschäftspartnern

• Unterstützung der Service-, Angebots-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse, einschließlich Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP

• Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen; Betreuung von Kundenkursen und Vertriebsschulungen

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige, idealerweise mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion

• Erfahrung in der selbstständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse; Kenntnisse in Service-, Auftrags- oder Beschaffungsprozessen sind von Vorteil

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Geschäftsprozesse und digitale Tools

• Souveräne und verbindliche Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise, verbunden mit ausgeprägtem Organisationsgeschick und der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen

• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und zeitlicher Flexibilität sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Freude an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit im Team

Wir bieten

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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