Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich; Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Das Karlsruher Institut für Technologie sucht eine Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) zur Konzeption, Planung, Koordination und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen der Bereichsleitung und des Bereichs.

Sie unterstützen die Bereichsleitung administrativ, koordinieren Sitzungen, Protokolle, Beschaffung, Budget und Reiseplanung und arbeiten eng mit Fakultäten, Instituten und Partnern zusammen. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Büro- oder Sekretariatserfahrung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat/Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung.
• Gute Büroorganisation und Verwaltungserfahrung.
• Synchronisation von Sitzungen und Gremien.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen.

Responsibilities

• Verantwortung für Konzeption, Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen der Bereichsleitung.
• Steuerung des gesamten Veranstaltungsprozesses inkl. Budget, Beschaffung, Infrastruktur und Ablauf.
• Koordination der Gremienarbeit, Sitzungsunterlagen, Protokolle und Fristen.
• Unterstützung der Bereichsleitung in administrativen Prozessen und Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten und Partnern.

Skills

Sekretariatserfahrung

Bereichsleitung-Assistenz

Büroorganisation

Sitzungsorganisation

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Job description

Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Sie verantworten die Konzeption, Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen der Bereichsleitung und des Bereichs – von Fachkolloquien, Seminaren und Klausurtagungen bis zu Gremienveranstaltungen sowie Terminen mit politischen Entscheidungsträgern und hochrangigen Gästen.

Sie steuern den gesamten Veranstaltungsprozess und koordinieren dabei Teilnehmer, externe Dienstleister, Beschaffung, Budget, Infrastruktur und organisatorische Abläufe.

Sie koordinieren die Gremienarbeit des Bereichs und stellen die strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Sitzungsunterlagen, Protokollführung sowie der Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Fristen sicher.

Als zentrale Schnittstelle unterstützen Sie die Bereichsleitung in administrativen Prozessen und koordinieren die Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten, Programmkommissionen, dem Präsidium sowie weiteren internen und externen Partnern.

Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben der Büroorganisation und Dienstreiseorganisation, insbesondere Termin- und Dokumentenmanagement, Beschaffung, Reiseplanung und -abrechnung sowie die Pflege digitaler Arbeits- und Informationsbereiche.

Ihr Profil

abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion; Erfahrungen im öffentlichen Dienst sindidealerweisevorhanden

fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltungsabläufen sowie Erfahrung in Sitzungs-, Gremien- und Veranstaltungsorganisation; Kenntnisse in digitaler Dokumentenverwaltung sindwünschenswert

ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere komplexe Vorgänge und Fristen eigenständig zu priorisieren, zu koordinieren und zuverlässig nachzuverfolgen.

adressatengerechte Kommunikationsstärke, verbindliches Auftreten und ausgeprägte Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.

sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen; Französischkenntnisse sindidealerweisevorhanden.

Arbeitsort

Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Vertragsdauer

2Jahre

Eingruppierung

EG8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne

Jennifer Hertenstein

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Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbungwenden Sie sich bitte an

YvonneGemeinder

Personalservice (PSE)

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Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit.Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:01.11.2026

Ausschreibungsnummer:368/2026