Mitarbeiter/in in der Verwaltung im Institutssekretariat (w/m/d)

Karlsruher Institut für Technologie; Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitgestaltung

30 Tage Urlaub

KIT-Family+

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Jobticket Zuschuss 25 Euro

Kultur- und Freizeitangebote

Job summary

Karlsruher Institut für Technologie sucht eine teamorientierte Assistenz/Office-Managerin zur Unterstützung des Institutssekretariats vor Ort in Eggenstein-Leopoldshafen. Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Institutsleitung, Empfang von Gästen sowie die Planung von Meetings und Dienstreisen.

Sie arbeiten eigenständig, verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute MS-Office Kenntnisse und gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationsgeschick und strukturierte, selbständige Arbeitsweise.
• Kommunikativ, freundlich und serviceorientiert.
• Hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Belastbarkeit.
• Diskretion und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Daten.

Responsibilities

• Betreuung des Institutssekretariats vor Ort.
• Unterstützung der Institutsleitung bei interner/externer Kommunikation.
• Empfang und organisatorische Begleitung von Gästen.
• Planung und Koordination von Meetings, Terminen und Dienstreisen.
• Pflege von Datenbanken und Akten.
• Mitarbeit bei Personalangelegenheiten, insbesondere für studentische Hilfskräfte, Praktikantinnen/Praktikanten und Studierende.
• Mitwirkung bei der Erstellung von Hochrechnungen, Statistiken und Berichten.

Skills

MS-Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Organisationsgeschick

Kommunikativ

Freundlich

Serviceorientiert

Flexibilität

Zuverlässigkeit

Eigeninitiative

Diskretion

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikationen

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen mit Ihrer freundlichen und serviceorientierten Art ein dynamisches Team bei organisatorischen und administrativen Themen und sorgen mit einer proaktiven Arbeitsweise und organisatorischem Talent für reibungslose Abläufe in der Administration eines wissenschaftlichen Instituts. Ihre Aufgaben im Einzelnen:

• Betreuung des Institutssekretariats vor Ort
• Unterstützung der Institutsleitung bei der internen und externen Kommunikation
• Empfang und organisatorische Begleitung von Gästen
• Planung und Koordination von Meetings, Terminen und Dienstreisen
• Pflege von Datenbanken und Akten
• Unterstützung bei der administrativen Bearbeitung von Personalangelegenheiten, insbesondere für studentische Hilfskräfte, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Studierende, einschließlich Bewerbermanagement
• Mitwirkung bei der Erstellung von Hochrechnungen, Statistiken, Kennzahlen und Berichten

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen, idealerweiseBerufserfahrung als Teamassistenz, Office Manager/in, Sekretär/in oder Assistent/in
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationsgeschick und strukturierte, selbständige Arbeitsweise
• Kommunikativ, freundlich und serviceorientiert
• Hohes Maß an Flexibilität undZuverlässigkeit,Eigeninitiative und Belastbarkeit
• Diskretion und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern‑Kind‑Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Vertragsdauer
2 Jahre

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden -unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Wir freuen uns daher über alle Bewerbenden. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen.Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 31.10.2026
Ausschreibungsnummer:335/2026